ASSISTANT ADMINITRATIF

La Direction Baies et Vitrages oriente ses activités en certifications de produits, évaluation de produits/procédés, réalisation d'essais et d'audits qualités, relatifs aux fenêtres, portes, portails, volets, stores et leurs composants.

La Direction Baies et Vitrages recrute un-e assistante pour sa division certification des produits.

L’assistant(e) administratif(ve) réalise toutes les tâches courantes administratives et logistiques de la division afin d’en garantir le bon fonctionnement.

Il/Elle apporte un soutien administratif à l’équipe et plus particulièrement au Responsable.

Il/Elle est secrétaire de plusieurs applications de certification.

Missions :

Assurer toute activité permanente ou ponctuelle liée à l’administration et à la logistique.
Produire et mettre en forme des documents administratifs et techniques en soutien des équipes (courriers clients, mails, certificats, traitement des boites mails partagées, etc.) et réaliser les envois.
Préparer les réunions (interne/externe) sur un plan administratif et logistique (préparation de dossiers, réservation de salle, repas et autres besoins logistiques), diffusion des invitations et comptes-rendus.
Assurer l'interface avec les autres Directions du CSTB, représenter l’équipe en interne comme en externe dans son rôle d’accueil téléphonique et physique.
S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue afin d'accroître l'efficacité de la division en interne comme en externe (système qualité).
Entretenir une relation client proactive (accompagnement et satisfaction clients).

Assurer les actions administratives & financières propre à son activité

Assurer l’administration des ventes (création de comptes clients, contacts, et opportunités, gestion des comptes/dossiers clients, envoi de devis et relance des clients…) dans le respect des procédures en vigueur.
Enregistrer les commandes des clients, veiller à la cohérence et assurer le suivi des commandes.
Gérer le suivi des facturations (demandes d’avances, factures, remboursement, demande d’avoirs, etc…), ainsi que des règlements.
Compléter et renseigner le CRM, SAP et l’outil de gestion du processus de certification.
Assurer le reporting de ses activités (mise à jour des tableaux de bords, contrôle/analyse des données, % d’avancement, etc.).
Assurer la production et la gestion des demandes d’achats fournisseur en garantissant le respect des procédures achats.

Autres missions

Organiser des ordres de mission et déplacements des ingénieurs de l’équipe.
Participer à la mise en place et la mise à jour des nouveaux outils de suivi des activités.
Apporter un soutien général aux équipes sur des dossiers spécifiques, notamment en cas d’absence d’un(e) homologue de la direction.

Des déplacements ponctuels sont à prévoir (4 à 6 jours /an en France).

Profil (formations, compétences, expériences…)

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2/3 minimum, type BTS/DUT dans le domaine commercial, vente, assistant manager ou gestion administrative et commerciale.

Vous disposez d'une expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire.

Vous avez des compétences en ADV, administratif et gestion.

Vous avez une excellente maîtrise de la suite Office, des outils collaboratif (share point, teams) et idéalement de SAP.

Compétences transverses :

Dynamique, curiosité, organisation
Rigueur et méthodique avec le sens des priorités
Force de proposition et proactivité
Grande capacité rédactionnelle, vous aimez le travail en équipe et vous avez un très bon relationnel,

Processus de recrutement

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