Crew Coordinator (m/w/d)

Your mission:
Als Crew Coordinator (m/w/d) bist du das organisatorische Rückgrat unserer europäischen Projekte. Du stellst sicher, dass alle Einsätze unserer Crew und Freelancer reibungslos verlaufen - von der Einsatzplanung über die Dokumentation bis hin zur administrativen und logistischen Abwicklung.

In dieser zentralen Rolle arbeitest du eng mit dem Crew Manager und dem Freelance Manager im globalen Crew Team zusammen, um den operativen Überblick zu behalten und die Einsatzfähigkeit unserer Teams sicherzustellen. Du sorgst für klare Kommunikation mit allen europäischen Projektteams, behältst Fristen und Anforderungen im Blick und trägst so maßgeblich zur Erfolgsbilanz unserer Projekte bei.

Deine Aufgaben umfassen:

• Zentrale Koordination: Du koordinierst zentral alle Crew- und Freelancer-Einsätze für europäische Projekte – inklusive Einsatzplanung, Terminabstimmung und Kapazitätsabgleich.
• Netzwerkpflege: Du baust unser stabiles Netzwerk aus Dienstleistern und Freelancern aus und pflegst es für zukünftige Projekteinsätze in Europa
• Schnittstellenfunktion: Du übernimmst die Schnittstellenfunktion zwischen Crew-, Projekt- und Freelance-Management und stimmst Bedarfe, Zeitpläne und Anforderungen effektiv ab.
• Operative Prozessverantwortung: Du stellst sicher, dass alle administrativen, logistischen und vertraglichen Prozesse gemäß interner Standards abgeschlossen sind.
• Datenmanagement: Du pflegst und aktualisierst unsere Systeme – vom Onboarding über das Offboarding bis hin zu Dokumentationsprozessen.
• Kommunikation: Du führst eine klare, konsistente und lösungsorientierte Kommunikation mit europäischen Projektteams und externen Partnern.
• Reiseorganisation: Du organisierst Reisen und Unterkünfte für Crew-Mitglieder und Freelancer und achtest dabei auf Kostenkontrolle und Reiserichtlinien.

Your profile:
• Erfahrung: Du hast mehrjährige Berufserfahrung im Crew-Management, Freelance- oder Kapazitätsmanagement idealerweise mit internationalem Bezug.
• Sprachen: Du sprichst fließend Deutsch (C1/C2) und sehr gutes Englisch (mind. B2); weitere Sprachen sind ein Plus.
• Arbeitsweise: Du arbeitest strukturiert, proaktiv und lösungsorientiert – mit einem klaren Fokus auf Effizienz und Qualität.
• Kommunikationsstärke: Du kommunizierst souverän, verhandlungssicher und bist stark im Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern.
• Organisationstalent: Du behältst auch bei mehreren parallelen Projekten den Überblick und organisierst effizient.
• Systemaffinität: Du arbeitest gerne digital und bist sicher im Umgang mit Datenbanken, Planungstools und Workflows.
• Technisches Verständnis: Du interessierst dich für technische Abläufe – zum Beispiel in der Event-, Bau- oder AVL-Branche.
• Rechtliches Grundwissen: Du bringst ein gutes Verständnis für Vertrags- oder Arbeitsrecht mit oder möchtest dich in diesen Themen weiterentwickeln.
• Reisebereitschaft: Du bist bereit, mehrmals im Jahr zu reisen z.B. jedes Quartal nach Dubai für das Teamgefüge oder unregelmäßig zu den jeweiligen Projektstandorten.

Why us?:
Wir bieten dir ein inspirierendes, internationales Arbeitsumfeld mit starkem Teamgeist und spannenden, technischen Projekten. 
Bei uns erwarten dich:
• Regelmäßige Teamevents, wie Frühstück, Team Lunch, Roundtable und Team Events
• Gesundheits- und Wohlfühlprogramme für dein persönliches Wohlbefinden (WellPass Mitgliedschaft)
• Mobilitätsunterstützung: Wir übernehmen die Kosten für das Deutschlandticket und bieten ein JobRad-Programm
• Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitsgestaltung in Bezug auf Arbeitszeit und -ort, ob im Home Office oder in unseren Offices (Berlin, Hamburg oder München)
• Eine offene, vertrauensvolle Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien
• Die Möglichkeit, mit internationalen Teams in Dubai, Riad, München und Berlin zusammenzuarbeiten
• Betriebliche Altersvorsorge und Unfallversicherung
• Empfehlungsboni für erfolgreiche Mitarbeiter- und Projektwerbungen