Adjoint(e) exécutif(ve) - 100% télétravail

L'équipe de RHUbique est actuellement à la recherche de candidatures afin de combler un poste d'adjoint(e) exécutif(ve) pour un de ses clients dans le secteur de l'immobilier.

Sommaire du poste

Travaillant en étroite collaboration avec le Président et le Vice-président, l’adjoint(e) exécutif(ve) agit comme un véritable bras droit stratégique. Il/Elle soutient la direction dans la gestion des priorités, la coordination des projets et l’optimisation des processus.
Au-delà du soutien administratif classique, il/elle contribue activement à simplifier, automatiser et numériser les opérations grâce à son aisance avec les outils technologiques et l’intelligence artificielle. Dans un environnement entrepreneurial, rapide et en pleine évolution, il/elle joue un rôle clé : celui d’anticiper, d’organiser et d’améliorer en continu.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Gérer de manière proactive les agendas (professionnels et personnels), priorités et suivis du Président et du Vice-président.
• Planifier et coordonner les réunions, les déplacements, les suivis et les engagements variés (affaires et privés).
• Prioriser et filtrer les demandes (courriels, appels, internes ou externes), tout en assurant des suivis rigoureux et un haut niveau de professionnalisme.
• Préparer, réviser et mettre en forme des documents confidentiels, présentations, comptes rendus ou rapports.
• Participer activement à l’amélioration continue des processus administratifs en intégrant des solutions numériques et des outils d’automatisation (IA, gestion documentaire intelligente, etc.)
• Assurer un suivi rigoureux sur une multitude de dossiers en parallèle (respect des échéanciers, rappels, relances).
• Mettre à jour et organiser la documentation interne et les bases de données (investisseurs, partenaires, etc.).
• Participer à l’organisation de rencontres d’équipe, de comités ou d’événements internes ou externes.
• Agir comme point de contact clé entre la direction, les équipes internes et les partenaires externes.
• Gérer les relations avec les investisseurs, les clients, les partenaires et les fournisseurs et répondre à leurs besoins de manière proactive.
• Participer à des réunions et à des appels de suivi avec les investisseurs pour maintenir les relations et répondre à leurs questions.
• Assister le Président dans la gestion des budgets et des rapports financiers, en veillant à ce que toutes les dépenses soient documentées et conformes aux politiques de l'entreprise.

Formation / Expérience / Certification

• Minimum de trois (3) ans d’expérience dans un rôle similaire auprès des dirigeants, idéalement dans un environnement entrepreneurial
• Capacité démontrée à travailler avec des dirigeants très occupés dans un environnement à haut volume et à rythme rapide
• Expérience avec les processus de gestion d'investisseurs, y compris les relations avec les investisseurs, les rapports financiers et les aspects réglementaires (atout)

Connaissances

• Excellente maîtrise de la langue française autant à l’oral qu’à l’écrit; anglais (atout)
• Aisance exceptionnelle avec les outils numériques (Microsoft 365, Notion, Miro, outils de signature électronique, automatisation, IA générative, etc.)

Compétences et aptitudes
• Excellente aptitude à travailler en équipe et à collaborer avec divers intervenants (gestionnaires, TI, fournisseurs, investisseurs, prêteurs, etc.)
• Capacité à gérer efficacement un volume élevé de priorités dans un environnement dynamique et en constante évolution
• Excellent sens de l’organisation et des priorités
• Très grand souci du détail, rigueur et minutie dans les dossiers
• Esprit d’initiative, autonomie et approche proactive axée sur les solutions
• Excellent sens du service à la clientèle interne
• Discrétion absolue et respect de la confidentialité des données
• Capacité à gérer des informations sensibles
• Polyvalence, débrouillardise, entregent, et capacité à anticiper les besoins

Défis reliés au poste
• Porter attention aux détails afin d’éviter les erreurs – très grande rigueur
• Détenir une bonne capacité en résolution de problèmes et de prise de décisions
• Assurer un très haut niveau de discrétion
• Travailler sur plusieurs dossiers à la fois en respectant les échéanciers
• Travailler en mode d’amélioration continue

Niveau d’autonomie
• Poste qui nécessite un niveau élevé d’autonomie
• Le travail est vérifié rarement et se qualifie par l’atteinte d’objectifs et de facteurs clés de performance

Leadership / Niveau de supervision
• Poste ne nécessitant pas de supervision d’employé

Communication
• Interne :
o Tous les niveaux de l’entreprise
• Externe :
o Fournisseurs de services
o Investisseurs
o Banques
o Organismes gouvernementaux
o Contacts externes

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