Reception & Office Operations (w/m/d)

Confidential

Ludwigsburg, Baden-Württemberg, Germany permanent

Posted: February 6, 2026

Required Skills

Job Description

Bei Instagrid bist du Teil der Clean-Tech-Revolution: Du bringst reine Energie in deine Region, unterstützt professionelle Anwender beim Umstieg von Verbrennungsgeneratoren und ermöglichst ihnen eine sichere, effiziente, saubere und leise Energielösung.

Als Reception & Office Operations (w/m/d) stellst du den reibungslosen Betrieb unseres Empfangs-, Meeting- und Gemeinschaftsbereichs sicher. Du übernimmst standardisierte, wiederkehrende operative Aufgaben und entlastest damit zentrale Funktionen im Unternehmen. Durch die klare Trennung von Ausführung und Koordination schaffst du eine verlässliche Basis für den täglichen Office-Betrieb und unterstützt einen strukturierten und professionellen Arbeitsalltag.

Empfang & Besucherorganisation

• Du stellst einen dauerhaft besetzten Empfangsbereich sicher

• Du begrüßt und registrierst Besucher gemäß definierter Vorgaben

• Du betreust Gäste vor Ort und unterstützt bei Wegleitung sowie organisatorischen Fragen

• Du bereitest Meetingräume nach festgelegten Standards vor und nach

• Du kommunizierst mit internationalen Besuchern auf Deutsch und Englisch

Office-Betrieb & Housekeeping (operativ)

• Du führst laufende, betriebsrelevante Tätigkeiten im Office-Umfeld aus

• Du sorgst für Ordnung, Sauberkeit und Funktionsfähigkeit in Empfangs-, Meeting- und Gemeinschaftsbereichen

• Du kontrollierst, füllst nach und stellst Verbrauchsmaterialien wie Küchen-, Getränke- und Bürobedarf bereit

• Du setzt wiederkehrende Aufgaben nach klar definierten Arbeitsanweisungen um

Administrative Grundversorgung

• Du bearbeitest die ein- und ausgehende Post

• Du übernimmst einfache administrative Tätigkeiten wie Bestellungen nach Freigabe, Ablage und Zuarbeiten

• Du hältst bestehende Prozesse ein und eskalierst Abweichungen ohne Entscheidungs- oder Prozessverantwortung

Arbeitszeiten

• Du arbeitest 38 Stunden pro Woche von Montag bis Freitag

• Du bist ab 8.00 Uhr morgens vor Ort präsent

• Du zeigst Flexibilität bei Veranstaltungen oder Sonderterminen nach Bedarf

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