Officemanager & Kundenbetreuer (m/w/d)

Xdi Experience Design Institut Gmbh

Remote Remote permanent

Posted: March 19, 2026

Job Description

Deine Aufgaben:
• Beratung von Interessenten und Teilnehmenden zu Fördermöglichkeiten und passenden Weiterbildungsangeboten
• Kommunikation mit Kund:innen, Interessenten, Teilnehmenden und Trainer:innen per Telefon und E-Mail in deutscher und englischer Sprache
• Pflege, Verwaltung und Aktualisierung teilnehmer-, förder- und abrechnungsrelevanter Daten
• Mitarbeit bei der vorbereitenden Buchführung einschließlich Rechnungsprüfung sowie Kontrolle von Zahlungsein- und -ausgängen
• Eigenständige Planung und Umsetzung ausgewählter Projekte zur Weiterentwicklung unserer Kundenkommunikation und zur Stärkung der Sichtbarkeit unserer Weiterbildungsangebote
• Administrative Abwicklung Online- und On-Campus-Seminare einschließlich Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs

Deine Eigenschaften:
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, ergänzt durch einschlägige Berufserfahrung in kundenorientierten Tätigkeitsfeldern
• Strukturierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Aufgaben eigenständig zu priorisieren und auch bei parallelen Anforderungen eine hohe Service- und Ergebnisorientierung sicherzustellen
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie Erfahrung in beratungsorientierten Gesprächen mit Interessenten oder Kunden bis zum Abschluss
• Idealerweise Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung, vorzugsweise mit Addison oder vergleichbaren Systemen
• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsumgebungen sowie Erfahrung in der vollständig remote organisierten Zusammenarbeit
• Offenheit gegenüber digitalen Tools und neuen Technologien, insbesondere im produktiven Einsatz KI-gestützter Anwendungen im Arbeitsalltag
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir suchen:
Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Beratung und Betreuung unserer Interessenten und Teilnehmenden: Du begleitest sie entlang des gesamten Prozesses, erkennst ihre Anliegen und entwickelst pragmatische Lösungen.
Bei uns hast du die Möglichkeit, Abläufe eigenverantwortlich mitzugestalten, Projekte voranzutreiben und den Kontakt zu unseren Kund:innen aktiv zu optimieren. Idealerweise bringst du Erfahrung in beratungsorientierten Gesprächen, Kundensupport oder vertriebsnahen Strukturen mit, um unsere Weiterbildungsangebote professionell zu vermitteln. Wenn du Wert auf kurze Entscheidungswege, selbstständiges Arbeiten in einem vollständig remote organisierten Umfeld und ein motiviertes Team legst, bist du bei uns genau richtig.

Wir bieten:
• Viel Gestaltungsspielraum und abwechslungsreiche Projekte, bei denen du wirklich etwas bewegen kannst
• 100% Remote: Arbeite, wo du willst – mit flexiblen Arbeitszeiten und echter Work-Life-Balance
• Ein motiviertes, kollegiales Team, das dich herzlich aufnimmt und gemeinsam Erfolge feiert
• Flache Hierarchien, direkte Kommunikation und ein wertschätzender Umgang auf Augenhöhe
• Sinnvolle Aufgaben: Trage aktiv dazu bei, Menschen in ihrer Weiterentwicklung zu unterstützen
• Raum für deine Ideen: Bringe dich ein, gestalte Prozesse mit und treibe Innovationen voran
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten, inklusive Bildungsurlaub und Zugang zu digitalen Lernplattformen
• Moderne Ausstattung (z.B. MacBook) und Arbeiten mit den neuesten digitalen Tools

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Frequently Asked Questions

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