Biobank Assistant – pre-clinical Operations (m/w/d)

QIMA bietet intelligente Lösungen, damit Kunden weltweit vertrauenswürdige Produkte herstellen können. Mit Aktivitäten in über 100 Ländern unterstützen wir mehr als 30.000 Unternehmen aus den Bereichen Konsumgüter, Lebensmittel und Life Sciences durch Vor-Ort-Expertise und digitale Qualitäts- und Compliance-Lösungen.

Die Division QIMA Life Sciences vereint mehrere spezialisierte Unternehmen und ist ein führender Anbieter von Auftragsforschung für die Kosmetik-, Nutraceutical-, Dermatologie-, Pharma- und Biotech-Branche. Mit über 2.000 m² Laborfläche in Frankreich und Deutschland und einem Team von 150 Experten begleiten wir unsere Kunden in allen Phasen der Produktentwicklung.

Im Fokus stehen wissenschaftliche Exzellenz, Innovation und Nachhaltigkeit. Zur Verstärkung unseres internationalen Teams suchen wir eine engagierte Biobank-Assistenz (m/w/d).

Du bist kommunikativ, organisierst gerne und hast Spaß daran, mit Menschen zu interagieren? Dann könnte diese Position gut zu dir passen. 

In dieser Rolle unterstützt du unser operatives Team bei der Gewinnung und Betreuung von Proband:innen/Patient:innen, der Termin‑ und Prozesskoordination sowie bei der organisatorischen Abwicklung rund um unsere Biobank. 

Biobank bedeutet bei uns: eine strukturierte Sammlung von humanen Haut-/Gewebeproben und zugehörigen (pseudonymisierten) Basisdaten für wissenschaftliche Projekte. 

Der Schwerpunkt liegt auf operativer Koordination, zuverlässiger Dokumentation und reibungslosen Abläufen – inklusive der Kommunikation mit Ärzt:innen, Praxen und Kliniken sowie der Mitwirkung beim Ausbau unseres Kooperationsnetzwerks. 

Wir suchen eine engagierte Person, die unser internationales Team verstärkt. 

Deine Aufgaben

• Aktive Ansprache und Betreuung von Patient:innen/Proband:innen für wissenschaftliche Projekte und die Biobank (v. a. telefonisch und per E‑Mail) 
• Terminmanagement und Abstimmung mit Kooperationspartnern (Praxen/Studienzentren/Kliniken) 
• Organisation von Abholungen und Versand (Kurierbuchungen, Nachverfolgung, Abstimmung mit internen Schnittstellen) 
• Unterstützung bei Probenlogistik und vorbereitendem Probenhandling nach SOPs (z. B. Annahme, Kennzeichnung, einfache Verarbeitungsschritte; keine diagnostische Tätigkeit) 
• Pflege und Nachverfolgung von Unterlagen/Listen (z. B. Terminstatus, Probenstatus) gemäß internen Vorgaben 
• Zusammenarbeit mit Lab Management, wissenschaftlichem Personal und externen Partnern zur Sicherstellung sauberer Abläufe und Dokumentation 
• Vor‑Ort‑Unterstützung bei Kooperationspartnern (ca. 1–2× pro Monat im Umkreis von bis zu 100 km) 
• Kommunikation und Koordination mit Ärzt:innen, Praxen und Kliniken sowie Unterstützung beim Ausbau unseres Kooperationsnetzwerks (z. B. Recherche geeigneter Partner, Erstkontakt nach Vorlage, Dokumentation von Rückmeldungen und Follow‑up) 

• Hintergrund im medizinisch-/naturwissenschaftlichen Bereich, z. B. MFA, MTA, BTA, B.Sc. (Biologie, Biomedizin) oder vergleichbar 
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine selbständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise – kombiniert mit Verantwortungsbewusstsein und freundlicher, serviceorientierter Kommunikation 
• Erste Erfahrung im Patienten-/Probandenkontakt, Terminmanagement oder in der Zusammenarbeit mit Praxen/Studienzentren ist von Vorteil 
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift sowie gutes Englisch für die interne Zusammenarbeit (Unternehmenssprache ist Englisch) 
• Führerschein Klasse B (für gelegentliche Vor‑Ort‑Termine im Umkreis), PKW wird gestellt 
• Bereitschaft zu gelegentlichen Terminen außerhalb der Kernarbeitszeit (z. B. telefonische Erreichbarkeit am frühen Abend nach Absprache) 

• Stabiler Arbeitsplatz in einer wachsenden und zukunftsorientierten Branche 
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Team-/Projektanforderungen (Gleitzeit mit Kernarbeitszeiten) 
• Fortschrittliche Laborausstattung und digitale Tools an einem modernen Arbeitsplatz 
• Offene Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien 
• Eine Unternehmenskultur, die Respekt, Vielfalt und soziale Verantwortung wertschätzt 
• Einstieg in ein kollegiales, dynamisches und internationales Team 
• Betriebliche Altersvorsorge 
• Zusätzliche Benefits: Unternehmensbonus sowie Zugang zu Corporate Benefits (Mitarbeitendenrabatte bei zahlreichen Anbietern)