People, Finance & Office Support

People / Finance / Office Support (32-40 uur)

Als People, Finance & Office Support-medewerker bij Transferz vervul je een veelzijdige en dynamische rol. Je ondersteunt het Finance-, People- & Office-team in uiteenlopende processen en neemt daarnaast de volledige regie, van A tot Z, over de interne Travel.

Je zorgt voor een soepele employee journey, waar iedereen zich vanaf dag 1 ontzorgt en zich part of Team Transferz voelt. Je versterkt de interne organisatie en draagt bij aan een professioneel Finance‑ en Officefundament.

Dit is een rol voor iemand die energie krijgt van organiseren, samenwerken, ondersteunen, structuur aanbrengen en verbeteren – iemand die het leuk vindt om het bedrijf net een stukje beter, wat leuker en efficiënter te maken. We zoeken iemand die Nederlands en Engels spreekt, aangezien de voertaal Engels is.

Taken en verantwoordelijkheden

HR‑administratie & Employee Journey

• Opstellen van arbeidsovereenkomsten en arbeidsvoorwaardelijke aanbiedingen.

• Verwerken van personeelsmutaties (urenwijzigingen, salarisaanpassingen, functiemutaties) in het HR‑systeem Hooray.

• Coördineren van het volledige onboardingproces, inclusief accounts, visumprocedures en de 30%-regeling.

• Registreren en monitoren van verzuim en ondersteunen bij re‑integratietrajecten conform wet- en regelgeving (wet verbetering Poortwachter).

• Opstellen, bijhouden en analyseren van HR‑rapportages en andere managementinformatie.

• Meedenken en brainstormen met de People & Culture lead over HR‑projecten, zoals cultuur, policies, procesverbeteringen en employer branding.

• Ondersteunen bij de organisatie van teamuitjes, borrels en interne evenementen.

Office Management

• Verzorgen van cadeautjes, bestellingen en kantoorbenodigdheden.

• Bijdragen aan een gastvrije, vrolijke en goed georganiseerde kantooromgeving.

Travelmanagement & Expense Handling

• Beheren van het travelmanagementsysteem en fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega’s.

• Aanmaken, boeken en/of goedkeuren van zakelijke reizen volgens beleid.

• Managen van declaraties, inclusief controle en tijdige verwerking.

• Aanmaken en beheren van virtuele creditcards en monitoren van uitgaven.

• Bepalen, bewaken en rapporteren van reisbudgetten per medewerker, team of project.

• Naleving van het travelbeleid bewaken en verbeterkansen signaleren.

Debiteurenbeheer & Partner Billing Support

• Professioneel contact onderhouden met partners over openstaande facturen en betalingsstatus (geen belwerk).

• Signaleren van achterstallige betalingen en opvolging volgens interne procedures.

• Optimaliseren van betaalprocessen, zoals automatische reminders, betaalmethoden en facturatieflows.

• Analyseren van betaalgedrag en adviseren over verbeteringen.

• Samenwerken met Finance en het Commerciële team om betalingsproblemen snel en zorgvuldig op te lossen.

Ondersteuning Finance & Boekhouding

• Assisteren bij administratieve financiële taken, waaronder:

• verwerken van inkoop- en verkoopfacturen,

• controleren en verwerken van banktransacties,

• ondersteunen bij maandafsluitingstaken van de controller,

• up-to-date houden van financiële administraties en dossiers.