Lead Workplace Manager (all genders)

About Us:
STARK ist ein neuartiges Unternehmen im Bereich Verteidigungstechnologie, das die Art und Weise revolutioniert, wie autonome Systeme in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden. Wir entwerfen, entwickeln und fertigen leistungsstarke unbemannte Systeme, die softwaredefiniert, massen skalierbar und kostengünstig sind. Dies verschafft unseren Betreibern einen entscheidenden Vorteil in stark umkämpften Umgebungen.Wir konzentrieren uns darauf, einsatzfähige, leistungsstarke Systeme zu liefern – keine Zukunftsversprechen. In Zeiten zunehmender Bedrohungen stärkt STARK den technologischen Vorsprung der NATO-Verbündeten und ihrer Partner, um Aggressionen abzuschrecken und Europa zu verteidigen.

Your mission:
Der Lead Workplace Manager (all genders) ist die zentrale Schnittstelle für alle Workplace- und Office-Themen und verantwortet die ganzheitliche Steuerung unserer Bürostandorte. In dieser Rolle sind Sie das Aushängeschild unseres Unternehmens für Mitarbeitende, Kunden und Besucher und stellen sicher, dass alle operativen Abläufe im Front- und Backoffice effizient, professionell und reibungslos funktionieren. Darüber hinaus verantworten Sie die Strukturierung, Optimierung und Skalierung aller Workplace-Prozesse, um ein leistungsfähiges und hochwertiges Arbeitsumfeld zu gewährleisten

Responsibilities:
• Gesamtverantwortung für Workplace Operations über mehrere Standorte hinweg (Front Office & Back Office)

• Steuerung und Optimierung von Empfang, Office Management, Facility Coordination und internen Services

• Aufbau, Standardisierung und Skalierung von Prozessen, SOPs und Service-Leveln (SLAs)

• Führung und Entwicklung eines verteilten Office-/Workplace-Teams

• Verantwortung für Budgetplanung, Kostenkontrolle und Vendor Management (z. B. Reinigung, Sicherheit, Catering, Facility Services)

• Sicherstellung einer exzellenten Employee Experience an allen Standorten

• Enge Zusammenarbeit mit HR, IT, Finance und Leadership

• Steuerung von Office Setups, Umzügen, Flächenplanung und Ausbauprojekten

• Einführung und Nutzung von Workplace-Tools / Ticketing-Systemen / digitalen Lösungen

• Sicherstellung von Compliance, Arbeitssicherheit und lokalen Vorschriften

• KPI-basiertes Reporting und kontinuierliche Operational Excellence Initiativen

Qualifications:
• Mehrjährige (mind. 7–10 Jahre) Erfahrung im Workplace Management / Office Operations / Facility Management, davon mehrere Jahre in einer leitenden Funktion

• Nachweisbare Erfahrung in der standortübergreifenden Steuerung (idealerweise international)

• Starke Kompetenz im Aufbau skalierbarer Prozesse und Strukturen

• Ausgeprägte Erfahrung im People Management (inkl. Führung verteilter Teams)

• Fundierte Kenntnisse im Vendor Management und Vertragsverhandlungen

• Erfahrung im Umgang mit Budgets, Forecasting und Kostenoptimierung

• Hohe Affinität zu Operational Excellence, Service Design und Employee Experience

• Sicherer Umgang mit Workplace- und Facility-Tools (z. B. Ticketing, Flächenmanagement, Reporting)

• Sehr gute Stakeholder-Management-Skills auf C-Level und operativer Ebene

• Strukturierte, pragmatische und lösungsorientierte Arbeitsweise mit Hands-on-Mentalität

• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse 

• Fähigkeit, in einem dynamischen, wachsenden Umfeld zu skalieren und Prioritäten zu setzen

Ansprechpartner Talent:
Sally Grütte-Pad, Lead Interim TA Partner via [email protected]