Asistente Administrativo

Funciones Área de Responsabilidades:

Notificar a clientes sobre cambios en las condiciones de entrega u otras modificaciones a lo estipulado en las cotizaciones.

Administrar y dar seguimiento a todo lo concerniente al manejo de licitaciones. (cuando aplique)

Apoyar al departamento de ventas en todo lo administrativo.

Confeccionar cartas de compromiso para las entregas de productos.

Planificar, organizar y confeccionar pedidos de los productos en el sistema.

Dar seguimiento a los pedidos con los proveedores.

Actualizar y verificar que toda la información de los pedidos se encuentre correcta, de manera que esté accesible a los departamentos involucrados.

Mantener actualizada la bitácora con el seguimiento de los pedidos en el sistema.

Tramitar los reclamos a proveedores por mercancía faltante, por mercancía que no esté en buenas condiciones o sobre las facturas mal elaboradas.

Solicitar y entregar proformas para realizar el pago por adelantado de pedidos y realizar la verificación del mismo en cuanto a precios y cambios de catálogos.

Realizar los envíos de pago por servicio de Courier y las devoluciones al exterior de la mercancía.

Generar los informes para presentar en las reuniones de seguimiento del curso del pedido.

Proporcionar los contactos de entregas de productos de los clientes.

Coordinar la revisión de equipos para su facturación y entrega al cliente.

Dar seguimiento a los entrenamientos de equipos instalados a los clientes.

Mantener actualizada la base de datos de equipos.  ( cuando aplique)

Realizar la reubicación de equipos con la documentación requerida.

Dar seguimiento a las instalaciones de los equipos en comodato con la administradora de servicio técnico.

Realizar visitas en sitios aleatorios para corroborar que la información del sistema es correcta.  ( cuando aplique)

Crear la documentación relacionada a nuevos comodatos y las requisiciones de salida de los equipos en comodato.

Entregar documentación referente a los comodatos al departamento de contabilidad y a la bodega.

Realizar los traslados en consignación para hospitales en general.

Gestionar toda la documentación necesaria para coordinar las entregas con el grupo de distribución.

Coordinar con el cliente las entregas (detalles como día, lugar, contacto, etc).

Mantener los archivos en orden.

Gestionar todo lo relacionado al trámite de facturación.

Mantener actualizado el inventario de ingreso y salida de mercancía.

Reportar los Gastos en base a los lineamientos de la empresa.

Mantener informada a Tesorería y Ventas sobre los créditos retenidos o facturas pendientes.

Apoyar a la función de cumplimiento en la gestión y supervisión eficaz de la implementación de los controles de compliance referentes a su área.                     

Realizar todas las funciones asignadas por su Superior que aporte al logro de los objetivos Organizacionales.           

Formación Y /O Experiencia Requerida:

Formación Académica:

Bachiller en Eduación Media o Estudiante de Administración de Empresas

Experiencia:

Experiencia laboral de uno a dos años como Asistente Administrativa.

Manejo de facturación del área de salud. 

Beneficios

Seguro privado de salud y vida.

"Somos una empresa que trabaja con la equidad de género. Y brindamos igualdad de oportunidades"