Guest relations supervisor

MISIÓN
Dar soporte al/a Guest Relations Manager, Assistant Front of House Manager y FOH Manager en la organización, a la dirección y el control del área de Recepción y Conserjeria. Satisfacer, siguiendo las normas de calidad del hotel, las necesidades de la clientela en cuanto a reservas, asistencia e información, atendiendo a las comunicaciones, realizando para ello las funciones administrativas, de facturación y comerciales.
RESPONSABILIDADES Y TAREAS:
OFRECER EL MAYOR ESTANDAR DE SERVICIO A LOS/LAS HUESPEDES
Organizar las actividades del departamento distribuyendo el trabajo según las previsiones y asignando tareas específicas según necesidades concretas de acuerdo con los índices de ocupación, entrada o salida de grupos, prórrogas de estancias, etc.
Supervisar el planning de reservas a corto, medio y largo plazo, teniendo en cuenta situaciones de overbooking para proponer y llevar a cabo las acciones pertinentes.
Revisar las listas de no show, clientela VIP, rooming list, etc.
Organizar la llegada de grupos.
Confeccionar y supervisar los informes diarios de ocupación.
Coordinar con el/la Gobernante/a las actividades que conciernen a ambos departamentos: partes de conciliación de habitaciones, habitaciones de entrada y salida, cambios de habitaciones, clientes especiales, bloqueos, etc.).
Revisar llegadas del día con la gobernanta asi como los amenities a poner en las habitaciones. Realizar cambio de asignaciones si es necesario.
Realizar las tareas y funciones propias de la recepción, interviniendo de forma personal como elemento de apoyo para su personal dependiente, con objeto de agilizar el proceso.
Supervisar las actividades realizadas en su área, con objeto de maximizar el rendimiento de los servicios y verificar que la clientela ha recibido una prestación acorde con la esperada.
Recibir y atender personalmente a la clientela VIP u otros/as que por su importancia para el hotel se considere necesario, verificando la asignación de sus habitaciones.
Atender y responder de manera eficaz, amable y discreta las reclamaciones y quejas planteadas por la clientela, mediante la utilización de las técnicas más adecuadas en cada caso, para lograr el máximo nivel de satisfacción del/de la huésped.
Tener una estrecha relación con el departamento comercial y dirección para una mejor gestión del booking y desarrollo de las acciones promocionales y de venta.
Dirigir e intervenir en las actividades del front y back de recepción para impulsar los trabajos bajo un estándar alto de calidad.
Asistir a reuniones.
Supervisar la fluidez de la comunicación interdepartamental.