Chief of Staff to the VP Engineering (m/w/d)

Deine Aufgaben:
Als Chief of Staff to the VP Engineering bei Mercanis agierst du als Force Multiplier an der Seite unseres VP Engineering – du übersetzt Prioritäten in konkrete Ergebnisse, sicherst Qualität über alle Engineering-Deliverables hinweg und sorgst dafür, dass die richtigen Dinge schnell, verlässlich und auf hohem Niveau passieren. 

Wenn du Struktur in Mehrdeutigkeit bringst, ein scharfes Qualitätsverständnis mitbringst und in einer wachstumsstarken SaaS-Umgebung arbeiten möchtest, ist dies die perfekte Gelegenheit, um echten Impact auf die Geschwindigkeit und Qualität unserer technischen Umsetzung zu haben.

Dein Aufgabenbereich:
• Führungsexekution und Verlässlichkeit ermöglichen: Als Force Multiplier für den VP Engineering Prioritäten und Erwartungen in konkrete Maßnahmen, Deliverables und Zeitpläne mit klarer Verantwortlichkeit übersetzen, Iterationsaufwand reduzieren, indem du gemeinsam mit den Verantwortlichen in Engineering und Produkt nächste Schritte klärst und Ergebnisse schärfst, bevor sie zur Prüfung beim VP Engineering vorgelegt werden, und proaktiv erkennen, wo Arbeit ins Stocken gerät, um Fortschritt durch strukturiertes Follow-through und verlässliche Execution-Rhythmen voranzutreiben.
• Verantwortung für Qualitätssicherung übernehmen: Ownership für QA über Engineering-Deliverables hinweg übernehmen – Standards definieren, sicherstellen, dass Prozesse eingehalten werden, und Verantwortlichkeit für Qualitätsergebnisse vorantreiben. QA-Workflows etablieren und pflegen, die Probleme frühzeitig erkennen, Nacharbeit reduzieren und die Verlässlichkeit dessen schützen, was an Kunden ausgeliefert wird, und mit Engineering und Produkt zusammenarbeiten, um Qualitäts-Checkpoints ohne unnötigen Overhead in bestehende Prozesse zu integrieren.
• Kundenvorbereitung und -engagement: Vorbereitung technischer Kundentermine verantworten – Koordination der Inputs aus den Teams in einem verlässlichen Zeitrahmen, Erstellung klarer, überzeugender kundenorientierter Narrative und Präsentationen sowie Sicherstellen, dass Materialien geprüft, ausgearbeitet und konsistent sind, bevor sie das Haus verlassen. Starke Follow-ups nach Kundenterminen sicherstellen, interne Verantwortlichkeiten koordinieren, Umsetzung bis zum Abschluss verfolgen und Materialien sowie Agenden für Folgetermine vorbereiten. Sobald möglich: technische Kundentermine eigenständig leiten, dabei Fachexperten bei Bedarf einbinden und qualitativ hochwertige Ergebnisse sicherstellen.
• Cross-funktionale Ergebnisse vorantreiben: Cross-funktionale Produkt- und Engineering-Initiativen in Bewegung halten, indem du Ziele, erwartete Ergebnisse und Definitions of Done klärst, Verantwortlichen hilfst, komplexe Aufgaben in umsetzbare, nachverfolgbare Schritte zu zerlegen, und Risiken und Blocker frühzeitig sichtbar machst, damit sie adressiert werden können, bevor sie die Lieferung verlangsamen. Prozessverbesserungen vorantreiben, die Geschwindigkeit, Klarheit und Konsistenz in der Umsetzung erhöhen – bei gleichzeitigem Respekt für klare Ownership-Grenzen.
• Qualität und Konsistenz teamübergreifend erhöhen: Gemeinsame Frameworks, Templates und Best Practices etablieren und pflegen, um Alignment, Geschwindigkeit und Qualität in der technischen und produktbezogenen Arbeit zu verbessern, zu kundenorientierten Materialien, Proposals und internen Dokumenten beitragen, um die Gesamtqualität zu erhöhen und einen konsistenten Standard sicherzustellen, und übergeordnetes Feedback in konkrete Verbesserungen in Vorbereitung, Narrativ und Umsetzung übersetzen.
• Strategische und ad-hoc Initiativen: Neue Opportunities oder Sonderprojekte unterstützen, indem du Workflows strukturierst, frühe Inputs aus Produkt, Engineering und Computational Drug Discovery koordinierst und Momentum vom Kickoff bis zur Lieferung sicherstellst – als Execution-Partner und Force Multiplier sorgst du dafür, dass die richtigen Dinge schnell, verlässlich und auf hohem Niveau passieren.

Dein Profil:
• Sprachen: Du sprichst Deutsch auf Muttersprachniveau und verfügst über verhandlungssicheres Englisch – du wechselst mühelos zwischen beiden Sprachen in Kundenterminen, internen Dokumenten und Gesprächen mit der Führungsebene.
• Cross-funktionale Execution: Du hast nachweisbare Erfolge darin, cross-funktionale Initiativen in dynamischen Umfeldern zum Abschluss zu bringen – mit konkreten Beispielen für Programme, die du end-to-end verantwortet hast. Hintergrund in einer Top-Tier-Consulting-Firma ist ein deutliches Plus.
• Schriftliche Kommunikation: Du bringst starke schriftliche Kommunikationsfähigkeiten mit und erstellst kundentaugliche Materialien, strukturierte Proposals und klare interne Dokumente auf hohem Niveau.
• Strukturiertes Denken: Du arbeitest strukturiert in mehrdeutigen Problemstellungen – du zerlegst sie, definierst nächste Schritte und treibst sie bis zur Umsetzung voran.
• Standort & Setup: Du wohnst in Berlin und bist zu einem Office-First-Setup (4–5 Tage/Woche vor Ort) bereit.
• Ruhe unter Druck: Du bleibst ruhig, strukturiert und verlässlich unter Druck – bringst Struktur in Mehrdeutigkeit und bleibst gelassen, wenn sich Prioritäten verschieben.
• Ownership-Mindset: Du betrachtest Ergebnisse als deine Verantwortung, verfolgst Dinge nach, ohne dass man dir hinterherlaufen muss, und schließt Loops proaktiv.
• Qualitätsurteil: Du hast ein scharfes Urteilsvermögen für Qualität und Details – du erkennst, wenn etwas noch nicht fertig ist, und hebst die Messlatte, ohne das Team auszubremsen.
• Zwischenmenschliche Stärke: Du nimmst ohne formale Autorität Einfluss, nimmst Peers in die Verantwortung und baust schnell Vertrauen auf – über Engineering, Produkt und Führungsebene hinweg.
• Technisches Umfeld: Du fühlst dich in technischen Umfeldern wohl – du musst kein Engineer sein, kannst aber auf Augenhöhe mit Engineers interagieren, technischen Diskussionen folgen und sie in klare Narrative für nicht-technische Zielgruppen übersetzen.

Warum wir?:
• Mentoring & persönliches Wachstum: Du arbeitest eng mit erfahrenen Seriengründern zusammen, die dich in deiner fachlichen und persönlichen Entwicklung aktiv begleiten und fördern.
• Perks: Lebe das Scale-up-Life, regelmäßige Team Events & Offsites, und natürlich: kostenlose Uber-Eats-Meals & Uber-Rides, wenn’s mal wieder länger dauert.
• Room for Ideas: Wir leben eine offene Kultur mit echtem Sparring, du übernimmst Verantwortung und bekommst den Freiraum, deine Ideen voranzutreiben.
• Team Mindset: Werde Teil eines neugierigen, motivierten Teams, das mutig experimentiert, offen kommuniziert und sich stetig weiterentwickelt, gemeinsam und individuell.
• Central Location: Unser Büro liegt im Herzen von Berlins Startup-Ökosystem, mit bester Anbindung, großartiger Energie und tollen Menschen.
• Compensation: Exzellente Leistung verdient exzellente Vergütung; optional ergänzt durch Beteiligung am Unternehmenserfolg.