Procurement & Administration Officer / Responsável de Compras e Administração

POSITION TITLE: Procurement and Administration Officer

LOCATION: Guinee Bissau

GROUP: Agriculture, Resilience and Water

LINE MANAGER: Regional Operations Director

PROGRAM SUMMARY:
The Women’s Economic Empowerment through Cashew Processing Program (WEECAP) is a five-year initiative funded by the Mastercard Foundation, operating in Côte d’Ivoire, Guinea-Bissau, and Senegal. WEECAP is transforming the cashew sector in West Africa by aligning inclusion and competitiveness to meet global demand, attract investment, and open economic opportunities for young women and men.

WEECAP addresses bottlenecks in the sector by connecting suppliers and strategic buyers, structuring resilient value chains, and mobilizing targeted financial solutions. At the same time, we strengthen the capacity of emerging enterprises, contribute to the development of robust policy frameworks, and achieve tangible results through a practical, market-driven approach.

Our ambition: to make the cashew sector a regional engine of competitiveness, value addition, and inclusion.

• Create 330,000 jobs for young women and men through dynamic value chains and business growth

• Mobilize USD 150 million in new investments through innovative financial solutions and private partnerships

WEECAP acts as a catalyst — aligning supply chains, developing promising business models, deploying capital adapted to real economic cycles, and supporting policy reforms that drive sector growth. Inclusion is not an option, but a lever for performance and market success. Our goal is to build a modern, competitive, and inclusive industry where women and youth play a full economic role.

Interested applicants should submit their application (maximum 3-page CV, three references, and a one-page cover letter) in English or French, indicating “Coordinator.” The application deadline is September 30. Qualified candidates will be contacted by Winrock.

. POSITION SUMMARY:

The Procurement and Administration Officer is responsible for ensuring efficient, transparent, and cost‑effective procurement of goods and services while providing comprehensive administrative support to daily operations. The role supports compliance with organizational policies, and donor regulatory requirements, and contributes to smooth office management.

ESSENTIAL RESPONSIBILITIES:

Procurement Duties

• Plan, coordinate, and execute procurement activities in line with organizational policies and approved budgets

• Source suppliers, request quotations, conduct bid analysis, and prepare purchase orders

• Negotiate prices, delivery terms, and contracts to ensure value for money

• Maintain and regularly update the supplier database

• Ensure timely delivery of goods and services and verify quality and compliance

• Maintain accurate procurement documentation (RFQs, contracts, invoices, delivery notes)

• Support audits by providing complete and well‑organized procurement records

• Ensure compliance with ethical standards and local procurement regulations

Administrative Duties

• Provide general administrative support to the office and management team

• Manage office supplies, assets, and inventory records

• Coordinate travel arrangements, meetings, and logistics

• Prepare correspondence, reports, and filing systems (physical and electronic)

• Assist with human resources administration (attendance, leave tracking, onboarding support)

• Liaise with service providers, landlords, utilities, and external partners

• Support budget tracking and expense documentation in coordination with finance

QUALIFICATIONS:

• Education: Bachelor’s degree in business administration/management or related field; Master’s degree preferred.

• Experience: Minimum 3-5 years of experience in procurement and administrative roles. Work experience with NGOs and international organizations or corporate environments is an asset.

• Skills/Knowledge:

Solid knowledge of procurement processes and contract management , detail-oriented and able to multi-task to meet deadlines Flexible,

self-motivated and able to work with little supervision,

Experience working with vendors, service providers, and internal stakeholders

• Fluency in Portuguese and English/ orFrench required, Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) or similar tools

• Work Location: Bissau . All interested candidates shall submit their CV with the names and contact information of a minimum of three references and a cover letter in English or French indicating “Procurement and Administration Officer” in the subject line.

Only qualified applicants will be invited for an interview. The deadline for submission of applications is May 20, 2026. Winrock does not discriminate in its recruitment practices and provides opportunity for all people regardless of race, color, religion, sex, gender, national origin, age, disability or any other basis protected by law. At Winrock we have a clear mission: Empower the disadvantaged, increase economic opportunity and sustain natural resources through unwavering dedication to accountability, equity, innovation, integrity and transformation

DESCRIÇÃO DO TRABALHO

TÍTULO DO CARGO: Oficial de Compras e Administração

LOCALIZAÇÃO: Guiné-Bissau

GRUPO: Agricultura, Resiliência e Água

GESTOR DIRETO: Diretor Regional de Operações

RESUMO DO PROGRAMA:

O Programa de Empoderamento Económico das Mulheres através do Processamento de Caju (WEECAP) é uma iniciativa de cinco anos financiada pela Fundação Mastercard, operando na Costa do Marfim, Guiné-Bissau e Senegal. O WEECAP está a transformar o sector do caju na África Ocidental, alinhando inclusão e competitividade para satisfazer a procura global, atrair investimentos e abrir oportunidades económicas para jovens mulheres e homens.

O WEECAP aborda os estrangulamentos no sector ligando fornecedores e compradores estratégicos, estruturando cadeias de valor resilientes e mobilizando soluções financeiras específicas. Ao mesmo tempo, reforçamos a capacidade das empresas emergentes, contribuímos para o desenvolvimento de quadros políticos robustos e alcançamos resultados tangíveis através de uma abordagem prática e orientada para o mercado.

A nossa ambição: tornar o sector do caju um motor regional de competitividade, valor acrescentado e inclusão.

• Criar 330.000 empregos para jovens mulheres e homens através de cadeias de valor dinâmicas e crescimento empresarial.

• Mobilizar 150 milhões de USD em novos investimentos através de soluções financeiras inovadoras e parcerias privadas.

O WEECAP atua como um catalisador — alinhando cadeias de abastecimento, desenvolvendo modelos de negócio promissores, mobilizando capital adaptado aos ciclos económicos reais e apoiando reformas políticas que impulsionam o crescimento do sector. A inclusão não é uma opção, mas sim uma alavanca para o desempenho e o sucesso no mercado. O nosso objetivo é construir uma indústria moderna, competitiva e inclusiva, onde as mulheres e os jovens desempenhem um papel económico pleno.

Candidatura: Os candidatos interessados devem enviar a sua candidatura (CV de no máximo 3 páginas, três referências e uma carta de apresentação de uma página) em Inglês ou Francês, indicando "Coordenador". O prazo para candidatura é 30 de Setembro. Os candidatos qualificados serão contactados pela Winrock.

RESUMO DO CARGO:

O Oficial de Compras e Administração é responsável por garantir a aquisição eficiente, transparente e económica de bens e serviços, fornecendo ao mesmo tempo um apoio administrativo abrangente às operações diárias. O cargo assegura a conformidade com as políticas organizacionais e os requisitos regulamentares dos doadores, contribuindo para uma gestão eficaz do escritório.

RESPONSABILIDADES ESSENCIAIS:

Funções de Compras (Procurement)

• Planear, coordenar e executar atividades de compras de acordo com as políticas organizacionais e orçamentos aprovados.

• Identificar fornecedores, solicitar cotações, realizar análise de propostas e preparar ordens de compra.

• Negociar preços, termos de entrega e contratos para garantir a melhor relação qualidade-preço.

• Manter e atualizar regularmente a base de dados de fornecedores.

• Garantir a entrega atempada de bens e serviços e verificar a qualidade e conformidade.

• Manter documentação de compras precisa (RFQs, contratos, faturas, guias de remessa).

• Apoiar auditorias fornecendo registos de compras completos e bem organizados.

• Garantir a conformidade com padrões éticos e regulamentos locais de contratação pública.

Funções Administrativas

• Prestar apoio administrativo geral ao escritório e à equipa de gestão.

• Gerir o economato (materiais de escritório), ativos e registos de inventário.

• Coordenar preparativos de viagem, reuniões e logística.

• Preparar correspondência, relatórios e sistemas de arquivo (físicos e eletrónicos).

• Assistir na administração de recursos humanos (controlo de assiduidade, gestão de férias, apoio à integração de novos funcionários).

• Estabelecer ligação com prestadores de serviços, senhorios, empresas de serviços públicos e parceiros externos.

• Apoiar o acompanhamento orçamental e a documentação de despesas em coordenação com a área financeira.

QUALIFICAÇÕES:

• Educação: Licenciatura em Administração de Empresas/Gestão ou área afim; Mestrado preferencial.

• Experiência: Mínimo de 3 a 5 anos de experiência em funções de compras e administração. Experiência de trabalho com ONGs, organizações internacionais ou ambientes corporativos é uma mais-valia.

• Competências/Conhecimentos:

• Sólido conhecimento de processos de compras e gestão de contratos.

• Atenção aos detalhes e capacidade de realizar múltiplas tarefas para cumprir prazos.

• Flexível, motivado e capaz de trabalhar com pouca supervisão.

• Experiência de trabalho com fornecedores, prestadores de serviços e partes interessadas internas.

• Idiomas: Fluência em Português e Inglês ou Francês é obrigatória.

• Informática: Proficiência em Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) ou ferramentas similares.

Local de Trabalho: Bissau. Todos os candidatos interessados devem enviar o seu CV com os nomes e informações de contacto de, no mínimo, três referências e uma carta de apresentação em Inglês ou Francês, indicando “Procurement and Administration Officer” no assunto do e-mail.

Apenas os candidatos qualificados serão convidados para uma entrevista. O prazo para a apresentação de candidaturas é 20 de Maio de 2026.

A Winrock não discrimina nas suas práticas de recrutamento e oferece oportunidades a todas as pessoas, independentemente da raça, cor, religião, sexo, género, nacionalidade, idade, deficiência ou qualquer outra base protegida por lei.