Coordonnateur(trice) des opérations et des stocks – MD Formula | Operations & Inventory Coordinator – MD Formula

Je m’appelle Katherine et je fais partie de l’équipe des ressources humaines du groupe Victoria Park Medispa. Et voici la vérité : des opérations efficaces ne se produisent jamais par hasard. Derrière une clinique parfaitement organisée et chaque commande en ligne parfaitement préparée se trouve une personne qui aime l’organisation, la précision et le suivi. En tant que coordonnateur(trice) des opérations et des stocks pour MD Formula, vous ne faites pas « que » traiter des commandes : vous assurez l’approvisionnement de nos cliniques, la satisfaction de nos clients et le bon fonctionnement de notre marque en pleine croissance, en coulisses.

Chez Victoria Park, nous ne faisons pas les choses comme tout le monde. Nous façonnons l’avenir de l’esthétique médicale au Canada, et cela exige des personnes fiables, fières de faire les choses correctement. Si cela vous ressemble, poursuivez votre lecture.

Relève de : Gestionnaire, Production et mise en marché – MD formula

Une journée dans le rôle de coordonnateur·rice des opérations et de l’inventaire

Il s’agit d’un rôle concret et axé sur les détails, où aucune journée ne se ressemble. Vous soutiendrez les opérations des cliniques et du commerce électronique en gérant les commandes, les stocks, les expéditions et les courriels, en suivant des processus clairs et en signalant les enjeux lorsque nécessaire.

Votre travail garantit que les produits arrivent avec exactitude, à temps et en conformité, afin que nos cliniques et nos clients puissent se concentrer sur ce qu’ils font de mieux. Si vous aimez l’organisation, la précision et être la personne sur laquelle les autres comptent pour assurer le bon fonctionnement, ce rôle pourrait être exactement ce que vous cherchez. 

Votre objectif ?

Assurer le bon déroulement des opérations en veillant à ce que les commandes soient traitées avec précision, que les stocks soient bien gérés et que les communications soient claires et professionnelles.

Vos responsabilités

Gestion des commandes des cliniques et du commerce électronique

Coordonner les commandes des cliniques et en ligne, de la planification à l’expédition

Préparer, emballer et expédier les commandes avec précision et dans les délais

Assurer le suivi des expéditions et soutenir les suivis de livraison au besoin

Aider à résoudre les problèmes liés aux commandes retardées, perdues ou incorrectes

Soutien à la gestion des stocks

Maintenir des registres d’inventaire exacts dans les différents systèmes

Surveiller les niveaux de stock et signaler les faibles inventaires, les produits discontinués ou les risques de péremption

Soutenir la planification des stocks et le réapprovisionnement en fonction de l’utilisation et des tendances de vente

Participer aux inventaires physiques et aux audits

Réception des livraisons des laboratoires

Recevoir et vérifier les expéditions provenant des laboratoires

Signaler toute anomalie, dommage ou article manquant

S’assurer que tout l’inventaire reçu est correctement enregistré

Ce poste comporte des tâches physiques, incluant le levage, le transport et le déplacement de boîtes ou de matériaux de poids modéré à lourd

Gestion des communications liées aux commandes

Gérer les courriels entrants pour la boutique en ligne et les demandes de commandes des cliniques

Répondre aux questions concernant les commandes, l’expédition et les livraisons

Escalader les situations non standards, les plaintes ou les contraintes liées aux stocks lorsque requis

Soutien à la qualité (formation fournie)

Aider à effectuer des vérifications de qualité de base et le suivi des lots

Signaler rapidement toute préoccupation liée à la qualité ou à la conformité

Profil recherché

Vous êtes une personne très organisée, minutieuse et fiable. Vous aimez travailler en coulisses, vous vous épanouissez dans un environnement structuré et pouvez gérer plusieurs priorités tout en communiquant clairement et professionnellement.

Compétences et expérience requises

Bilingue (français/anglais) ou francophone avec une bonne connaissance fonctionnelle de l’anglais pour être capable de communiquer efficacement en français et en anglais afin de soutenir les opérations dans nos sites au Québec (60 %) et d’assister, guider et collaborer avec les équipes et gestionnaires situés hors Québec (Ontario, Manitoba, Alberta – 40 % des sites). Cette compétence bilingue est essentielle pour assurer une communication claire et efficace à travers toutes nos régions et la conformité aux réglementations linguistiques.

À l’aise avec les courriels, les tableurs et les systèmes opérationnels

Fiable, rigoureux(se) et axé(e) sur les processus

Capacité à suivre des procédures établies et à reconnaître quand escalader une situation

Détails du poste

Poste : Coordonnateur(trice) des opérations et des stocks – MD Formula

Type : Temps partiel (20 à 24 heures par semaine)

Rémunération : 22 $/heure

À propos de nous

Victoria Park offre le meilleur des services médispa à partir de nos 27 emplacements à travers le Canada. Chacune de nos cliniques est dirigée par des chirurgiens-plasticiens et/ou des dermatologues. Nous sommes fiers d’avoir été nommés, pour la troisième année consécutive, meilleur médispa au Canada et d’avoir remporté le prix du Choix des consommateurs décerné par les Prix canadiens du spa & du bien-être. Nous étions également finalistes pour Les sociétés les mieux gérées au Canada.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. En tant qu'employeur offrant l'égalité des chances, nous célébrons la diversité et nous nous engageons à créer un environnement inclusif pour tous les employés. Seuls les candidats éligibles seront contactés pour un entretien.

Note : Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

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I’m Katherine from the HR team at Victoria Park Medispa Group, and here’s the truth, great operations don’t happen by accident. Behind a seamlessly run clinic and every perfectly packed online order is someone who loves organization, accuracy, and follow‑through. As our Operations & Inventory Coordinator for MD Formula, you’re not “just” processing orders, you’re keeping our clinics stocked, customers happy, and our growing brand running smoothly behind the scenes.

At Victoria Park, we don’t do ordinary. We’re shaping the future of medical aesthetics in Canada, and that takes reliable people who take pride in doing things well. If that sounds like you, keep reading.

Reports to: MD formula Brand and Production Manager

 A Day in the Life as an Operations & Inventory Coordinator

This is a hands‑on, detail‑driven role where no two days are the same. You’ll support clinic and e‑commerce operations by managing orders, inventory, shipments, and emails, following clear processes and escalating issues when needed.

Your work ensures products arrive accurately, on time, and in compliance, so our clinics and customers can focus on what they do best. If you love organization, accuracy, and being the person others rely on to keep things running smoothly, this role might be exactly what you’re looking for.

Your Goal?

To keep operations running smoothly by ensuring orders are processed accurately, inventory is well managed, and communication is clear and professional.

You’ll Be:

Managing Clinic & E‑Commerce Orders

Coordinating clinic and online orders from planning through shipment

Picking, packing, and shipping orders accurately and on time

Tracking shipments and supporting delivery follow‑ups as needed

Helping resolve issues related to delayed, lost, or incorrect orders

Supporting Inventory Management

Maintaining accurate inventory records across systems

Monitoring stock levels and flagging low inventory, discontinued items, or expiry risks

Supporting inventory planning and reordering based on usage and sales trends

Participating in inventory counts and audits

 Receiving Lab Deliveries

Receiving and verifying shipments from laboratories

Reporting discrepancies, damages, or missing items

Ensuring all received inventory is properly recorded

This role involves physical tasks, including lifting, carrying, and moving boxes or materials of moderate to heavy weight.

Handling Order‑Related Communication

Managing incoming emails for the online store and clinic order inquiries

Responding to questions related to orders, shipping, and deliveries

Escalating non‑standard issues, complaints, or inventory constraints when required

 Supporting Quality (Training Provided)

Assisting with basic quality checks and lot tracking

Flagging quality or compliance concerns promptly

 What We’re Looking For

You’re someone who is highly organized, detail‑oriented, and dependable. You enjoy working behind the scenes, thrive in a structured environment, and can manage multiple priorities while communicating clearly and professionally.

 Required Skills & Experience

Bilingual (French/English), or French‑speaking with a strong working knowledge of English in order to support operations at our sites in Quebec (60%) and to assist, guide, and collaborate with teams and managers located outside Quebec (Ontario, Manitoba, Alberta – 40% of sites). This bilingual skill is essential to ensure clear and effective communication across all our regions and compliance with language regulations.

Comfort using email, spreadsheets, and operational systems

Reliable, detail‑oriented, and process‑focused

Ability to follow established procedures and know when to escalate issues

Position Details

Role: Operations & Inventory Coordinator – MD Formula

Type: Part-time (20–24 hours per week)

Compensation: $22/hour

Who We Are 

Victoria Park Medispa is Canada’s leading medical aesthetics provider, with 27 locations nationwide, led by specialists, plastic surgeons, and dermatologists. We’re proud to be named Top Medispa in Canada for three consecutive years, winners of the Consumer Choice Award, and finalists for Canada’s Best Managed Companies. 

Victoria Park is an equal opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive, respectful, and welcoming workplace. 

Only candidates selected for an interview will be contacted.