Coordonnateur(trice) – Spécialiste en finalisation de projet | Closeout Specialist Coordinator

Coordonnateur(trice) – Spécialiste en finalisation de projet

Broccolini est un employeur offrant l'égalité des opportunités et nous nous engageons à créer un environnement diversifié et inclusif. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, l'origine nationale, le sexe, l'orientation sexuelle, l'âge, l'état civil, le handicap ou le statut de vétéran. Des aménagements pour les candidats handicapés sont disponibles sur demande à toutes les étapes du processus de recrutement.

Broccolini est une entreprise familiale et un fournisseur unique de services en construction, en développement et en immobilier. Notre entreprise dessert, au Canada, les marchés industriels, commerciaux et résidentiels. Broccolini est reconnu pour la qualité de son travail, ses technologies innovatrices, sa franche collaboration et ses normes de qualité exceptionnelles.

À PROPOS DU POSTE:

Broccolini est à la recherche d’un(e) Spécialiste en fermeture de projet / Coordonnateur(trice) de projet (Closeout) pour prendre en charge la dernière étape de nos projets de construction résidentielle.

L’objectif: s’assurer que toutes les déficiences, les éléments sous garantie et la documentation de fermeture sont complétés de façon rigoureuse et dans les délais. Le(la) Spécialiste en fermeture est responsable de coordonner et suivre la correction des déficiences, gérer les suivis liés à la garantie et rassembler l’ensemble de la documentation de fermeture (manuels, plans tel que construit, garanties, signatures, etc.).

RESPONSABILITÉS:

Fermeture des déficiences et liste de corrections

Gérer les listes de déficiences de l’achèvement substantiel jusqu’à l’achèvement final.

Coordonner les sous-traitants, fournisseurs et équipes internes pour corriger les déficiences efficacement et selon un standard élevé.

Assurer le suivi des items en suspens et veiller à ce que tout soit complété selon le contrat et les attentes du client.

Faire les suivis, validations et inspections qualité pour s’assurer que les déficiences sont réellement corrigées (et non « patchées vite fait »).

Gestion de la garantie

Agir comme point de contact principal pour les items de garantie durant la période de garantie.

Recevoir, enregistrer et prioriser les demandes de garantie provenant des clients et des équipes internes.

Coordonner les visites de service, la planification des fournisseurs et les communications de suivi.

S’assurer que les travaux sous garantie sont faits à temps, bien documentés et fermés officiellement.

Documentation de fermeture

Préparer, compiler et remettre les dossiers complets de fermeture, incluant (selon le projet) :

Certificats de garantie

Manuels d’opération et d’entretien (O&M)

Plans « tel que construit » (as-built)

Signatures / quittances des sous-traitants

Documentation de mise en service (commissioning), si applicable

Rapports d’inspection et documents d’occupation

Listes de vérification finales de remise (turnover)

S’assurer que la documentation est complète, claire, bien organisée et présentée selon les standards Broccolini.

Communication et expérience client

Soutenir une transition fluide et professionnelle entre la fin des travaux et l’occupation.

Communiquer clairement avec le client sur les échéanciers, les besoins d’accès et les prochaines étapes.

Garder une approche calme, professionnelle et orientée service face aux préoccupations et demandes de garantie.

Contribuer à la satisfaction client en s’assurant que les projets sont réellement terminés, sans laisser traîner de points ouverts.

Coordination opérationnelle

Maintenir les tableaux de suivi de fermeture, les échéanciers et les rapports d’avancement pour plusieurs projets en cours.

Fournir des mises à jour hebdomadaires aux chargés de projet et à la direction construction.

Identifier les problèmes récurrents et causes possibles (performance d’un corps de métier, matériaux, lacunes de portée) et les remonter à l’équipe de gestion de projet.

Participer à l’amélioration continue des processus et outils de fermeture de projet chez Broccolini.

QUALIFICATIONS:

Minimum 3 ans d’expérience en construction résidentielle : coordination, administration de projet, fermeture de projet, ou gestion de service / garantie (expérience en entrepreneur général ou résidentiel haut de gamme, un gros atout).

Bonne connaissance des séquences de construction, des corps de métier, des finis et des standards de correction de déficiences.

Expérience à coordonner des sous-traitants et des interventions de service dans des environnements occupés ou presque occupés.

Très bonne organisation et excellent suivi : capable de gérer beaucoup de petits items sans échapper de détails.

Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale; à l’aise de travailler directement avec les clients.

Bonne maîtrise de MS Office / Google Workspace; expérience avec des logiciels de gestion de projets (ex - Procore) = un atout.

Capacité de communiquer en anglais et en français afin de collaborer avec des collègues et des clients à l’extérieur du Québec.

Broccolini est une entreprise en pleine croissance qui offre une approche multi-marchée, un environnement de travail dynamique, un programme de rémunération concurrentiel et d’excellents avantages sociaux incluant:

Plan d'assurance groupe (3 plans différents)

Service de télémédecine (accès à un(e) infirmier(ère) ou un(e) docteur(e) 24/7)

Programme d'aide aux employés

Programme de formation et développement professionnel

Programme de mentorat

Programme de diner santé, à un coût très raisonnable

Un comité social actif

Accès gratuit à une gym moderne, à l'entraînement personnel et aux cours collectifs de remise en forme.

Nombreuses places de stationnement gratuit

Café, espresso et thé gratuit

Broccolini remercie tous les candidats intéressés, mais seules les personnes retenues seront contactées.

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Broccolini is an equal opportunity employer and we are committed to creating a diverse and inclusive environment. We do not discriminate on the basis of race, religion, colour, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, disability status or veteran status. Accommodations for applicants with disabilities are available at all stages of the recruitment process upon request.

Broccolini is a family-owned, single-source provider of construction, development and real-estate services. Our company caters to the industrial, commercial and residential markets in Canada. Recognized for our quality workmanship, innovative technology, open collaboration, and exceptional standards, we offer a one-stop approach to the planning, development and construction of remarkable buildings.

DESCRIPTION:

Broccolini is seeking a Closeout Specialist / Project Coordinator to lead the final phase of our residential construction projects, ensuring all deficiencies, warranty items, and closeout documentation are completed thoroughly and on time. This role fills a critical operational gap in our project delivery process, ensuring we deliver a high standard of excellence through the finish line. The Closeout Specialist is responsible for coordinating and tracking deficiency resolution, managing warranty-related follow-ups, and assembling all closeout documentation (including manuals, as-builts, warranties, and sign-offs).

RESPONSIBILITIES:

Deficiency & Punchlist Closeout

Manage deficiency lists from substantial completion through final completion.

Coordinate subcontractors, suppliers, and internal teams to close deficiencies efficiently and to a high standard.

Track outstanding items and ensure completion aligns with contract requirements and client expectations.

Conduct follow-ups, confirmations, and quality checks to ensure deficiencies are properly resolved (not “patched over”).

Warranty Management

Act as the primary point of coordination for warranty items during the warranty period.

Receive, log, and triage warranty requests from clients and internal teams.

Coordinate service visits, vendor scheduling, and follow-up communications.

Ensure warranty work is completed on time, documented properly, and closed out formally.

Closeout Documentation

Prepare, compile, and submit complete closeout packages, including (as applicable):

Warranty certificates

O&M manuals

As-built drawings

Subcontractor sign-offs

Commissioning documentation (if applicable)

Inspection reports and occupancy documentation

Final turnover checklists

Ensure closeout documentation is organized, accurate, and delivered in a professional format consistent with Broccolini standards.

Client Communication & Experience

Support a smooth, professional client transition from construction to occupancy.

Provide clear communication to clients on timelines, access requirements, and next steps.

Maintain a calm, service-oriented approach to client concerns and warranty requests.

Support client satisfaction by ensuring projects are truly completed and not left lingering.

Operational Coordination

Maintain closeout trackers, schedules, and status reports for multiple active projects.

Provide weekly closeout updates to Project Managers and Construction leadership.

Identify recurring issues and root causes (trade performance, material issues, scope gaps) and flag them to the PM team.

Support internal process improvement initiatives to strengthen Broccolini’s closeout systems.

QUALIFICATIONS:

3+ years of experience in residential construction coordination, project administration, closeout, or warranty service (GC or high-end residential preferred).

Strong knowledge of construction sequencing, trades, finishes, and deficiency resolution standards.

Experience coordinating subcontractors and service work in occupied or near-occupied environments.

Excellent organizational skills and follow-through; able to manage many small items without dropping details.

Strong written and verbal communication skills; confident working directly with clients.

Proficient in MS Office / Google Workspace; experience with construction project management software is an asset (ex - Procore)

Ability to communicate both in english and french in order to collaborate with colleagues and clients outside of Quebec

Broccolini is a fast-growing company that offers a multi-market approach, a dynamic working environment, a competitive compensation program and excellent benefits such as:

Group Insurance Plan (three plans to choose from)

Telemedicine (24/7 access to a nurse or doctor)

Employee Assistance Program

Professional Training & Development Program

Mentorship Program

Healthy lunch program at a very reasonable cost

An active social & wellness committee

Free access to modern gym facilities, personal training and group classes

Ample free parking

Free espresso, coffee & tea

Broccolini thanks all interested applicants, however only those under consideration will be contacted.