Coordonnateur en Estimation & Approvisionnement - Estimation & Procurement Coordinator

Coordonnateur en estimation & approvisionnement

Relevant de : VP Approvisionnement et Estimation
Lieu : Montréal (Québec)

L’OPPORTUNITÉ

Le Coordonnateur en estimation & approvisionnement soutient l’équipe d’estimation tout au long des phases de pré-construction et de construction de projets résidentiels, commerciaux et industriels. Ce rôle consiste à coordonner la documentation, les logiciels (Procore), à appuyer la préparation des estimations de coûts, à gérer les appels d’offres, à assurer le suivi auprès des sous-traitants et fournisseurs, et à veiller à une circulation précise et efficace de l’information entre les équipes internes et les partenaires externes. Le poste joue un rôle clé dans le soutien aux processus de pré-construction, en contribuant au respect des échéanciers et à la fluidité de l’exécution.

RESPONSABILITÉS

Soutien à l’estimation et à la pré-construction

Assister les estimateurs dans la préparation des estimations de coûts et des budgets de construction résidentielle

Compiler, organiser et distribuer les plans, devis et addendas

Soutenir les relevés de quantités et les comparaisons de coûts, au besoin

Maintenir les dossiers d’estimation, les bases de données de prix et l’historique des coûts

Coordination des appels d’offres et des sous-traitants

Préparer et transmettre les invitations à soumissionner aux sous-traitants et fournisseurs

Effectuer les suivis des soumissions, clarifier les questions de portée des travaux et assurer le suivi des réponses

Analyser et organiser les soumissions des sous-traitants pour révision par les estimateurs

Assurer une couverture adéquate des soumissions et la conformité aux exigences de portée

Documentation et rapports

Maintenir une documentation exacte et des systèmes de classement efficaces pour la pré-construction

Préparer les sommaires de soumissions, tableaux comparatifs et rapports internes

S’assurer que les estimations respectent les normes internes et les processus d’approbation

Participer à la préparation de la documentation de transfert vers les équipes de gestion de projets

Participer à l’émission et à la gestion des contrats

Communication et collaboration

Agir comme point de contact entre les équipes d’estimation & d’approvisionnement et des opérations

Coordonner les activités internes afin de respecter les échéanciers et délais

Contribuer à l’amélioration continue des outils et processus d’estimation

QUALIFICATIONS

Diplôme ou certificat en administration, gestion des contrats et/ou gestion de la construction

De 2 à 5 ans d’expérience en coordination d’estimation ou dans un rôle similaire en construction résidentielle

Bonne compréhension des méthodes, matériaux et corps de métiers en construction résidentielle

Expérience de travail avec des sous-traitants et des fournisseurs

Maîtrise des logiciels d’estimation (ex. : PlanSwift, Bluebeam ou équivalent)

Excellente maîtrise de Microsoft Excel et de la suite Microsoft Office

Capacité à lire et interpréter des plans et devis de construction (un atout)

Excellentes aptitudes organisationnelles, avec un souci élevé du détail et de l’exactitude

Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter des échéanciers serrés

Excellentes compétences en communication; bilinguisme français et anglais (oral et écrit)

Vivre nos valeurs fondamentales :

Chez Scalia, nous restons humbles et collaborons avec un état d'esprit positif.
Nous réinventons les quartiers en travaillant intelligemment, en réalisant nos objectifs et en repoussant les limites.
Nous libérons le plein potentiel de nos employés, partenaires et projets.

Note: L’usage du masculin a pour seul but d’alléger la lecture

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Estimation & Procurement Coordinator

Reports to: VP Procurement and Estimation
Location: Montreal, Quebec

THE OPPORTUNITY

The Estimation & Procurement Coordinator supports the Estimation team throughout the pre-construction and construction phase of residential, commercial and industrial construction projects. This role is responsible for coordinating documentation, software programs (Procore), assisting with cost estimates, managing bid packages, follow up with subcontractors and suppliers and ensuring accurate and timely flow of information between internal teams and external subcontractors/suppliers. The position plays a key role in supporting pre-construction processes, contributing to meeting deadlines and ensuring smooth execution.

RESPONSIBILITIES

Estimation & Pre-Construction Support

Assist Estimators in preparing residential construction cost estimates and budgets

Compile, organize, and distribute plans, specifications, and addenda

Support quantity take-offs and cost comparisons as required

Maintain estimate files, pricing databases, and historical cost data

Bid & Subcontractor Coordination

Prepare and issue bid invitations to subcontractors and suppliers

Follow up on bids, clarify scope questions, and track responses

Analyze and organize subcontractor quotes for estimator review

Ensure bid coverage and compliance with scope requirements

Documentation & Reporting

Maintain accurate pre-construction documentation and filing systems

Prepare bid summaries, comparison tables, and internal reports

Ensure estimates follow internal standards and approval processes

Assist with handover documentation to Project Management teams

Participate in contract issuance & management

Communication & Collaboration

Act as a point of contact between Estimation & Procurement, and Operations

Coordinate internally to ensure timelines and deadlines are met

Support continuous improvement of estimation tools and processes

QUALIFICATIONS

Diploma or certificate in administration, contracts and/or construction management

2–5 years of experience in estimation coordination or a similar role in residential construction

Solid understanding of residential construction methods, materials, and trades

Experience working with subcontractors and suppliers

Proficiency with estimating software (e.g., PlanSwift, Bluebeam, or equivalent)

Strong working knowledge of Microsoft Excel and the Office Suite

Ability to read and interpret construction drawings and specifications (would be an asset)

Strong organizational skills with high attention to detail and accuracy

Ability to manage multiple priorities and meet tight deadlines

Excellent communication skills; bilingual in French and English (oral and written)

Living the Core Values:

At Scalia we stay humble and collaborate with a positive mindset.

We reinvent neighborhoods by working smart, getting things done and pushing boundaries.

We unlock the full potential of our employees, partners and projects.