Executive Assistant, Assistenz in internationaler Unternehmensberatung (m/w/d)

Über AlixPartners

Expertise, Umsetzungsstärke, Verantwortung – AlixPartners steht für messbare Ergebnisse „when it really matters“. Als global agierende Unternehmensberatung helfen wir unseren Klienten dabei, schnell und entschlossen auf ihre wichtigsten Herausforderungen zu reagieren. Unsere erfahrenen Beraterinnen und Berater sind spezialisiert darauf, Unternehmenswerte zu schaffen, zu schützen und wiederherzustellen. Vom „manager magazin“ und der Wissenschaftlichen Gesellschaft für Management & Beratung (WGMB) wurde AlixPartners 2023 als umsetzungsstärkstes Beratungsunternehmen ausgezeichnet. Seit über 40 Jahren unterstützt AlixPartners seine Klienten – mit inzwischen rund 3.500 MitarbeiterInnen in 26 Büros weltweit.

Stellenbeschreibung

• Administrative Unterstützung für zwei bis drei Managing Directors im Tagesgeschäft

• Reise- und Eventmanagement

• Vereinbarung, Vor- und Nachbereitung von Klientenmeetings

• Pflegen von Kontaktlisten und Unterstützung bei Business Development Aktivitäten

• Zusammenstellung relevanter Materialien

• Überwachung / Bearbeitung der Email-Eingänge der Managing Directors

• Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen

• Reisekostenabrechnung im Online Tool und tägliche Zeiterfassung

• Pflege der Kontaktdatenbank; Versand verschiedener Mailings an Kontakte

• Koordination und Steuerung von Terminen sowie Kommunikation und Austausch mit allen wichtigen internen und externen Ansprechpartnern

• Erledigung aller anfallender Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

• Aktualisierung und Erstellung von Unterlagen, Präsentationsmaterial und Einholung von Auskünften (Internet-Recherche)

• Unterstützung bei der Erstellung der Vertragsunterlagen für Kunden und entsprechende Aktualisierung unserer Firmeninternen Datenbank, in Absprache mit unserer Rechtsabteilung

Hintergrund und persönliche Kompetenzen

• Abitur oder vergleichbarer Schulabschluss

• Abgeschlossene Berufsausbildung

• Mindestens 10 Jahre Berufserfahrung als Assistent/-in (der Geschäftsleitung), idealerweise in einem Beratungsumfeld

• Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit

• Ausgeprägtes Organisationstalent mit einem hohen Maß an Flexibilität, Proaktivität und Eigeninitiative

• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie absolute Diskretion

• Einsatzbereitschaft und Verantwortungsbewusstsein

• Ausgeprägte Teamfähigkeit

• Fähigkeit auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten und Themen sortieren zu können

• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Sehr gute MS Office-Kenntnisse

Unser Angebot

Durch unseren One-Firm Firm Ansatz bieten wir mehr Möglichkeiten zum Lernen und zur Zusammenarbeit, Entwicklung und internationaler Präsenz.

Neben zahlreichen Benefits (kostenfreie Getränke im Büro, Snacks, Flex-Time Modellen, etc) erwartet Sie außerdem ein attraktives Gehaltspaket und zahlreiche Initiativen unserer Employer Resource Groups – sprechen Sie uns gerne darauf an.

Work that really matters. When it really matters. Werden Sie Teil unseres Teams und bewerben Sie sich jetzt!

Wir setzen uns ein gegen Diskriminierung aufgrund von ethnischer oder sozialer Herkunft, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Religion, Alter, Hautfarbe, Behinderung und anderen geschützten Kategorien.

#LI-AP2