Administrateur(trice) de contrats

Rôle et responsabilités
L’administrateur(trice) de contrats est au cœur de l’expérience client chez Gentec. De la réception de la commande jusqu’à la livraison, il/elle orchestre chaque étape, assure la conformité des dossiers, coordonne les intervenants internes et maintient une communication proactive avec les clients afin de garantir des livraisons efficaces et sans surprise.

Responsabilités

Retracer les soumissions et valider avec le client la conformité de la commande et de la soumission associée, corriger au besoin et aviser le client que sa commande est en traitement.

Effectuer les demandes d’ouverture de dossier client au département de la comptabilité.

Entrer les commandes dans le système de gestion manufacturier, selon la procédure établie et transmettre une copie au département de la comptabilité.

Compléter les formulaires de revue de contrat.

Procéder à une rencontre de démarrage, si nécessaire.

Préparer le dossier de production et transmettre le dossier au département d’ingénierie de production.

Participer activement aux rencontres de suivi de production internes.

Participer activement aux rencontres de suivi avec les clients.

Rédiger les rapports de statut de commande à transmettre aux clients.

Faire les suivis à l’interne et avec le client pour s’assurer que la commande soit livrée à temps et participer à la recherche de solutions en cas de problème 

Aviser les clients des délais et de toute problématique pouvant retarder la livraison.

Céduler les inspections, s’il y a lieu.

Préparer les documents d’expédition (identification, étiquettes, nomenclature, etc.) ainsi que les papiers de douanes, le cas échéant et transmettre ces documents au département d’expédition. S’assurer que la livraison se déroule correctement lorsque Gentec en est responsable.

Assurer le service après-vente : répondre aux demandes de support et/ou les acheminer aux bonnes ressources internes et en faire le suivi, assurer la gestion du processus complet des retours de marchandises pour les demandes de réparation et/ou de non-conformité.

Formation/Expériences/Qualifications

Être titulaire d’une AEC ou technique en administration/bureautique ou dans un domaine connexe.

3 à 5 ans d’expérience dans un rôle similaire (gestion de commandes, service client B2B, coordination de production ou administration de contrats)

Expérience préalable dans le domaine manufacturier

Expérience dans le domaine de l’électronique (un atout)

Excellentes aptitudes en service client

Excellent sens de l’organisation et gestion des priorités

Forte capacité de suivi et rigueur administrative

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement en mouvement

Capacité d’adaptation et de gestion des imprévus

Autonomie, rigueur et débrouillardise

Esprit d’équipe et collaboration

Très bonne connaissance de la suite Office (Excel, Word, Outlook)

Bonnes habiletés de communication (oral et écrit)

Français avancé (parlé et écrit)

Anglais intermédiaire (écrit)

Pourquoi se joindre à Gentec?

Une équipe où l’expertise technique est reconnue et valorisée

Des projets concrets, variés et stimulants

Un milieu de travail humain, où l’on mise sur l’innovation et la collaboration

Horaire flexible orienté vers les résultats

Programme d’assurances collectives complet

Reer collectif / RPDB

Congés payés entre Noël et jour de l’an, en plus des vacances usuelles

Jusqu'à 500$ de remboursement de frais d'installation pour le télétravail

Allocation annuelle pour activité physique