Director, Office of the Chief Executive Officer (CEO) / Directeur ou directrice, bureau du président-directeur général (PDG)

Reports to: Chief Executive Officer (CEO)

Department: Office of the CEO

Location: Vancouver, Toronto, Montreal, other locations in Canada (remote)

At Mitacs, we take a talent first approach to building Canada’s innovation capacity. We connect researchers with organizations across every region of the country to help solve pressing challenges and accelerate economic growth. By enabling business academic collaboration and supporting the development of highly skilled talent, we contribute to a resilient, future ready Canadian economy.

Guided by our values — Impact, Integrity, Collaboration, Excellence, and Talent — we work with partners nationwide to advance research, commercialization, and innovation.

At Mitacs, you become part of a team committed to empowering Canadian talent, fostering meaningful partnerships, and driving innovation that supports Canada’s long-term competitiveness. If you’re inspired by big ideas and passionate about creating national impact, we encourage you to apply.

Position Summary:

Reporting directly to the CEO, the Director, CEO’s Office is responsible for overseeing the strategic and day-to-day execution of business operations of the CEO’s Office. This includes providing coordination support and strategic advice to the CEO on a range of Mitacs’ activities.  In addition to supervising and working closely with colleagues in the CEO’s office, the Director works with senior leaders (Vice-Presidents and equivalent) and other key contacts to advance and support the CEO’s activities, the day-to-day issues management of Mitacs’ priorities, and to support strong alignment, cross-functional collaboration, and information flow within Mitacs.

Key Responsibilities:

Providing direction and taking actions as required to support the CEO and manage day-to-day operations of the CEO’s office, including issues management, coordination and oversight of associated CEO activities and meetings, including working within and across teams to oversee and support matters related to Mitacs’ governance; CEO meetings; correspondence; external invitations and engagement, etc.

Providing support and strategic advice to the CEO on matters related to operational and strategic opportunities for the CEO’s office and Mitacs, and recommendations to the CEO on internal and external communications and engagement; governance structures and practices; policies; organization-wide initiatives, etc.

Managing human and financial resources of CEO office, including leading the coordination of CEO Office’s input on regular reporting and planning exercises.

Human resources: including leading and developing a high-performing team, including supervision of two staff. Oversee activities related to recruitment, onboarding, training, performance evaluations, and professional development for staff.

Financial resources: including overseeing budget planning, maintenance and reporting for the CEO Office, with authorities delegated by CEO as appropriate. Approve expenses and manage team resources responsibly.

Other strategic roles, as assigned, e.g. Leading, as required, tasks or initiatives as directed by the CEO, such as support for strategic plan implementation oversight, secretariat support for the coordination of working group or committee meetings, supporting coordination of Mitacs’ cross-functional priorities or organizational initiatives, and ad hoc internal or external initiatives as directed.

Required Qualifications

Education

Bachelor’s degree

Relevant Experience

Experience supporting a senior-level executive (CEO or Vice-President equivalent), including issues management activities, and mobilizing a team to develop and oversee processes related to operations and governance

Extensive experience in developing and providing strategic advice, recommendations and briefings to senior-level executive(s) (CEO or Vice-President equivalent) on complex and/or sensitive issues.
This includes demonstrating strong strategic thinking to formulate advice and recommendations, and providing clear and concise briefings, in writing and orally.

Experience in mobilizing people, and establishing and managing working relationships with internal and external stakeholders to support organizational objectives: a trusted relationship builder with a track record of mobilizing teams around an objective and cultivating productive working relationships across diverse groups. Excels at navigating complex situations and aligning partners around shared objectives.

Experience in the management of a team, including managing human resources and financial resources. Please indicate number of years’ experience, number of direct reports, and budget amount in your application.

Knowledge of Mitacs’ structure, priorities and strategic directions, and operations.

Knowledge of research and innovation ecosystem in Canada.

Leadership: Provides inclusive and consultative leadership within cross-functional teams and external stakeholder settings. With strong interpersonal skills, leads through influence and credibility, often in environments where authority is shared or indirect. Demonstrates the ability to build internal consensus while advancing external strategies.

Action management: Demonstrates ability to plan, organize, track progress, and execute tasks to achieve objectives aligned with the CEO’s priorities and management of the CEO’s office. Operates with a clear sense of purpose and accountability.

Communication: A clear, compelling communicator with experience engaging senior leaders and external stakeholders. Skilled at translating strategic objectives into persuasive messaging and well-aligned actions. Bilingualism in English and French is an asset. Knowledge of written and spoken English is required in this role as you will interact with colleagues, clients, and stakeholders located across Canada

Mitacs is committed to reconciliation with Indigenous communities across Canada. Lived experience or perspectives connected to Indigenous worldviews are considered strong assets.  

Equity, diversity, and inclusion (EDI) and reconciliation are strong commitments at Mitacs: Equity, Diversity, and Inclusion - Mitacs. We believe a diverse workforce comprised of individuals with different lived experiences, ideas, strengths, and backgrounds (e.g., gender identities and expressions, Indigeneity, race, abilities, sexual orientation, and other identities) are crucial to our success. We welcome everyone to apply and encourage you to connect with us if you require accommodations during the recruitment process.

Hiring Range: $130,000 - $146,000

Hiring and Salary Range Transparency

Typically, employees are hired, transferred, or promoted within the salary range, specifically between the minimum and midpoint in the hiring range. The salary range refers to the range of base salaries for a given position, encompassing the minimum and maximum amounts. The midpoint of the range is positioned approximately halfway between the minimum and maximum, indicating a fully qualified employee with comprehensive job knowledge and experience for the role. Only in rare and exceptional circumstances, where a candidate has the experience, skills, and expertise that far exceed those required for the position, would we consider paying above the hiring range for this role.

---

Relève de : Président-directeur général (PDG)

Service : Bureau du PDG

Lieu : Vancouver, Toronto, Montréal, autres endroits au Canada (à distance)

Pour développer la capacité d’innovation du Canada, à Mitacs, nous misons sur le talent. Nous établissons des liens entre les chercheurs et chercheuses et les organisations dans toutes les régions du pays pour aider à résoudre des défis pressants et accélérer la croissance économique. En facilitant la collaboration entre le secteur privé et le milieu postsecondaire et en appuyant le perfectionnement de talents hautement qualifiés, nous contribuons à une économique canadienne résiliente et capable de relever les défis de demain.

Guidé·es par nos valeurs, impact, intégrité, collaboration, excellence et talent, nous collaborons avec des partenaires de partout au pays pour faire avancer la recherche, la commercialisation et l’innovation.

À Mitacs, vous ferez partie d’une équipe qui s’engage à donner des ailes aux talents canadiens, à favoriser des partenariats féconds et à stimuler l’innovation qui consolide la compétitivité du Canada à long terme. Si les grandes idées vous inspirent et la création d’un impact à l’échelle nationale vous passionne, nous vous encourageons à présenter votre candidature.

Description du poste :

Relevant directement du PDG, le directeur ou la directrice, Bureau du PDG, assure la supervision de l’exécution stratégique et quotidienne des activités organisationnelles du bureau du PDG, notamment en coordonnant les activités et en prodiguant des conseils stratégiques au PDG sur différentes activités de Mitacs.  En plus de superviser des collègues du bureau du PDG et de travailler étroitement avec ces personnes, le directeur ou la directrice travaille avec la haute direction (vice-président·es et d’autres personnes de même niveau) et d’autres personnes-ressources clés pour faire avancer les activités du PDG et la gestion quotidienne des problèmes concernant les priorités de Mitacs, en plus de faire le nécessaire pour renforcer l’alignement, la collaboration interfonctionnelle et la circulation de l’information à Mitacs.

Principales responsabilités :

Fournir une orientation et faire le nécessaire pour soutenir le PDG et gérer les activités quotidiennes du bureau du PDG: gérer les problèmes, coordonner et superviser les activités et rencontres du PDG, entre autres, ce qui comprend le travail d’équipe (avec des équipes individuelles ou plusieurs équipes) pour voir à la bonne gestion des questions concernant la gouvernance de Mitacs, les rencontres du PDG, la correspondance, les invitations et engagements externes, etc.

Offrir du soutien et des conseils stratégiques au PDG au sujet des occasions à saisir pour le bureau du PDG et Mitacs sur les plans opérationnel et stratégique, ainsi que des recommandations au PDG sur les communications et les engagements internes et externes, les structures et pratiques de gouvernance, les politiques, les initiatives à l’échelle de l’organisation, etc.

Gérer les ressources humaines et financières du bureau du PDG, par exemple coordonner les contributions du bureau du PDG aux activités régulières en matière de déclaration et de planification.

Ressources humaines : diriger et développer une équipe hautement performante et superviser deux membres du personnel. Superviser le recrutement, l’orientation, la formation, les évaluations du rendement et le perfectionnement professionnel du personnel.

Ressources financières : superviser la planification budgétaire, les activités d’entretien et de déclaration pour le bureau du PDG, avec délégation des pouvoirs par le PDG selon les besoins. Approuver les notes de frais et gérer les ressources de l’équipe de manière responsable.

Autres rôles stratégiques, attribués en fonction des besoins, par exemple : diriger, au besoin, les tâches ou initiatives confiées par le PDG, comme la supervision de la mise en œuvre du plan stratégique, la prise en charge des fonctions de secrétariat liées à la coordination des rencontres de groupes de travail ou de comités, la coordination des priorités transversales ou des initiatives organisationnelles de Mitacs ainsi que diverses initiatives internes ou externes ponctuelles, selon les directives reçues.

Qualifications exigées

Éducation

Baccalauréat

Expérience pertinente

Expérience de soutien à un·e membre de la haute direction (PDG ou vice-présidence), y compris la gestion des problèmes et la mobilisation d’une équipe pour développer et superviser des processus en lien avec les activités et la gouvernance.

Vaste expérience dans l’élaboration et la formulation de conseils stratégiques, de recommandations et de notes stratégiques à des cadres de haut niveau (PDG ou vice-présidence) portant sur des enjeux complexes ou sensibles.
La personne retenue devra notamment faire preuve d’un esprit stratégique pour formuler des conseils et des recommandations et produire des notes stratégiques claires et concises, à l’écrit et à l’oral.

Expérience à mobiliser des personnes et à créer puis gérer des relations de travail avec des parties prenantes internes et externes pour soutenir l’atteinte des objectifs organisationnels : une personne rassembleuse de confiance qui a fait ses preuves dans la mobilisation d’équipes autour d’un objectif et dans l’établissement de relations de travail productives entre divers groupes. Possède une excellente capacité à tracer un chemin dans des situations complexes et à rassembler des partenaires autour d’objectifs communs.

Expérience de la gestion d’une équipe, y compris la gestion de ressources humaines et financières. Veuillez indiquer le nombre d’années d’expérience, le nombre de membres de l’équipe et le montant du budget dans votre candidature.

Connaissance de la structure, des priorités et orientations stratégiques et des activités de Mitacs.

Connaissance de l’écosystème de la recherche et de l’innovation au Canada.

Leadership : assure un leadership inclusif et consultatif au sein des équipes interfonctionnelles et dans des contextes de parties prenantes externes. Grâce à de solides compétences interpersonnelles, mène grâce à son influence et à sa crédibilité, souvent dans des milieux où l’autorité est partagée ou indirecte. Est capable d’obtenir un consensus à l’interne tout en faisant avancer les stratégies externes.

Gestion des actions: capacité avérée à planifier, à organiser, suivre et à mener à bien des tâches afin de réaliser les objectifs alignés sur les priorités du PDG et la gestion du bureau du PDG. Agit avec un sens clair des responsabilités et des objectifs.

Communication : communique de manière claire et convaincante et a l’habitude de dialoguer avec des cadres de haut niveau et des parties prenantes externes. Maîtrise l’art de transformer des objectifs stratégiques en messages convaincants et en actions bien alignées. Bilinguisme en anglais et français, un atout. La connaissance de l’anglais écrit et parlé est requise dans ce rôle, car vous interagirez avec des collègues, une clientèle et des parties prenantes partout au Canada.

Mitacs s’engage envers la réconciliation avec les communautés autochtones partout au Canada. Les expériences vécues ou les perspectives en lien avec les visions du monde autochtones sont de grands atouts. L’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) et la réconciliation sont des engagements fondamentaux à Mitacs : Équité, diversité et inclusion — Mitacs. Nous croyons qu’une main-d’œuvre composée d’individus présentant une diversité d’expériences vécues, d’idées, de forces et d’origines (p. ex. identités et expressions de genre, autochtonie, race, aptitudes, orientation sexuelle et autres identités) est indispensable à notre succès. Nous encourageons toutes les personnes à postuler, et nous vous invitons à communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement.

Échelle d’embauche : 130 000 $ - 146 000 $

Transparence quant aux échelles d’embauche et salariale

Habituellement, le personnel est embauché, transféré ou promu à l’intérieur de l’échelle salariale, c’est-à-dire entre le minimum et le point médian de l’échelle d’embauche. L’échelle salariale est l’échelle de salaires de base pour un poste donné, qui comprend les montants minimum et maximum. Le point médian de l’échelle se trouve environ à mi-chemin entre le minimum et le maximum et indique qu’une employée ou un employé est pleinement qualifié et possède de vastes connaissances professionnelles et de l’expérience pour le poste. Dans des cas rares et exceptionnels, lorsqu’une personne dispose d’expérience, de compétences et d’expertise dépassant largement ce qui est requis pour le poste, nous pourrions envisager de lui offrir un salaire supérieur à l’échelle d’embauche du poste.