Office Manager mit Fokus Personaleinsatzplanung (m/w/d) – Wien – Vollzeit
Securitas
Posted: March 9, 2026
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Quick Summary
As an Office Manager, you will be responsible for managing the daily operations of the office, including personnel management, budgeting, and project planning. You will also be involved in the planning of employee training and development programs to ensure the security and well-being of employees. The ideal candidate will have excellent organizational and communication skills, as well as the ability to work in a fast-paced environment.
Required Skills
Job Description
Jeden Tag und überall auf der Welt sorgen unsere Helden des Alltags dafür, dass sich Menschen sicherer fühlen. Wir bei Securitas betrachten es als unsere Verpflichtung, unseren Beschäftigten Möglichkeiten zur Ausbildung, Entwicklung und Weiterbildung zu bieten, ebenso wie das sichere Gefühl der Stabilität und des Vertrauens, das ein namhaftes weltweites Unternehmen vermittelt.
In der Funktion als Office Manager*in übernehmen Sie administrative und organisatorische Aufgaben und sind für die Personaleinsatzplanung von ca. 200 Sicherheitsdienstmitarbeiter*innen verantwortlich.
• Verantwortung über die qualitative und fristgerechte Dienstplanerstellung sowie die Ad-hoc Anpassung im Falle von Änderungen
• Enge Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen wie Sales und HR um die fristgerechte Personalbedarfsermittlung und Kapazitätsplanung sicherzustellen
• Mitarbeit an Projekten – insbesondere im Bereich Personaleinsatzplanung
• Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen
• Terminkoordination und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner*innen
• Erstellung und Adaptierung diverser Unterlagen, Präsentationen und Reports wie bspw. Dienstanweisungen
• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Matura, Studium)
• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion
• Erfahrung in der Personaleinsatzplanung sowie Arbeitsrechtskenntnisse, insbesondere in Bezug auf das Arbeitszeitgesetz in Österreich
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse
• Versierter Umgang mit MS Office
• Organisationstalent und Freude an der Kommunikation mit unterschiedlichen Schnittstellen
• Lösungsorientierung und Eigeninitiative
Unser Angebot
• interessantes, abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit einem hohen Maß an Verantwortung
• hochwertige technische Ausstattung (iPhone, iPad etc.)
• Möglichkeit von Home-Office-Tagen
• Flache Hierarchie, open door Mentalität, kollegiales Umfeld
• Mitarbeitervergünstigungen bei verschiedenen Anbietern
• Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Jobsicherheit in einem krisensicheren Konzernunternehmen
Für diese Position bieten wir ein Mindestbruttogehalt von € 2.700 brutto auf Vollzeitbasis (inkl. Überstundenpauschale) sowie ein erfolgsorientiertes Bonusmodell. Abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.
Wir haben Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung inkl. aktuellem Lebenslauf sowie Angabe des möglichen Arbeitsbeginns. 
Im Sinne der Chancengleichheit und Diversität freuen wir uns über alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, ethnischer und sozialer Herkunft, Alter, Behinderung, Religion oder Weltanschauung.