Bilingual Research Administrative Assistant /Assistant Administrative de Recherche Bilingue

AU SUJET DE LA CLINIQUE

La maladie d'Alzheimer (MA) est le type de démence le plus courant, représentant environ 70 % de tous les cas. Les personnes âgées de plus de 65 ans courent un risque plus élevé de développer la MA. Elle diminue les capacités cognitives, verbales et physiques en détruisant les cellules du cerveau. Cela affecte à son tour notre capacité à penser, à apprendre de nouvelles choses et à nous souvenir. De nombreux experts scientifiques s'efforcent d'améliorer notre compréhension de cette maladie dévastatrice et cherchent ainsi à trouver des traitements plus efficaces.

Nos cliniques s'associent à des sociétés pharmaceutiques pour mener des essais cliniques de phase II et III sur la maladie d'Alzheimer. Notre contribution unique va révolutionner la lutte contre la maladie. Nous fournissons des soins aux patients, générons des connaissances pour la communauté scientifique, continuons à améliorer le soutien et l'accès à la recherche clinique.

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous l’autorité de la directrice des opérations, l’assistant(e) de recherche est responsable de l’entrée des données spécifiques à l'étude, de compléter l'eCRF, de la gestion des rendez-vous des participants à l'étude et du remboursement de la participation à l'étude.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Maîtrise les versions les plus récentes des documents reliés aux programmes de recherche (c.-à-d. protocoles, manuel d'instructions d’entrée des données, etc.)

Collabore dans la création, la vérification et la modification des documents sources pour chaque programme de recherche

Crée et assure l'assemblage de documents sources vierges supplémentaires

Collabore avec les instructeurs du programme et les moniteurs d'études

Effectuer l’entrée de données dans les différents portails informatiques; répondre aux questions des compagnies commanditaires et en assurer le suivi

Vérifie les documents sources des programmes de recherche et s'assure que toutes les informations requises sont incluses

Met à jour et maintient les dossiers électroniques des patients (c'est-à-dire confirmer la tâche d’entrée des données, vérifier les procédures terminées, etc.).

Maintient à jour les formations spécifiques aux différents programmes de recherche ainsi que les formations générales

Assiste le coordinateur de l'étude dans toutes les tâches administratives nécessaires

Assiste le coordinateur de l'étude à planifier et céduler les visites d'études

Aide le coordinateur de l'étude à planifier des rendez-vous avec différents fournisseurs (IRM, TEP, examens ophtalmologiques, etc.)

Gère les programmes de remboursement des participants à l'étude, par le biais de portails ou de dépôts directs

Maintient à jour les différents registres (statistiques d'études, remboursement, etc.)

Assiste le coordonnateur de l'étude dans le suivi des documents requis par l'étude (rapports de laboratoire, ECG, TEP, dossiers médicaux du sujet d'étude, etc.)

Travaille de manière interfonctionnelle dans toute l'organisation

Effectue le travail conformément aux dispositions de la Loi et des règlements sur la santé et la sécurité au travail et à toutes les politiques et procédures de l'entreprise liées à la santé et à la sécurité au travail.

Effectue d’autres tâches connexes assignées.

EXIGENCES

Un diplôme d'études postsecondaires ou un diplôme général en administration, en commerce ou en secrétariat médical est exigé, ou une combinaison d'études, de formations et d'expériences équivalentes.

Un minimum de deux (2) années d'expérience en administration ou en secrétariat médical

Une expérience en recherche médicale serait un atout

Connaissance de la suite Microsoft Office et d'autres outils logiciels

Excellente capacité à s’exprimer oralement et par écrit en français et en anglais

Gestion des priorités, travail sous pression, sens de l’organisation et de gestion du temps

Adaptation aux changements

Minutie

Esprit d’équipe

Polyvalence

Débrouillardise

Sens des responsabilités, professionnalisme

Confidentialité et de discrétion

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

ABOUT OUR CLINIC

Alzheimer's disease (AD) is the most common type of dementia, making up approximately 70% of all cases. Those over the age of 65 are at a higher risk to develop AD. It diminishes cognitive, verbal and physical abilities by destroying brain cells. This in turn affects our ability to think, to learn new things, and to remember. Many scientific experts are working to ameliorate our understanding of this devastating disease, thus searching to find more effective treatments.

Our clinics partner with pharmaceutical companies to conduct Phase II and III clinical trials for Alzheimer's Disease. Our unique contribution will revolutionize the fight against the disease. We provide care to patients, generate knowledge for the scientific community, continue to improve support, and access to clinical research.

SUMMARY 

Under the authority of the Director of Operations, the Research Assistant is responsible for the study specific data entry, completion of eCRF, management of study participants appointments and reimbursement for study participation.

TASKS AND RESPONSIBILITIES

Masters the latest versions of documents related to the research programs (i.e. protocols, data entry instruction manual, etc.

Collaborates in the creation, verification and modification of the source file template for each research program

Creates and ensures the assembly of additional blank source files

Collaborates with curriculum instructors and study monitors

Performs data entry in the various computer portals; responds and follows-up to sponsor’s queries

Verifies the source files of the research programs and ensures that all required information is included

Updates and maintains electronic patient records (i.e. confirm the data entry task, verify completed procedures, etc.).

Maintains up to date training specific to the various research programs and to general trainings

Assist the study coordinator in any administrative tasks as needed

Assist the study coordinator in the planification and the scheduling of study visits

Assist the study coordinator in scheduling appointments with different vendors (MRI, PET scans, ophthalmologic exams, etc)

Handle the study participants reimbursement programs, via portals or direct deposit

Maintain the various logs up to date (study statistics, reimbursement, etc)

Assist the study coordinator in the follow-ups of study required documents (lab reports, ECGs, PET scans, study subject’s medical files, etc)

Works cross functionally across the organization

Performs work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all company policies and procedures related to Occupational Health and Safety.

Performs other related duties as assigned

EDUCATION AND QUALIFICATIONS

A Post-Secondary Degree or Diploma in general office administration, business or medical secretarial work is required, or a combination of education, training and experience deemed equivalent. 

A minimum of two (2) years of experience in administration or medical secretarial work

Experience in medical research would be an asset

Knowledge of Microsoft Office Suite and other software tools

Excellent oral and written communication skills in French and English.

Priority Management, work under pressure, sense of organization and time management.

Adapting to change.

Team spirit.

Takes initiative.

Responsible, professional.

Manage information confidentially and discreetly.