Workplace Experience Lead (x/f/m)

Wir suchen Dich als Workplace Experience Lead als Unterstützung für das Workplace Experience Team in Berlin.

Als Workplace Experience Lead übernimmst Du die Verantwortung für ein großes und schnell wachsendes Portfolio von Gebäuden, einschließlich unserer Zentrale in Berlin und weiteren Niederlassungen in ganz Deutschland. Du stellst sicher, dass unsere Büros Orte sind, an denen sich alle Doctolib-Mitarbeiter:innen wohlfühlen und effizient arbeiten können. Du koordinierst strategische Lieferantenbeziehungen, Compliance-Prozesse und leitest zugleich wichtige Fit-Out-Projekte wie die neue Berliner Zentrale.

Deine Aufgaben

Operativer Bereich:

• Du verwaltest die Instandhaltung und den Betrieb unserer Standorte in Deutschland (Berlin + 9 regionale Niederlassungen)

• Du koordinierst Dienstleister und stellst die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen sicher

• Du managst strategische Lieferantenbeziehungen für kritische Services (Empfangsdienste, Fuhrpark & Reisemanagement, Office Amenities) und überwachst KPIs/SLAs

• Du bist verantwortlich für Budgetplanung, PO-Management und Rechnungsbearbeitung in enger Zusammenarbeit mit dem Finance-Team

• Du koordinierst die Einhaltung von HSE-Standards und implementierst QHSE-Prozesse

Projektmanagement:

• Du koordinierst das große Fit-Out-Projekt für die neue Berliner Zentrale in Zusammenarbeit mit Beratern und dem Generalunternehmer

• Du überwachst Projektzeitpläne und Budgets und stellst Kosteneffizienz sicher

• Du entwickelst Lösungen für strategische und operative Herausforderungen und optimierst kontinuierlich die Arbeitsumgebung durch datengetriebene Ansätze

• Du arbeitest eng mit IT, Real Estate, Finance und regionalen Ansprechpartnern zusammen und managst die Stakeholder-Kommunikation über verschiedene Länder hinweg (Deutschland, gelegentlich die Niederlande)

Dein Profil

Du bist der festen Überzeugung, dass Du genau das mitbringst, was es für die Position braucht? Dann ermutigen wir Dich, Dich zu bewerben. Selbst wenn Du nicht jede Anforderung erfüllst, bist Du vielleicht genau die/der richtige zukünftige Doctoliber:in für diese oder andere Stellen!

Um Teil unseres Teams zu werden, bringst Du Folgendes mit:

• Du bringst mindestens 4-5 Jahre Erfahrung in vergleichbaren Positionen im Bereich Workplace Management, Facility Management oder Office Operations mit

• Du hast nachweisbare Erfahrung in der Verwaltung von Bürostandorten über mehrere Standorte hinweg sowie im Projektmanagement

• Du verfügst über erste bis fortgeschrittene Erfahrung im Bereich HSE (Health, Safety, Environment)

• Du hast Erfahrung in Vendor Management und Contract Management

• Du bist lösungsorientiert, detailorientiert und reagierst schnell auf wechselnde Prioritäten

Besonders interessant sind für uns außerdem:

• Du verfügst über ausgeprägte analytische Fähigkeiten und ein starkes Gespür für Budget- und Kostenmanagement

• Du hast exzellente Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch und kannst eine überzeugende Vision sowohl mündlich als auch schriftlich formulieren

Was wir Dir bieten

• Ein von Doctolib gesponsertes Deutschlandticket, wenn Du aus dem Büro oder im Hybridmodus arbeitest

• 28 Urlaubstage + 1 Tag zusätzlich für jedes volle Beschäftigungs-Kalenderjahr (max. 30 Tage)

• Die Möglichkeit, 10 Tage im Jahr aus dem Ausland zu arbeiten

• Eine betriebliche Krankenversicherung mit tollen Zusatzleistungen

• Eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) mit einem Arbeitgeberzuschuss von 40% (15% während der Probezeit)

• Das Doctolib Parent Care Programm, das extra Elternzeit (1 Monat) u.v.m. enthält

• Kostenlose Mental Health- und Coaching-Sessions über einen externen Partner

• Zusätzlich zu gesunden Snacks und einem regelmäßigen Frühstücksbuffet, bieten wir Essensgutscheine

• Ein gefördertes Sportangebot mit unserem Partner Urban Sports Club

• Für pflegende Betreuungspersonen und Beschäftigte mit Behinderungen gibt es ein Angebot, das flexiblere Arbeitszeiten, zusätzliche Freistellung aus medizinischen Gründen und psychologische Unterstützung beinhaltet

• Ein Aktienoptionsprogramm für alle Doctolibers

• Transparente interne Mobilitätsoptionen

Der Interviewprozess

• Interview mit dem Recruiter

• Interview mit der Hiring Managerin

• On-site Termin

Job Details

• Festanstellung

• Vollzeit

• Arbeitsort: Berlin

• Startdatum: Ab sofort

• Office-based

Wir verfolgen die Vision, die Gesundheit aller zu verbessern. Dies spiegelt sich auch im Recruiting wider. Wir evaluieren Bewerbungen ausschließlich auf der Grundlage von Qualifikation und Motivation. Diskriminierung wird bei uns nicht toleriert.

Je diverser unser Team und die Ideen sind, desto mehr wird unser Produkt die Gesundheit unserer Nutzer:innen verbessern können. Deshalb laden wir Dich ein, Dich bei uns zu bewerben, unabhängig von Geschlecht, Religion, Alter, sexueller Orientierung, ethnischer Herkunft oder Behinderung.

Um Chancengleichheit zu gewährleisten, kannst Du in Deiner Bewerbung auf Angaben wie Fotos, Alter, etc. verzichten. Lass uns bitte wissen, welche Vorkehrungen wir treffen können, um Dich bestmöglich zu unterstützen. Wir freuen uns, mit Dir das Gesundheitswesen zu digitalisieren!

Alle bereitgestellten Informationen werden von Doctolib für das Bewerbungsmanagement verarbeitet. Für Details zur Datenverarbeitung klicke bitte hier. Bei Fragen oder wenn Du Deine Rechte wahrnehmen möchtest, wende Dich bitte an hr.dataprivacy(at)doctolib.com.