Sales Admin and Warehouse Executive

GIỚI THIỆU VỀ 4P’s CORPORATION

4P’s có trụ sở chính tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam, hiện đang vận hành 40 nhà hàng trên toàn thế giới. Thương hiệu nhà hàng chủ lực của chúng tôi là Pizza 4P’s, với 35 cửa hàng tại Việt Nam, đồng thời quản lý các thương hiệu nhượng quyền quốc tế như IPPUDO và ABOUT LIFE COFFEE BREWERS. Sản phẩm cốt lõi của chúng tôi là thực phẩm và đồ uống, đặc biệt là pizza, với những giá trị khác biệt nổi bật gồm “Phô mai tự làm tại nhà”, triết lý “Earth-to-people” (từ thiên nhiên đến con người) và phong cách hiếu khách “Omotenashi” của Nhật Bản.

Pizza 4P’s là chuỗi nhà hàng pizza Ý mang phong cách Nhật Bản, được thành lập tại Việt Nam với một sứ mệnh giản dị nhưng đầy mạnh mẽ: “Delivering Wow, Sharing Happiness” (Mang đến sự bất ngờ, Lan tỏa hạnh phúc). Chúng tôi được biết đến với những chiếc pizza thủ công, phô mai tự làm, cùng các hương vị độc đáo kết hợp tinh hoa Đông – Tây, đồng thời luôn đề cao tính bền vững và tác động tích cực đến cộng đồng trong mọi hoạt động. Hiện nay, Pizza 4P’s đang vận hành các nhà hàng tại Việt Nam, Campuchia, Nhật Bản, Ấn Độ và Indonesia, và tiếp tục phát triển với tầm nhìn kết nối mọi người thông qua những trải nghiệm ẩm thực đáng nhớ.

I. VAI TRÒ VÀ MỤC ĐÍCH

Với vai trò là Nhân viên Quản lý Bán hàng và Kho vận, bạn sẽ là mắt xích vận hành chính giữa đội ngũ bán hàng, khách hàng và chuỗi cung ứng, đồng thời chịu trách nhiệm duy trì tính toàn vẹn của hàng tồn kho, thực thi các tiêu chuẩn an toàn và đảm bảo sản phẩm phù hợp đến tay khách hàng đúng thời hạn.

II. TRÁCH NHIỆM CHÍNH

1. Xử lý đơn hàng (Hóa đơn điện tử SAP & BKAV) Quản lý dữ liệu bán hàng và chứng từ để đảm bảo sự liền mạch trong vận hành hậu cần và chính xác về tài chính.

• Tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng và nhập dữ liệu chính xác vào hệ thống SAP.

• Phối hợp in ấn các chứng từ cần thiết bao gồm Phiếu giao hàng, Đơn đặt hàng (PO) và Hóa đơn cho bộ phận hậu cần.

• Tiếp nhận phiếu giao hàng đã hoàn tất, đối chiếu và cập nhật số lượng hàng hóa thực tế đã giao trong hệ thống SAP.

• Thực hiện quy trình Ủy quyền trả lại hàng (RMA) nếu phát hiện lỗi giao hàng hoặc hàng trả về.

• Hoàn tất dữ liệu bán hàng hàng ngày và phát hành hóa đơn VAT trong cùng ngày.

• Thực hiện đặt lịch vận chuyển và theo dõi tình trạng đơn hàng để đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn và đúng số lượng.

2. Hoạt động kho hàng Quản lý sự cân bằng giữa nhu cầu khách hàng và mức tồn kho để tối ưu hóa khả năng cung ứng.

• Tổng hợp số lượng đơn hàng thực tế để gửi yêu cầu mua hàng đến các bộ phận liên quan.

• Kiểm tra mức tồn kho cuối ngày để tính toán và đặt hàng bổ sung (Order Stock) một cách hiệu quả, tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá mức.

• Phối hợp chặt chẽ với nhân viên kho để chuẩn bị hàng hóa chính xác theo danh sách đơn hàng.

• Trực tiếp quản lý quy trình xử lý hàng hóa bị hư hỏng hoặc thu hồi hàng lỗi.

• Hỗ trợ bộ phận vận chuyển và thực hiện đối chiếu định kỳ chi phí vận tải.

3. Hợp đồng & Thanh toán Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và thực hiện các giao dịch tài chính kịp thời với đối tác.

• Tiếp nhận hợp đồng từ bộ phận Bán hàng, chuyển đến các phòng ban liên quan để thẩm định, theo dõi tiến độ ký kết và duy trì hệ thống lưu trữ khoa học.

• Tiếp nhận hóa đơn và hồ sơ thanh toán từ nhà cung cấp.

• Giám sát quá trình giải ngân và cập nhật kịp thời tình trạng thanh toán cho khách hàng/đối tác.

• Hoàn tất các thủ tục thanh toán theo đúng yêu cầu và quy định của công ty.

Tuân thủ & Hạn chế

• Trách nhiệm Tuân thủ, An toàn hoặc Pháp lý: Phải tuân thủ các chính sách nhân sự nội bộ, luật lao động và các quy định về bảo mật dữ liệu nhân viên, cơ hội bình đẳng và thực tiễn tuyển dụng công bằng. Tuân thủ các chính sách kiểm soát tài chính, giao thức bảo mật thông tin và các tiêu chuẩn chống hối lộ/tham nhũng của công ty.

• Rủi ro Xung đột Lợi ích: Duy trì tính khách quan trong công việc để tránh thiên vị. Phải công khai mọi mối quan hệ cá nhân với nhà cung cấp, đối tác có liên quan đến các quyết định kinh doanh. Bị cấm trực tiếp giám sát thành viên gia đình trực hệ mà không có sự chấp thuận trước.

• Bảo mật Thông tin & Quyền riêng tư: Xử lý dữ liệu bí mật (đánh giá hiệu suất, tài chính, kế hoạch chiến lược). Phân loại bảo mật: Bí mật – yêu cầu lưu trữ an toàn, hạn chế quyền truy cập và xử lý đúng quy trình đối với các tài liệu nhạy cảm.

III. CHỈ SỐ THÀNH CÔNG & KPI

1. Hiệu quả Giao hàng & Chính xác Đơn hàng

• Tỷ lệ giao hàng thành công: Tỷ lệ phần trăm đơn hàng được giao thành công mà không gặp sự cố.

• Độ chính xác nhập đơn hàng: Tỷ lệ lỗi bằng không trong quá trình xử lý đơn hàng và yêu cầu tồn kho.

• Độ chính xác soạn hàng: Tỷ lệ chuẩn bị hàng hóa chính xác theo đúng đơn đặt hàng của khách hàng.

2. Quản lý Kho & Tài chính

• Độ chính xác tồn kho: Tỷ lệ khớp giữa hàng tồn kho thực tế và hồ sơ trên hệ thống.

• Độ chính xác thanh toán: Tỷ lệ chính xác trong việc quyết toán doanh thu và xử lý hàng trả lại/lỗi.

• Chất lượng lưu trữ chứng từ: Tỷ lệ hoàn thành báo cáo và duy trì hệ thống lưu trữ khoa học, không sai sót.

3. Chất lượng Dịch vụ

• Tỷ lệ đáp ứng yêu cầu: Tốc độ và hiệu quả trong việc thực hiện các yêu cầu từ quản lý và liên phòng ban.

• Chất lượng dịch vụ khách hàng: Tỷ lệ phản hồi và giải quyết khiếu nại của khách hàng hiệu quả.

Các yếu tố ảnh hưởng chính đến việc đạt KPI

• Hợp tác liên phòng ban: Thành công phụ thuộc lớn vào sự phối hợp với bộ phận Vận hành cửa hàng, bộ phận Bán hàng và Kế toán để đối chiếu dữ liệu và quy trình.

• Yếu tố thị trường & Địa lý: Cần thích nghi với bối cảnh vận chuyển tại khu vực Hà Nội trong khi vẫn duy trì các tiêu chuẩn vận hành chung của công ty.

 

• Trình độ học vấn: Tối thiểu bằng Cao đẳng trở lên (Ưu tiên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kế toán hoặc Logistics).

• Ngôn ngữ: Tiếng Anh cơ bản.

• Kinh nghiệm tối thiểu: 1-3 năm kinh nghiệm.

• Kinh nghiệm liên quan:

• Yêu cầu: Có kinh nghiệm làm Sales Admin, hỗ trợ bán hàng hoặc quản lý kho.

• Ưu tiên: Từng làm việc trong lĩnh vực Hành chính, Kế toán; Sử dụng thành thạo phần mềm SAP và hóa đơn điện tử là một lợi thế lớn.

• Tương tác Stakeholder: Khả năng phối hợp tốt với các bộ phận liên quan và khách hàng.

• Chuyên môn ngành: Ưu tiên kinh nghiệm trong ngành F&B hoặc hàng tiêu dùng nhanh (FMCG).

GIA NHẬP CÙNG CHÚNG TÔI, NHỮNG PHÚC LỢI DÀNH CHO BẠN:

• Lương & Phụ cấp cạnh tranh: Đảm bảo mức thu nhập xứng đáng với năng lực và vị trí công tác.

• Lương tháng 13: Thưởng cuối năm hấp dẫn dựa trên kết quả kinh doanh và đóng góp của nhân viên.

• 12 ngày nghỉ phép năm: Chế độ nghỉ phép hưởng lương đầy đủ theo quy định.

• Bảo hiểm tai nạn 24/7: Gói bảo hiểm bảo vệ toàn diện cho nhân viên mọi lúc, mọi nơi.

• Ưu đãi nội bộ (~50%): Giảm giá đặc biệt khi sử dụng dịch vụ tại các thương hiệu thuộc hệ thống như Pizza 4P's, Ippudo, About Life Coffee, v.v.

Tại 4P’s, chúng tôi chào đón các Partner đến từ mọi hành trình và trải nghiệm khác nhau để cùng nhau học hỏi, phát triển và tạo nên những giá trị ý nghĩa.

Văn hóa của 4P’s được xây dựng từ bốn giá trị cốt lõi: Compassion (Lòng nhân ái), Authenticity (Sự chân thật), Kaizen (Liên tục cải tiến) và Omotenashi (Lòng hiếu khách toàn tâm) – những giá trị đồng hành cùng mỗi partner từng ngày.

Khám phá trang tuyển dụng của chúng tôi để tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp tại các thương hiệu thuộc 4P’s Group: Pizza 4P’s, Cheese 4P’s, Kitchen 4P’s, Café 4P’s và Ippudo Vietnam.

Theo dõi chúng tôi trên Instagram @LifeAt4Ps để khám phá những câu chuyện thật từ các Partner và hành trình cuộc sống tại 4P’s.