Chargebacks Analyst

ABOUT OUR COMPANY:

XOALA is a Neobank that provides its customers with multi-currency payment accounts, cards and acquiring products. We are set to power global businesses through our simple-to-integrate modular framework and robust infrastructure.

JOB DESCRIPTION:

We are seeking an analytical and detail-oriented Chargebacks Analyst to join the growing operations team in our Stockholm office! The successful candidate will have solid experience and understanding of card scheme systems, chargeback rules and fraud management processes.

You will play an important role in investigating and resolving chargebacks for both issuing and acquiring card transactions while ensuring compliance with card-scheme regulations and safeguarding the company’s financial integrity.

Review, investigate and handle incoming cardholder disputes and acquiring chargebacks across all payment channels, including evidence collection, customer-raised disputes, suspected fraud or unauthorized transactions.

Collect and analyze relevant transaction data, evidence, and documentation (receipts, transaction logs, communications, etc.) to assess dispute validity.

Prepare and submit representment, pre-arbitration, and arbitration packages in compliance with relevant card scheme rules (e.g. Visa, Mastercard) and internal policies.

Liaise with merchants, acquiring banks, payment processors, and internal teams (fraud, finance, customer support) to gather evidence or clarify details.

Monitor and reconcile chargeback amounts and representment outcomes to ensure accurate financial reporting and bookkeeping.

Track trends and patterns in chargebacks (e.g. frequent dispute causes, fraud spikes) and report insights or risk indicators to management.

Propose and contribute to process improvements: recommend preventive measures, update internal procedures, and support efforts to reduce chargeback volume and fraud exposure.

Stay up-to-date and maintain regular monitoring and knowledge of relevant card-scheme regulations, compliance requirements, and industry best practices.

PERSON SPECIFICATION:

2–3 years’ hands-on experience in chargeback dispute processing/ fraud investigations, within a payment services provider (PSP)/ EMI/ bank or similar

Previous experience with chargeback dispute handling tools and internal monitoring systems is a requirement.

Hands-on experience and ability in analyzing chargeback data and generate meaningful reports.

Good understanding of payment processing workflows, card-scheme dispute rules (e.g. Visa, Mastercard), and chargeback lifecycle

Strong analytical, investigative, and problem-solving skills with high attention to detail and ability to work under tight deadlines and high volumes.

University Degree in Finance/ Business Administration/ Economics or related field or equivalent work experience.

Proficiency in Microsoft Excel (or similar data tools).

Excellent written and verbal communication skills - ability to coordinate with merchants, banks, internal stakeholders.

Integrity, confidentiality, and adherence to data-protection / compliance / fraud-prevention policies.

WHAT WE OFFER:

🚀Competitive Remuneration Package

🚀Work-Life Balance, in the form of flexible working hours and a hybrid working model

🚀Healthcare allowance

🚀Pension Plan

🚀Dynamic career growth in a dynamic, innovative and fast-growing Global company

🚀..and many more coming along the way!