Order Entry & Install Coordinator (m/w/d)

1. Auftrags- und Installationsverwaltung

· Registrierung und Bearbeitung von Kundenaufträgen und Installationen in Microsoft Dynamics 365.

· Überprüfen Sie alle Auftragsdetails, Preise und Materialien vor der Bestätigung.

· Erstellen und versenden Sie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und zugehörige Unterlagen.

· Verfolgung des Installationsfortschritts von der Auftragserfassung bis zur Fertigstellung, wobei die Datengenauigkeit und zeitnahe Aktualisierungen sichergestellt werden.

2. Planung und Koordination

· Unterstützen Sie die Planung und Terminierung von Installationsarbeiten in Abstimmung mit dem Versand und den Außendiensttechnikern.

· Stellen Sie sicher, dass für jeden geplanten Auftrag Materialien, Ressourcen und Unterlagen verfügbar sind.

· Verfolgen Sie die Meilensteine der Installation und kommunizieren Sie Abweichungen oder Verzögerungen proaktiv.

· Koordinieren Sie sich mit dem Lieferkettenmanagement hinsichtlich der Lieferung der erforderlichen Teile oder Komponenten.

3. Dokumentation und Systemgenauigkeit

· Führen Sie vollständige und genaue Installationsdokumentationen in D365, einschließlich Materialien, Lieferungen und Berichten.

· Stellen Sie sicher, dass alle installationsbezogenen Daten korrekt erfasst und überprüfbar sind.

· Unterstützen Sie die Erstellung interner Berichte und KPI-Dashboards auf der Grundlage von D365-Daten.

· Sicherstellung eines zeitnahen und korrekten Abschlusses der Installation im System.

4. Rechnungsstellung und Finanzverwaltung

· Erstellen und versenden Sie Rechnungen in Microsoft Dynamics 365 nach Abschluss der Installation.

· Überprüfen Sie vor der Rechnungsstellung, ob Auftragswerte, Arbeitsstunden und Materialien mit dem Umfang übereinstimmen.

· Arbeiten Sie mit der Finanz- und Betriebsabteilung zusammen, um Unstimmigkeiten bei der Rechnungsstellung oder den Kosten zu klären.

· Unterstützen Sie die Aktivitäten zum Monatsabschluss durch die Übermittlung genauer Daten und Abstimmungen.

5. Kommunikation und Zusammenarbeit

· Fungieren Sie als Hauptansprechpartner für Kunden in Bezug auf die Planung und Dokumentation von Installationen.

· Kommunizieren Sie professionell mit SCM, Außendienstmitarbeitern und internen Abteilungen, um eine reibungslose Installation zu gewährleisten.

· Eskalieren Sie potenzielle Risiken, Dateninkonsistenzen oder Lieferprobleme proaktiv.

6. Qualität und kontinuierliche Verbesserung

· Stellen Sie die Einhaltung interner Verfahren, Qualitätsstandards und Sicherheitsanforderungen sicher.

· Beitrag zur Prozessverbesserung und Standardisierung in der Auftrags- und Installationsverwaltung.

Geben Sie Feedback, um D365-Prozessverbesserungen und Anwenderschulungen zu unterstützen.

Requirements:
Erfahrung: Nachgewiesene Erfahrung in der Installationsverwaltung, Auftragsabwicklung oder Projektkoordination in einem Service- oder technischen Umfeld.
Systemkenntnisse: Kenntnisse in Microsoft Dynamics 365 für die Auftragsabwicklung, Installationsverfolgung und Rechnungsstellung.
Organisation: Sehr strukturiert, detailorientiert und in der Lage, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten.
Kommunikation: Klare, professionelle Kommunikation mit Kunden, dem Lieferkettenmanagement und internen Teams.
Technisches Verständnis: Grundlegendes Verständnis von Installationsabläufen, Materialien und Serviceprozessen.
Finanzbewusstsein: Grundkenntnisse in Rechnungsstellung, Installationskalkulation und Dokumentenkontrolle.
Teamarbeit: Ausgeprägtes Gespür für Teamarbeit und abteilungsübergreifende Koordination.
Sprache: Fließend in Deutsch.

Benefits:
Sicherer Arbeitsplatz in einem wachstumsorientierten Unternehmen

Entwicklungsmöglichkeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten

Kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien

Moderne IT-Infrastruktur und digitale Arbeitsprozesse