Fundraising Operations Manager

Role Summary:
Als Fundraising Operations Manager (all genders) bist du ein unverzichtbarer Teil unseres deutschen Fundraising-Teams und sorgst mit deinem Einsatz dafür, dass unsere Arbeit ihre volle Wirkung entfalten kann. Du kombinierst ein sicheres Gespür für finanzielle Abläufe mit einem Blick für effiziente Strukturen und klare Kommunikation. Ob Zahlungsflüsse, Fördermittelverwaltung oder CRM: An der Schnittstelle von Finance und Fundraising hältst du den Überblick und verbindest Details mit dem großen Ganzen. In dieser Rolle gestaltest du aktiv unsere administrativen Prozesse weiter und schaffst so die Basis für Transparenz, Verlässlichkeit und langfristige Beziehungen zu unseren Unterstützer*innen.

Job Details:
Berichtet an: Head of Fundraising
Abteilung: Fundraising Deutschland
Ort: Berlin (oder remote innerhalb Deutschlands)
Wochenstunden: Vollzeit (32-40)

Responsibilities:
• Fördermittelcontrolling: Du begleitest das Controlling und die Abwicklung unserer Förderprojekte, behältst Budgets und Ausgaben im Blick und stellst die relevanten Zahlen für Verwendungsnachweise bereit. In enger Zusammenarbeit mit den Project Leads, dem Finanzteam und internationalen Kolleg*innen sorgst du dafür, dass Informationen nahtlos fließen und Prozesse reibungslos ineinandergreifen.
• Finanzmanagement von Mitgliedsbeiträgen & Spenden: Du steuerst den gesamten Zahlungsfluss - vom Auslösen von Zahlungseinzügen bis zur Erfassung von Beiträgen und Spenden in unserem CRM-System (aktuell CiviCRM). Mit deinem präzisen und verlässlichen Arbeitsstil stellst du sicher, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren.
• Mitglieder- und Spender*innenbetreuung: Du verantwortest die operativen Prozesse rund um unsere Mitglieder und Spender*innen - von Datenhandling über die persönliche und schriftliche Kommunikation bis hin zum Versand von Zuwendungsbestätigungen. Dabei achtest du konsequent auf Datenqualität und entwickelst unsere Abläufe stetig weiter. Unterstützt wirst du dabei durch eine*n Working Student, welche*n du fachlich anleitest und betreust.
• CRM-Management: Im Fundraising-Team bist du die zentrale Ansprechperson für unser CRM-System. Du unterstützt bei Analysen, Segmentierungen und übernimmst notwendige Anpassungen, damit das System optimal genutzt werden kann.
• KI-Integration: Du wirkst aktiv an der Implementierung und Weiterentwicklung von KI-Systemen mit, um unsere Prozesse zukunftsfähig und effizient zu gestalten.

Qualifications:
• Du verfügst über vier Jahre Berufserfahrung im Finanzbereich, Fundraising, der Mitglieder- und Spender*innenverwaltung oder einem ähnlichen Bereich.
• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder einen Bachelorabschluss in einem relevanten Bereich, z.B. in BWL, Verwaltung oder Kommunikation.
• Du arbeitest sorgfältig, strukturiert und behältst auch bei komplexen Abläufen den Überblick.
• Du bringst ein gutes Zahlenverständnis mit und hast bereits mit Buchhaltungs- oder Zahlungssystemen gearbeitet.
• Der Umgang mit CRM-Systemen ist dir vertraut – oder du bist bereit, dich zügig einzuarbeiten.
• Du hast Freude an der Arbeit mit Daten, beherrschst relevante Software (z.B. MS Excel) sicher, nutzt digitale Tools effektiv und hast erste Erfahrungen mit KI gemacht.
• Du kommunizierst klar, verbindlich und freundlich – sowohl schriftlich als auch mündlich – und kannst gut mit verschiedenen internen und externen Ansprechpartner*innen zusammenarbeiten.
• Du bringst eine Hands-on Mentalität mit und hast Lust, Prozesse zu verbessern und Verantwortung zu übernehmen.
• Du beherrschst Deutsch fließend und verfügst über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Benefits of working with us:
• Flexible Arbeitszeiten mit der Option, Überstunden durch Freizeit auszugleichen.         
• Full Remote Work mit der Möglichkeit, in unserem Berliner Office zu arbeiten.               
• Die Option, temporär aus dem Ausland zu arbeiten (unter Beachtung der Obergrenze von 183 Tagen/ Jahr)                                    
• 25 Tage Basisurlaub (FTE) plus ein zusätzlicher Urlaubstag jährlich mehr (weitere Urlaubstage können über kleine Gehaltsanpassungen dazu “gekauft” werden)              
• Ein wertschätzendes Arbeitsklima in einem hochmotivierten Team.                                
• Starker Fokus auf die persönliche Entwicklung und ein ausgewiesenes Weiterbildungsbudget        
• Bereitstellung eines Arbeitslaptops und Zugang zu einem gut ausgestatteten Büro in Berlin Tiergarten.                                    
• Achtsamkeitsprogramm und mentales Wohlbefinden - kostenlose Mitgliedschaft bei Open Up und Headspace.                                    
• Wir sind ein inklusiver Arbeitsplatz für unsere vielfältigen Mitarbeiter*innen auf der ganzen Welt und ermutigen jede*n in unserer Organisation, ihr ganzes Wesen in die Arbeit einzubringen.           
• Und last but not least: Werde Teil eines großartigen Teams und arbeite mit uns an einer Welt, in der alle leckere und gesunde Lebensmittel wählen, die gut für Menschen, Tiere und unseren Planeten sind

When?:
Start: ab sofort möglich
Bewerbungsschluss: Offen bis zur Besetzung

Further information:
Bitte bewirb dich mit deinem Lebenslauf und einem Motivationsschreiben, in dem du uns erzählst, warum du unsere Mission unterstützen willst und außerdem wie du deine bisherigen Erfahrungen in diese Rolle einbringen kannst. 

Auch wenn du nicht alle Anforderungen erfüllst, ermutigen wir dich dennoch, dich zu bewerben. Unsere Aufgaben sind vielfältig, und wir sind flexibel, wie wir sie verteilen. Wir unterstützen dich gerne in deinem Wachstum und deiner Entwicklung.

Wir ermutigen außerdem alle Bewerber*innen, sich ohne Foto sowie ohne Angabe des Geburtsdatums oder Geburtsortes zu bewerben.

Falls du mit einer Behinderung, einer gesundheitlichen Beeinträchtigung und/oder Neurodiversität lebst, teile uns bitte mit, wie wir den Bewerbungsprozess anpassen und unterstützen können. Zum Beispiel können wir alternative Tools, verschiedene Interviewformate oder zusätzliche Zeit für Aufgaben anbieten.

Wichtig: Bitte stelle sicher, dass du in deinem Motivationsschreiben deine eigenen Worte und Ideen verwendest. Das Ziel ist es, dich besser kennenzulernen, um zu beurteilen, ob diese Rolle und deine Motivation gut zusammenpassen. Anschreiben, die mit KI geschrieben wurden, werden nicht berücksichtigt.

Für Fragen zur Rolle oder zum Bewerbungsprozess kannst du dich gerne an [email protected] wenden. (Bitte beachte: Bewerbungen, die direkt an diese E-Mail-Adresse gesendet werden, werden nicht berücksichtigt. Bitte folge unserem offiziellen Bewerbungsprozess.)

Die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess:
• Erstes Screening der Bewerbungsunterlagen
• Videocall mit People & Culture (ca. 30–40 Min.)
• Bearbeitung der Probeaufgaben (max. 2 Std.)
• Zweites Online Interview mit dem Team (ca. 1 Std.)