Front Desk & Office Manager (w/m/d)

foodora is part of the Delivery Hero Group, the world’s pioneering local delivery platform, our mission is to deliver an amazing experience—fast, easy, and to your door. We operate in over 70+ countries worldwide. Headquartered in Berlin, Germany. Delivery Hero has been listed on the Frankfurt Stock Exchange since 2017 and is part of the MDAX stock market index.

Als zentrale Anlaufstelle in unserem Wiener Office sorgst du dafür, dass im Büroalltag alles rund läuft und sich Kolleg*innen, Gäste und Partner gleichermaßen willkommen fühlen. Du gestaltest aktiv unsere Office Culture und hilfst dabei, unser Büro zu einem Ort zu machen, an dem Menschen gerne arbeiten.

Diese Rolle ist eine On-Site Position in unserem Wiener Office (5 Tage pro Woche) und Teil unseres People & Culture Teams.

Deine Aufgaben

• Daily Office Operations & Front Desk: Du sorgst dafür, dass unser Office-Alltag reibungslos läuft und bist erste Anlaufstelle für Gäste, Bewerber:innen, Lieferanten und Mitarbeiter:innen.

• Office Coordination: Du koordinierst E-Mails, Post, Pakete, Lieferungen sowie Meetingräume und behältst organisatorische Abläufe im Blick.

• Office Supplies & Vendor Management: Du kümmerst dich um Bürobedarf, Arbeitsplatzorganisation und externe Dienstleister (z. B. Reinigung, Instandhaltung oder Catering).

• Employee Events & Projects: Du organisierst Mitarbeiter-Events, unterstützt bei deren Umsetzung und übernimmst kleinere Projekte – u. a. rund um Arbeitnehmerschutz-Themen.

• Process Improvements: Du erkennst Optimierungspotenziale, denkst proaktiv und über den Tellerrand hinaus und bringst Ideen ein, um Office-Prozesse effizienter zu gestalten.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mind. zwei Jahre Berufserfahrung im Office Management, Front Desk oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle

• Organisationstalent, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise sowie eine ausgeprägte Hands-on Mentalität

• Du arbeitest proaktiv, übernimmst Verantwortung und behältst auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick

• Du bist kommunikationsstark und serviceorientiert und hast Freude daran, ein positives Arbeitsumfeld mitzugestalten

• Du fühlst dich in einem fast-paced, dynamischen Umfeld wohl

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit MS Office oder Google Workspace

• Diskretion und Professionalität im Umgang mit sensiblen Informationen

Das bieten wir dir

• Unsere Unternehmensstruktur ist von flachen Hierarchien geprägt und Unterstützung durch deine Kolleg:innen ist dir sicher.

• Berufliche Vielfalt, gelebte Kollegialität sowie ein motiviertes Team, von dem du lernen und dich inspirieren lassen kannst.

• Eine äußerst abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Tätigkeit in einem erfolgreichen, schnell wachsenden internationalen Unternehmen.

• Eine großartige Lernkurve in einem gemeinschaftlichen Umfeld ohne Grenzen für Ideen und deren Umsetzung.

• Ein großes Paket an Benefits, darunter u.a. regelmäßige Teamevents, foodora Meal allowance, Myclubs und vieles mehr.

• Auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung (38,5 Wochenstunden) bieten wir ein Jahresbruttogehalt ab EUR 45.000,- in Abhängigkeit deiner Qualifikationen und Erfahrungen.

Wir bei Delivery Hero glauben daran, dass Vielfalt der Schlüssel ist, nicht nur ein aufregendes Produkt, sondern auch eine überragende Kunden- und Mitarbeiter*innenerfahrung zu schaffen. Dies zu fördern beginnt mit der Einstellung - deshalb diskriminieren wir nicht aufgrund von Religion, Hautfarbe, Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand oder anderen Aspekten, die dich zu dem machen, was du bist.