Personal / Executive Assistant (m/w/d) - E-Commerce Startup

Beschreibung:
Diese Position ist keine klassische Assistenzrolle. Bei Naturida bist du Sparringspartner:in der Geschäftsleitung, strukturierst den operativen Alltag eines wachsenden Unternehmens und übernimmst echte Verantwortung. Mit deinem Blick fürs Wesentliche schaffst du Freiraum für strategische Entscheidungen und wächst perspektivisch in eine Executive- und Strategy-Support-Rolle hinein.

Deine Aufgaben:
Persönliche & Executive Assistenz

• Ganzheitliche Termin-, Kalender- und Reiseplanung für die Geschäftsleitung
• Vorbereitung, Nachbereitung und Koordination von Meetings inkl. Follow-ups
• Strukturierung und Priorisierung der E-Mail-Kommunikation
• Sicherstellung von Fokuszeiten und reibungsloser Abstimmung mit Stakeholdern

Büro- & Organisationsmanagement

• Organisation und Optimierung administrativer Abläufe
• Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und Büroprozessen
• Koordination externer Dienstleister und Sicherstellung eines funktionierenden Office-Setups

Projektmanagement & Sonderaufgaben

• Unterstützung und eigenständige Umsetzung ausgewählter Projekte (z. B. Admin, HR, Organisation)
• Mitwirkung bei internen Events, Meetings und Sonderaufgaben
• Aufbereitung von Informationen und Entscheidungsgrundlagen

Executive Support & strategische Entwicklung

• Unterstützung der Geschäftsleitung bei strategischen Themen
• Erstellung von Präsentationen, Reports und Analysen
• Recherche und Vorbereitung entscheidungsreifer Vorschläge

Dein Profil:
• Mehrjährige Berufserfahrung als Personal Assistant / Executive Assistant, idealerweise im Startup- oder Scale-up-Umfeld

• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch

• Starke Kommunikationsfähigkeit auf allen Ebenen

• Proaktivität & Eigeninitiative - Du siehst, was gebraucht wird

• Diskretion & Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen

• Analytisches und strategisches Denken

• Belastbarkeit & Multitasking-Fähigkeit in einem dynamischen Umfeld

• Digitale Affinität (Tools, Prozesse, Automatisierung)

• Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse

Warum wir?:
• Work & Travel: Arbeite bis zu 30 Tage im Jahr aus dem EU-Ausland – Freiheit und Flexibilität im Einklang.
• Finanzielle Sicherheit: Wir übernehmen 100 % Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge.
• Gesundheit & Balance: Profitiere von einer EGYM Wellpass Mitgliedschaft für nur 25 €/Monat – für Fitness, Gesundheit und mentale Stärke.
• Mitarbeiterrabatte: Exklusive Vergünstigungen auf unsere eigenen Marken und Produkte.
• Weiterentwicklung: Jährliches Weiterbildungsbudget, damit du fachlich und persönlich wachsen kannst.
• Arbeitsumfeld: Remote aus Berlin mit der Möglichkeit zu punktuellen Präsenzterminen. Wir stellen dir modernes Equipment (MacBook & Co.) für produktives Arbeiten zur Verfügung
• Kultur: Wir leben eine moderne, werteorientierte Unternehmenskultur mit viel Eigenverantwortung, kurzen Entscheidungswegen und echter Hands-on-Mentalität.
• Teamspirit: Regelmäßige Offsites & Teamevents, die Raum für Austausch, Spaß und gemeinsames Wachstum schaffen.