Executive Administrative Assistant- Adjoint.e administratif(ve) exécutif(ve)

As-tu le sens le sens du détail et de l'organisation ?

Es-tu capabale de travailler dans un environnement en constante évolution avec une équipe de cadres diversifiée ? 

Es-tu curieux.euse et veux en apprendre plus sur les centres de données ?

Parlez-moi de l'entreprise...

eStruxture Data Centers est une entreprise primée et le plus grand fournisseur canadien de centres de données avec des sites à Montréal, Toronto, Vancouver et Calgary. Nos solutions sont conçues pour donner plus à nos clients : plus d'emplacements, plus de capacité, plus de connexions qui leur permettent d'exécuter des applications d'entreprise modernes et exigeantes, et d'offrir à leur entreprise le contrôle nécessaire pour s'adapter rapidement aux changements imprévisibles des processus d'affaires. eStruxture donne accès à un écosystème de près de 1 000 clients qui font confiance et dépendent de notre infrastructure et de notre soutien à la clientèle, y compris des transporteurs, des fournisseurs de nuages informatiques, des contenus médiatiques, des services financiers et des entreprises. eStruxture offre des services de colocation, de bande passante, de sécurité et de soutien à ses clients partout au Canada dans ses 15 installations neutres à l'égard des transporteurs et des nuages informatiques.

Parlez-moi du poste...

En tant qu' Adjoint.e administratif(ve) exécutif(ve), tu joueras un rôle essentiel dans le soutien de l'équipe de direction d'eStruxture. Tu seras chargé(e) d'un large éventail de tâches administratives et de soutien à la direction, et tu travailleras de manière indépendante, avec peu ou pas de supervision. Ce rôle exige que tu sois extrêmement bien organisé(e), flexible et que tu aimes relever les défis administratifs liés au soutien d'une équipe diversifiée et dynamique.

OK, je suis intéressé.e ! Parlez-moi davantage des fonctions principales du poste...

Gestion des voyages et des déplacements

Organiser des plans de voyage, des itinéraires et des agendas complexes et détaillés.

Réserver et gérer les vols et les chambres d'hôtel pour l'Équipe de direction et les autres cadres en visite.

Travailler en étroite collaboration avec les membres de l'Équipe de direction pour s'assurer que les voyages et les dépenses sont gérés efficacement.

Gérer de manière proactive la logistique personnelle et professionnelle du PDG.

Événements sociaux

Organiser et communiquer les détails des événements sociaux de l'entreprise tels que les barbecues, les fêtes de fin d'année et les visites de sites.

Travailler avec l'équipe de marketing pour s'assurer que les événements sont bien promus et exécutés.

S'occuper de la commande des repas, de la coordination avec les fournisseurs et veiller à ce que tous les aspects logistiques des événements se déroulent sans heurts

Réunions/calendriers

Établir, mettre à jour et gérer les calendriers de l'Équipe de direction.

Coordonner la logistique et les lectures préalables, y compris les participants, les salles, le matériel et les détails de la réunion

Assurer le bon déroulement de la réunion, y compris les procès-verbaux, la distribution des notes, le suivi des mesures à prendre et les suivis

Recueillir les points de l'ordre du jour et le contenu pour les Town Hall, les réunions mensuelles de l'Équipe de direction, et autres événements importants. 

Gestion des agendas

Collaborez avec les membres de l'équipe pour vous assurer que toutes les informations nécessaires sont préparées et organisées.

Administration de Bureau

Gérez l'inventaire et la commande de vêtements de marque et autres fournitures.

Conditions de travail

Le poste offre des conditions de travail normales dans un environnement hybride (bureau et domicile) avec une semaine de travail régulière du lundi au vendredi. Le poste exige d'être disponible sur appel 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour répondre à des incidents critiques occasionnels. En raison de la nature du poste, le titulaire doit être capable de respecter des délais serrés, de faire face à la pression et de gérer le stress. Le poste peut nécessiter un minimum de déplacements pour soutenir les événements de l'entreprise ou les initiatives de l'équipe.

Je suis vraiment intéressé(e) ! Quelles sont les qualifications requises ?

Expérience

Cinq (5) + ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif, de préférence en soutien à des cadres supérieurs.

Connaissances et compétences

Solides compétences en organisation et gestion du temps.

Excellentes compétences en communication écrite et verbale.

Maîtrise de GSuite.

Expertise dans la création de présentations PowerPoint professionnelles.

Expérience avec les outils de réservation de voyages.

Expérience en planification et coordination d'événements.

Bilingue, parlé et écrit (français et anglais).

Capacité à prioriser et à gérer plusieurs tâches simultanément.

Grande précision et attention aux détails.

Solides compétences interpersonnelles avec la capacité de travailler efficacement avec un large éventail de parties prenantes.

Capacité à traiter les informations confidentielles avec discrétion.

Éducation/Certification/Désignation

Diplôme de baccalauréat en Administration des affaires, Communication ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.

Entamons ensemble le prochain chapitre passionnant de ta carrière !

La sécurité pour notre équipe 

Toutes les offres sont conditionnelles à la réussite et aux résultats satisfaisants d'une enquête sur les antécédents.

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Are you detail-oriented and highly organized? 

Are you able to work in a fast paced environment alongside a diverse team of executives?   

Are you curious and want to learn about Data Centers? 

Tell me about the company...

eStruxture Data Centers is an award-winning company and the largest Canadian-owned data center provider with locations in Montreal, Toronto, Vancouver, and Calgary. Our solutions are designed to give customers more: more locations, more capacity, more connections that enable them to run modern, demanding enterprise applications, and offer their business the control to rapidly scale in response to unpredictable changes in business processes. eStruxture provides access to an ecosystem of almost 1,000 customers that trust and depend on our infrastructure and customer support, including carriers, cloud providers, media content, financial services, and enterprise customers. eStruxture offers colocation, bandwidth, security and support services to customers across Canada in its 15 carrier and cloud-neutral facilities.

Tell me about the job...

As an Executive Administrative Assistant, you will play a critical role in supporting the Executive Leadership Team (ELT) at eStruxture. You will handle a wide range of administrative and executive support-related tasks and work independently with little or no supervision. Your role will require you to be exceedingly well-organized, flexible, and enjoy the administrative challenges of supporting a diverse and dynamic team.

OK, I’m interested! Tell me more about the core job functions...

T&E Management 

Arrange complex and detailed travel plans, itineraries, and agendas.

Book and manage flights and hotel accommodations for the ELT and other visiting executives.

Work closely with ELT members to ensure travel and expenses are managed efficiently.     

Proactively manage the CEO’s personal and professional logistics

Social Events 

Organize and communicate details for company social events such as BBQs, holiday parties, and site visits.

Work with the Marketing team to ensure events are well-promoted and executed.

Handle ordering meals, coordinating with vendors, and ensuring all logistical aspects of events run smoothly. 

Meetings/Calendaring

Own ELT calendars end to end including scheduling, updates, and fast changes with clear communication

Coordinate logistics and pre reads including attendees, rooms, materials, and meeting details

Run meeting hygiene including minutes, note distribution, action item tracking, and follow ups

Support key forums like Town Halls and Monthly ELT by collecting agenda items and ensuring everything is organized and ready

Office Administration 

Manage inventory and ordering of branded apparel and other supplies.

Working Conditions

The role has standard working conditions in a hybrid environment (office and home-based) with a regular workweek from Monday to Friday. The role requires being available on-call 24/7 to respond to occasional critical incidences. Due to the nature of the role, the incumbent must be able to meet tight deadlines, handle pressure, and manage stress. The role may require minimal travel to support company events or team initiatives.

I’m really interested! What qualifications do I need?

Experience

Five (5) + years of experience in an administrative support role, preferably supporting senior executives.

Skills/Competencies

Strong organizational and time management skills.

Excellent written and verbal communication skills.

Proficiency with GSuite.

Expertise in creating professional PowerPoint presentations.

Experience with travel booking tools.

Event planning and coordination experience.

Fully bilingual (French and English) preferred

Ability to prioritize and manage multiple tasks simultaneously.

High level of accuracy and attention to detail.

Strong interpersonal skills with the ability to work effectively with a wide range of stakeholders.

Ability to handle confidential information with discretion.

Education/Certification/Designation

Bachelor’s degree in Business Administration, Communications, or a related field or equivalent experience

Let's embark together on the next exciting chapter of your career!

Security for our team 

All offers are contingent upon the successful completion and satisfactory results of a background investigation.