People Operations Expert (m/f/d)

People Operations Expert (m/f/d)
Standort: Berlin

Du sorgst für Stabilität, Struktur und Vertrauen im Herzen unserer People Operations.
Als People Operations Expert (m/w/d) bei der Viessmann Generations Group übernimmst du Verantwortung für zentrale HR-Prozesse, die ein verlässliches und mitarbeiterzentriertes Erlebnis ermöglichen. In dieser Rolle stellst du sicher, dass vorbereitende Lohnabrechnung, Vertragsmanagement und die Kommunikation mit externen Partnern präzise und sorgfältig umgesetzt werden.

Du arbeitest in einem engagierten, kollaborativen Team und trägst mit Sorgfalt, Diskretion und Verlässlichkeit zum operativen Rückgrat unseres People-Bereichs bei.

Über uns

Viessmann wurde 1917 gegründet und ist seit über einem Jahrhundert ein führendes Industrieunternehmen im Bereich Klimatechnologien. 2024 brachte das Familienunternehmen sein Climate Solutions Geschäft mit Carrier Global zusammen, um eine transatlantische Partnerschaft mit weltweit einzigartiger industrieller Reichweite zu schaffen.

Die Viessmann Generations Group verkörpert seitdem die Weiterentwicklung hin zu einem globalen Ökosystem mit dem gemeinsamen Leitbild: Lebensräume für zukünftige Generationen zu gestalten.

Durch strategische Investments, Partnerschaften und philanthropisches Engagement unterstützt die Viessmann Generations Group Unternehmer:innen und Initiativen, die sich den zentralen Herausforderungen unserer Zeit stellen. Die thematischen Investitionsfelder reichen von der Vermeidung, Reduktion und Speicherung von Treibhausgasen über die Verbesserung von Luft- und Wasserqualität und Ernährungssicherheit bis hin zur Förderung von Gesundheit, Bildung, Wissenschaft und dem Schutz demokratischer Werten.

Der Viessmann Way beschreibt, wie wir arbeiten, führen und gemeinsam Wert schaffen – ob als Teammitglied, Unternehmer oder Partner in unserem Ökosystem.

Der Viessmann Way ist kein Regelwerk, sondern ein Kompass: ein lebendiges Set an Prinzipien, geformt durch unternehmerisches Handeln und ausgerichtet auf unser langfristiges Leitbild.

Deine Chance

Diese Position bietet dir die Möglichkeit, deine operative HR-Expertise in ein werteorientiertes Umfeld mit klarer Mission einzubringen.

Als People Operations Expert (m/w/d) bei der Viessmann Generations Group stellst du sicher, dass zentrale People-Prozesse reibungslos, zuverlässig und mit höchster Integrität ablaufen. Von der vorbereitenden Lohnabrechnung über das Vertragsmanagement bis zur Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern ermöglichst du ein konsistentes, regelkonformes und mitarbeiterzentriertes Erlebnis.

Du wirst Teil eines engagierten, kollaborativen Teams, das Präzision, Vertrauen und Verlässlichkeit schätzt. Mit deinem Beitrag hilfst du, eine People-Funktion zu gestalten, die technologische Kompetenz mit echter Fürsorge verbindet.

Payroll & HR Administration

• Du bereitest alle notwendigen Unterlagen für die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung vor, in enger Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister.

• Du verwaltest die gesamte Mitarbeiterdokumentation über den Employee Lifecycle hinweg, einschließlich Verträgen, Änderungen und Bescheinigungen.

• Du pflegst Personalakten und stellst die Datenqualität in allen internen Systemen sicher.

Stakeholder Communication & Compliance

• Du bist eine zuverlässige Ansprechperson für Krankenkassen, Payroll-Dienstleister und Behörden.

• Du stellst die fristgerechte Übermittlung von Unterlagen und Antworten an externe Stellen sicher.

• Du wahrt höchste Vertraulichkeit und hältst interne Standards sowie Datenschutzanforderungen souverän ein.

Process Excellence & Documentation Standards

• Du arbeitest gerne innerhalb klar definierter, standardisierter HR-Operations-Prozesse, die du auch selbst mitgestaltest, dokumentierst und verbesserst.

• Du trägst zu kontinuierlichen Qualitätsverbesserungen bei, indem du Problemstellen und Potenziale sicher identifizierst und Vorschläge zur Vereinfachung erarbeitest.

• Du stellst hochwertige Dokumentation und Datenqualität mit Excel, Google Workspace und Word sicher.

Systems Readiness & Technology Enablement

• Du bist sicher im Umgang mit HRIS-Systemen wie HiBob oder vergleichbaren Tools.

• Du bist offen gegenüber modernen Technologien, einschließlich des Einsatzes von KI-basierten Tools in naher Zukunft.

• Du unterstützt den Rollout von KI-basierten Tools durch strukturierte Datenerfassung, verlässliche Prozesse und die Bereitschaft zur Arbeit mit neuen Systemen.

• Du stellst eine strukturierte Dateneingabe zur Unterstützung von Reporting, Compliance und interner Transparenz sicher.

Dein Profil

• Mindestens 3–5 Jahre relevante Erfahrung im Bereich People Operations oder HR-Administration, einschließlich praktischer Verantwortung für die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung

• Fundiertes Verständnis der Employee-Lifecycle-Prozesse, der Vertragserstellung sowie der Kommunikation mit Krankenkassen, Payroll-Dienstleistern und Behörden

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Excel und Word) sowie in Google Workspace; sicher im Umgang mit Formeln, Vorlagen und strukturierter Dokumentation

• Nachweisbare Erfahrung mit mindestens einem cloudbasierten HRIS-System (z. B. HiBob, Personio, BambooHR, SAP HCM, Workday)

• Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion, starkes Verantwortungsbewusstsein und absolute Vertraulichkeit

• Souverän im Arbeiten innerhalb strukturierter, standardisierter Prozesse und wiederkehrender Abläufe

• Teamorientierte und pragmatische Persönlichkeit mit klarer, empathischer Kommunikationsweise

• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse (C2) und sehr gute Englischkenntnisse (C1)