Büroleiterin

Als Office Manager sorgst du dafür, dass unser Büroalltag reibungslos, einladend und gut organisiert läuft – für Mitarbeitende genauso wie für Besucher:innen.

Du baust das „Betriebssystem“ unseres Büros auf und hältst es am Laufen: von Materialien, Dienstleistern und Services über Empfang und Besucherprozesse bis hin zu klaren Onsite-Routinen und interner Koordination. So schaffst du die Voraussetzungen, damit unsere Teams vor Ort produktiv und gerne arbeiten können.

Umfang & Standort

Standort: Darmstadt (tägliche Präsenz vor Ort erwartet)

Büroumfang:

Aktuell zwei Etagen, laufender Kapazitätsausbau

Derzeit ca. 60 Mitarbeitende am Standort, nahezu Verdopplung innerhalb dieses Jahres geplant. Aktuell keine Verantwortung für mehrere Standorte, aber enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit anderen Büro.

Hauptverantwortlichkeiten

1) Office Operations & Employee Experience (Tagesgeschäft)

• Du stellst sicher, dass das Büro jeden Tag einsatzbereit ist (Küche, Meetingräume, Verbrauchsmaterialien, Ordnung, Abstimmung mit der Reinigung)

• Du behältst Materialien und Bestellungen im Blick, bevor etwas ausgeht

• Du kümmerst dich um Onsite-Themen (kleine Reparaturen, Beschilderung, Zutritt, Arbeitsplätze)

• Du achtest auf grundlegende Themen rund um Sicherheit und Gesundheit

• Du bist Teil des aktuellen Büroausbaus und hältst Dinge zusammen

2) Lieferanten- & Dienstleistungsmanagement

• Du bist Hauptansprechperson für unsere Büro-Dienstleister (Vermieter/HBK, Reinigung, Kaffee/Wasser, Entsorgung, Catering, Kurierdienste etc.)

• Du holst Angebote ein, vergleichst, hältst Kosten im Blick (mit Finance)

• Du merkst, wenn etwas nicht läuft – und klärst es

3) Besucher & Office Experience

• Du organisierst unseren Besucherprozess von Ankunft bis Abgang

• Du bereitest Meetingräume vor und unterstützt vor Ort

• Du koordinierst kleinere Events im Büro

• Du sorgst dafür, dass Büroinfos klar und verständlich sind (Teams-Posts, kurze Mails, einfache Hinweise)

4) Arbeitsplatzkoordination & grundlegende Planung

• Du unterstützt bei der Sitzplatzplanung zusammen mit People Ops

• Du bereitest Onboardings vor (Badge, Arbeitsplatz, Willkommenspaket – in Abstimmung mit IT)

• Du hilfst beim Offboarding vor Ort

5) Administration, Budgets & grundlegende Compliance

• Du prüfst Rechnungen und Bestellungen und hältst Budgets im Blick

• Du pflegst unsere Büro-Dokumentation (Dienstleister, Abläufe, Bestellzyklen)

• Du unterstützt einfache Compliance-Themen (z. B. Erste-Hilfe-Ausstattung, Beschilderung)

Nicht im Aufgabenbereich

• Technischer Gebäudebetrieb / technische Compliance des Vermieters (Facility Management/HBK)

• IT-Administration (liegt bei IT; Office Manager koordiniert lediglich Logistik)

• People Ops Aufgaben

• Umfangreiches Eventmanagement (sofern nicht ausdrücklich erforderlich)

Erfolgsmessung (erste 6–12 Monate)

• Büro läuft zuverlässig mit minimalen Störungen; hohe interne Zufriedenheit mit der Onsite-Erfahrung

• Büroerweiterung und Umbau erfolgreich umgesetzt; Arbeitsplatzplanung entwickelt sich bedarfsgerecht weiter

• Zentrale Dienstleister sind stabil etabliert (SLAs werden eingehalten, weniger wiederkehrende Probleme, Kosten unter Kontrolle)

• Onsite-Onboarding funktioniert konsistent und reibungslos

• Bürodokumentation ist vollständig, aktuell, auffindbar und wird genutzt

• Budgetausgaben sind planbar; Rechnungen werden pünktlich verarbeitet; Beschaffungsprozesse eingehalten

Erforderliche Erfahrung & Fähigkeiten

• 2–5+ Jahre Erfahrung in Office Management / Workplace Operations / Teamassistenz mit starker Eigenverantwortung (Scale-up- oder Multi-Stakeholder-Umfeld von Vorteil)

• Sehr gute Organisationsfähigkeit: Priorisierung, Follow-up, Umgang mit Unterbrechungen

• Erfahrung im Lieferantenmanagement (Angebote, Verträge, Problemlösung)

• Souveräne Kommunikation (Deutsch und Englisch, schriftlich und mündlich) mit ausgeprägter Serviceorientierung

• Sicher im Umgang mit Tools: Google Workspace / MS Office, Teams, grundlegendes Tracking in Sheets

• Praktischer Problemlöser, hands-on, proaktiv, freundliche Präsenz im Büro

Nice-to-haves

• Erfahrung bei Büro-Umzügen/-Erweiterungen oder beim Aufbau eines neuen Büros

• Grundkenntnisse in Beschaffung / Rechnungsprozessen

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Gebäudemanagement / Vermietern

Focused Energy is an equal opportunity employer committed to creating an inclusive environment. Qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender perception or identity, national origin, age, marital status, protected veteran status, or disability status.

Pursuant to the San Francisco Fair Chance Ordinance, Focused Energy will consider for employment qualified applicants with arrest and conviction records.

Compensation offered will be determined by factors such as location, level, job-related knowledge, skills, and experience. Certain roles may be eligible for incentive compensation, equity, benefits.