Reception and Administrative Support

Company Overview – RPAS Program

Volatus Aerospace is establishing Canada’s first sovereign RPAS capability through the development and production of newly acquired aircraft platforms. As part of this initiative, we are building a world-class RPAS Innovation and Manufacturing Hub in Mirabel to support global market.

Job Overview

Volatus Aerospace seeking a bilingual, detail-oriented Reception & Administrative Support person to join our growing team. This role is ideal for someone eager to help shape a high-tech aerospace manufacturing environment from the ground up. This role is critical to the successful delivery of one of the most important aerospace programs in Canada.

This position serves as the first point of contact for visitors and clients, and partners while providing essential administrative and organizational support to help the team operate efficiently in a regulated, high-tech environment. This position requires professionalism, organization, and confidentiality supporting operations certified under ISO 9001, AS9100, RSAP, and the Controlled Goods Program (CGP).

This position is based in Mirabel, Quebec.

Key Responsibilities

Greet and professionally assist visitors, clients, and employees professionally at reception.

Manage phone lines, respond to email inquiries, and coordinate meeting room scheduling.

Administer visitor access, badging, and security clearances under CGP.

Provide administrative support to management, engineering, and operations teams.

Assist with document control and filing to ensure compliance with ISO 9001 / AS9100 standards.

Coordinate office supply procurement and support vendor relationships.

Manage incoming and outgoing mail, courier shipments, and distribution of correspondence.

Maintain confidentiality and securely handle sensitive information.

Ensure reception and common areas remain organized and presentable.

Qualifications

 College diploma or certificate in Business Administration, Office Management, or related field.

3+ years of experience in an administrative or reception role, ideally in aerospace, manufacturing, or technology.

Strong organizational, communication, and multitasking abilities.

 Professional demeanor and excellent customer service orientation.

 Bilingual fluency in English and French (written and spoken).

 Proficient with Microsoft Office and comfortable with ERP systems.

 Must be eligible to obtain and maintain a Canadian Security Clearance.

Why Join Volatus Aerospace

At Volatus Aerospace, you’ll join an innovative and fast-growing organization at the forefront of aerospace autonomy. We offer:

Competitive salary and performance-based incentives

Comprehensive benefits package

Professional development and career growth opportunities

A collaborative and supportive work environment

Stable, safety-conscious work environment that values precision, quality, and integrity.

The opportunity to work on mission-critical aerospace programs with national and global impact

How to Apply

If you are ready to take your career to new heights, please apply with your resume and a brief cover letter outlining your relevant experience and interest in the role.

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Aperçu de l’entreprise – Programme RPAS

Volatus Aerospace établit la première capacité souveraine de RPAS (systèmes d’aéronefs télépilotés) au Canada par le développement et la production de plateformes aériennes avancées. Dans le cadre de cette initiative, nous construisons un centre d’innovation et de fabrication RPAS de calibre mondial à Mirabel afin de soutenir les marchés mondiaux.

Aperçu du poste

Volatus Aerospace est à la recherche d’un(e) professionnel(le) bilingue, organisé(e) et minutieux(se) pour occuper le poste de Réceptionniste et soutien administratif au sein de notre équipe en pleine croissance. Ce rôle est idéal pour une personne souhaitant contribuer à la mise en place d’un environnement de fabrication aérospatiale de haute technologie dès ses débuts.

Ce poste constitue le premier point de contact pour les visiteurs, clients et partenaires, tout en offrant un soutien administratif et organisationnel essentiel afin d’assurer le bon fonctionnement des opérations dans un environnement réglementé et technologique.

La personne retenue devra faire preuve de professionnalisme, de rigueur et de discrétion, en soutenant des opérations certifiées ISO 9001, AS9100, RSAP et conformes au Programme des marchandises contrôlées (PMC).

Ce poste est basé à Mirabel, Québec.

Responsabilités principals

Accueillir et assister professionnellement les visiteurs, clients et employés à la réception.

Gérer les appels téléphoniques, répondre aux courriels et coordonner la réservation des salles de réunion.

Administrer l’accès des visiteurs, les cartes d’identification et les autorisations de sécurité conformément au Programme des marchandises contrôlées (PMC).

Offrir un soutien administratif aux équipes de gestion, d’ingénierie et des opérations.

Participer au contrôle documentaire et au classement afin d’assurer la conformité aux normes ISO 9001 et AS9100.

Coordonner l’approvisionnement des fournitures de bureau et soutenir les relations avec les fournisseurs.

Gérer le courrier entrant et sortant, les expéditions par messagerie et la distribution de la correspondance.

Maintenir la confidentialité et assurer la gestion sécuritaire des informations sensibles.

Veiller à ce que la réception et les aires communes demeurent organisées et professionnelles.

Qualifications

Diplôme d’études collégiales ou certificat en administration des affaires, gestion de bureau ou domaine connexe.

Minimum de 3 ans d’expérience dans un rôle administratif ou de réception, idéalement dans les secteurs de l’aérospatiale, de la fabrication ou de la technologie.

Excellentes compétences organisationnelles, de communication et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Présentation professionnelle et forte orientation vers le service à la clientèle.

Bilinguisme (français et anglais, à l’oral et à l’écrit) requis.

Maîtrise de la suite Microsoft Office; expérience avec un système ERP constitue un atout.

Admissibilité à l’obtention et au maintien d’une cote de sécurité canadienne requise.

Pourquoi se joindre à Volatus Aerospace

Chez Volatus Aerospace, vous intégrerez une organisation innovante et en pleine croissance, à l’avant-garde de l’autonomie aérospatiale. Nous offrons :

Un salaire compétitif et des incitatifs basés sur la performance

Un programme complet d’avantages sociaux

Des possibilités de développement professionnel et d’avancement

Un environnement de travail collaboratif et stimulant

Un milieu de travail stable et axé sur la sécurité, valorisant la précision, la qualité et l’intégrité

L’opportunité de contribuer à des programmes aérospatiaux stratégiques à portée nationale et internationale

Comment postuler

Si vous êtes prêt(e) à faire progresser votre carrière, veuillez soumettre votre curriculum vitae accompagné d’une courte lettre de motivation décrivant votre expérience pertinente et votre intérêt pour le poste.