Oficial de Cuentas por pagar

Funciones:

Confirmar a la unidad de negocio su solicitud o notificación (vía correo) de la creación de proveedor.

Verificar con el sistema de la Dirección General de Ingresos o la autoridad competente del país, para validar si está legalmente formalizado.

Replicar el proveedor ya validado, y creado si fuera necesario incluirlo en otra compañía.

Recibir el Estado de Cuenta local o extranjero de proveedores a créditos y verificar contra auxiliar, utilizando todos los recursos disponibles en NAF u otras herramientas.

Recibir facturación sin ingresar y capturarla, así como notas de crédito. (cargos, impuestos, fletes, Aero-casillas, transporte, etc.), considerando en todo momento las consultas, revisiones previas y autorizaciones finales.

Comunicarse vía correo electrónico u otros medios alternos, con las unidades de negocio y países para dar seguimiento a la facturación de bienes o servicios presentados en los estados de cuenta de proveedores a crédito, que no se encuentra registrada en los auxiliares.

Identificar dicha información y proceder a notificar a los países y a las unidades de negocio la confirmación del registro.

Preparar la facturación a pagar por medio del módulo de cuenta por pagar (NAF) a través de la opción detalle de pago, validar que recibe el número consecutivo, visible en tesorería para asignar fondos y procesar el pago bajo la gestión de 4 pasos

Aplicar pagos contra facturas abiertas, de proveedores extranjeros a crédito con manejo de moneda y bajo estricta excepción que serán pagadas sin la gestión del 4to paso.

Revisar el auxiliar y sus saldos abiertos, correspondiente a facturas de productos en tránsito y enviar un correo de seguimiento.

Verificar en el auxiliar los proveedores extranjeros con manejo de moneda o excepciones. La Tesorería comparte el comprobante de pago y el oficial procede a cerrar el pago.

Llevar un auxiliar de saldos abiertos, este debe indicar la justificación de por qué no ha ingresado a inventario (si aplica).

Revisar Auxiliares de Cuentas por Pagar Locales (Encargado completamente) y cuentas por Pagar   Extranjero se trabajan en conjunto con el Grupo de Cuentas por Pagar en Panamá.   Los auxiliares deben cuadrar con el Mayor auxiliar mensualmente.  Verificar mensualmente la antigüedad de saldo; las cuentas locales no deben tener saldo a más de 60 días (si aplica).

Conciliación y Cuadre de Cuentas por Pagar entre   Compañías Relacionadas (Rep. Dominicana, Honduras, Panamá, Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Nicaragua y Puerto Rico) - si aplica.

Enviar toda la documentación soporte a la sede que corresponda. Una vez realizado cualquier pago que afecte proveedores/cuentas entre relacionadas

Realizar todas las funciones asignadas por su Superior que aporte al logro de los objetivos Organizacionales.

Formación Académica

Bachiller en Comercio, Negocios, Administración o estudiante activo de la carrera a fin.

Experiencia

Experiencia deseada de 2 años en puestos del área financiera

Conocimiento avanzado de Excel

Beneficios:

Seguro de salud y vida

"Somos una empresa que trabaja con la equidad de género. Y brindamos igualdad de oportunidades"