Ausschreibungsmanager:in / Vergabemanager:in (m/w/d)

Deine Rolle

Worum es geht
Mit dem Personal.manager entwickeln und betreiben wir eine cloudbasierte Dienstplan- und Personaleinsatzplanungssoftware mit Fokus auf Krankenhäuser und größere Einrichtungen. Ein wesentlicher Teil unseres Wachstums läuft über Ausschreibungen und Vergabeverfahren.

Heute fehlt uns dafür vor allem eins: Zeit und Fokus, um passende Verfahren systematisch zu finden, sauber zu bewerten und professionell einzureichen.

Genau dafür suchen wir dich: Du übernimmst Ausschreibungen end-to-end, von der Recherche über Teilnahmeanträge und Angebote bis zur fristgerechten Einreichung. Du arbeitest eigenständig, strukturiert und so, dass der Aufwand für das Team minimal bleibt - bei maximaler formaler Sicherheit.

Deine Mission
Du machst Ausschreibungen für uns zu einem verlässlichen Kanal: passende Verfahren finden, Aufwand und Erfolgschancen realistisch einschätzen, Teilnahmeanträge und Angebote sauber aufbereiten und fristgerecht, vollständig, formell korrekt und überzeugend einreichen.

Das wirst Du tun

1) Ausschreibungen finden und qualifizieren (Bid/No-Bid)• Du recherchierst aktiv nach passenden Ausschreibungen (öffentlich und privat), setzt Suchprofile/Alerts auf und pflegst eine Ausschreibungspipeline.
• Du bewertest Fit, Aufwand, Fristen und Risiken und gibst eine klare Bid/No-Bid-Empfehlung inkl. solider Begründung.
• Du erkennst früh K.-O.-Themen (z. B. Mindestanforderungen, zwingende Nachweise, Referenzkriterien, Zertifizierungen/Standards) und machst sie transparent.

2) Angebotsprozess steuern (Teilnahmeantrag + Angebot)• Du planst rückwärts vom Abgabetermin, erstellst einen verbindlichen Zeitplan und koordinierst Zuarbeiten aus Entwicklung, Betrieb, Support, Produkt und Geschäftsführung.
• Du steuerst den Prozess so, dass Entscheidungen und Inhalte rechtzeitig vorliegen. Ohne hektische Last-Minute-Feuerwehren.

3) Unterlagen erstellen, strukturieren und prüfen• Du erstellst und kompilierst Angebotsunterlagen: Formblätter, Nachweise, Erklärungen, Anlagen - inkl. Struktur, Konsistenz und Vollständigkeit.
• Du übersetzt fachliche Inputs aus dem Team in klare, prüffähige Texte (vergabefest, ohne Marketing-Blabla).
• Du verantwortest die formale Qualität: geforderte Gliederung, Dateiformate, Signaturen/Vertretung, Fristen, Portalanforderungen.

4) Einreichung & Kommunikation• Du reichst Teilnahmeanträge/Angebote über die jeweiligen eVergabe-Portale fristgerecht ein und dokumentierst Einreichung und Versandnachweise sauber.
• Du behältst Rückfragen, Bieterkommunikation, Q&A, Fristenänderungen und Korrekturen im Blick.
• Du koordinierst Aufklärungen/Klarstellungen und Nachforderungen strukturiert und fristgerecht, in Abstimmung mit Geschäftsführung und bei Bedarf externer Vergaberechtsberatung.

5) Bewertung, Transparenz und Lessons Learned• Du organisierst die Kommunikation nach Bewertung/Absage (z. B. Anforderung von Bewertungsaufschlüsselungen) und dokumentierst Gründe sauber.
• Du koordinierst - sofern erforderlich - die Vorbereitung formaler Schritte (z. B. Rüge) in enger Abstimmung mit Geschäftsführung und externer Vergaberechtsberatung.

6) Wiederverwendbarkeit & Prozessqualität• Du baust eine interne Bibliothek auf (Standardtexte, Nachweise, Referenzen, Templates, Checklisten, Rollen-/Kapazitätsbeschreibungen).
• Du etablierst einen wiederholbaren Prozess mit Qualitätsgates (z. B. Vier-Augen-Prinzip, Vollständigkeits- und Konsistenzcheck „Formblatt ↔ Anlagen ↔ Text“).
• Du machst nach jeder Abgabe kurze Retros: Was hat funktioniert, wo haben wir Punkte verloren/gewonnen, was verbessern wir beim nächsten Mal?

Kommunikation ist Kernkompetenz

Ausschreibungen sind viel Struktur und viel Kommunikation - intern wie extern. Deshalb gilt:• Sehr starke Kommunikationsfähigkeit ist zwingend erforderlich (schriftlich und mündlich).
• Deutsch auf C2-Niveau ist Voraussetzung (Texte müssen präzise, verständlich und formal belastbar sein).

Das bringst Du mit

• Erfahrung mit Ausschreibungen/Vergaben oder formalen Angebotsprozessen (Bieterseite), öffentlich oder privat.
• Sicherer Umgang mit Eignungs-/Ausschlusskriterien und formalen Nachweisen (z. B. Referenzen, Eigenerklärungen, Unternehmensunterlagen).
• Erfahrung mit eVergabe-Portalen und deren Anforderungen (Uploads, Formate, Fristen, Q&A-Prozesse).
• Sehr starke Textkompetenz: du kannst aus Stichpunkten vergabefeste, prüffähige Inhalte erstellen.
• Struktur und Genauigkeit: du arbeitest sauber, fristensicher und dokumentierst nachvollziehbar.
• Eigenständige Arbeitsweise: du brauchst keine Dauerbegleitung, holst dir aber gezielt Input, wenn nötig.

Nice to have• Erfahrung im Umfeld Healthcare/Krankenhäuser oder B2B-SaaS.
• Grundverständnis für IT-/SaaS-Themen (Cloud, Betrieb, Security/Compliance), ohne tief technisch sein zu müssen.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Vergaberechtsberatung und im Umgang mit Bewertungslogiken.
• Erfahrung im Aufbau von Templates/Standardnachweisen und Prozessstandardisierung.

Das bieten wir Dir

• Maximale Flexibilität beim Arbeitsort: 100 % Remote, Hybrid oder 100 % vor Ort in St. Wendel
• Arbeit an realen, produktiven Systemen mit echtem Impact
• Klare Rollenverteilung zwischen Produktentwicklung und Plattformbetrieb
• Enge Zusammenarbeit mit erfahrenen Engineering-Rollen
• Raum für technische Gestaltung und Weiterentwicklung
• Weiterbildungsmöglichkeiten und berufliche Entwicklung.
• Ein faires und angemessenes Gehalt, das Deiner Qualifikation und Erfahrung entspricht.
• 30 Tage Urlaub, damit Du Dich ausreichend erholen und neue Energie tanken kannst.
• Regelmäßige Firmenevents wie z. B. ein Sommerfest, bei denen Teamgeist und gemeinsamer Spaß im Vordergrund stehen.
• Ein motiviertes, freundliches Team, das Zusammenarbeit und Austausch schätzt und fördert.

Unsere Ansprüche und Ziele

Wie Erfolg bei uns aussieht (Beispiele)• Es gibt eine gepflegte Pipeline mit klarer Bid/No-Bid-Logik und Entscheidungsvorlagen.
• Abgaben sind fristgerecht und formal sauber (keine Formfehler, keine vergessenen Anlagen).
• Inhalte sind prüffähig und konsistent (Formblätter ↔ Anlagen ↔ Textbausteine).
• Wiederverwendbarkeit steigt messbar (Templates/Library reduzieren Aufwand und Fehlerquote).

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