Agent(e) administratif(tive) - Gestion immobilière

Le Groupe Devimco, c’est près de 400 personnes passionnées qui contribuent pleinement à faire valoir notre économie québécoise, c’est la plus haute tour jamais construite sur l’île de Montréal, c’est le gagnant de prix architecturaux reconnus à travers le monde, c’est une entreprise qui s’implique auprès des communautés, et plus encore!

Raison d'être du poste :
L’agent(e) administratif(tive) assure un soutien opérationnel et administratif essentiel au bon fonctionnement de la division de gestion immobilière, pour l’ensemble des immeubles résidentiels et commerciaux.

Relevant du/de la Directeur(trice) opérations, Gestion immobilière, l’agent(e) administratif(tive) appuie les équipes en traitant efficacement les demandes administratives et financières, en assurant le suivi des budgets et des dépenses, en gérant les processus de bons de commande (PO) et de facturation, et en soutenant diverses tâches opérationnelles quotidiennes. Elle agit également à titre de soutien transversal auprès des gestionnaires et des équipes, contribuant directement à la fluidité des opérations, au respect des échéanciers et au maintien de standards élevés de rigueur et de précision.

Principales responsabilités :

Volet : Soutien administratif
• Effectuer l’entrée de données dans les systèmes (PO) pour l’ensemble des équipes;
• Finaliser les comptes de dépenses des employés de gestion;
• Soutenir les gestionnaires dans l’organisation d’événements d’employés et d’activités de reconnaissance;
• Offrir un support administratif général aux équipes;
• Réaliser diverses tâches administratives simples connexes.

Volet : Gestion financière et dépenses
• Effectuer l’allocation des dépenses pour le/la Directeur(trice) des opérations, Gestion immobilière;
• Vérifier et corriger les allocations de dépenses de tous les employés disposant d’un compte de dépenses associés aux immeubles sous la responsabilité du/de la Directeur(trice) des opérations;
• Effectuer les allocations de dépenses mensuelles pour la Mastercard corporative – Gestion immobilière;
• Assurer l’approbation des dépenses de la Mastercard par le/la VP avant paiement;
• Donner les instructions pour les changements d’entité de facturation et en assurer le suivi auprès des approbateurs;
• Gérer l’ouverture de comptes fournisseurs et assurer le suivi des relevés;
• Créer et maintenir des modèles de bons de commande (PO) et assurer le suivi des commandes jusqu’à leur complétion;
• Préparer et assurer le suivi du tableau de mobilisation ainsi que des budgets associés aux immeubles sous la responsabilité du/de la Directeur(trice) des opérations.

Volet : Support opérationnel
• Gérer les uniformes (boîte échantillon, chandails) associés aux immeubles sous la responsabilité du/de la Directeur(trice) des opérations;
• Assurer la gestion du téléphone pour l’horaire de la brigade;

Assurer le suivi de la boîte vocale Devimco en période de vacances;
• Planifier les lunchs d’équipe et les activités de mobilisation;
• Faire le suivi des budgets de mobilisation et veiller au respect des budgets annuels;
• Effectuer des courses pour la compagnie;
• Apporter un soutien administratif ponctuel dans les propriétés, au besoin;
• Assurer tout autre support administratif nécessaire au bon fonctionnement de la division.

Le ou la candidat(e) idéal(e) possède : 

Formation et expérience

•Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, comptabilité, gestion immobilière ou domaine connexe, ou une expérience pertinente équivalente;
• 2 à 4 ans d’expérience pertinente en support administratif ou financier, idéalement dans un environnement multi-sites (résidentiel et/ou commercial);
• Expérience en gestion des dépenses, PO, budgets et suivi des fournisseurs est un atout.

Connaissances et compétences
• Excellente organisation et rigueur dans le traitement des informations financières et administratives;
• Maîtrise d’Excel et aisance avec les outils technologiques et plateformes collaboratives;
• Capacité à prioriser et gérer plusieurs tâches simultanément;
• Bonnes compétences en communication écrite et verbale;
• Capacité à travailler de manière autonome et à soutenir efficacement les équipes opérationnelles.

En plus d’un environnement de travail stimulant, nous offrons :
• Un compte mieux-être mis en place pour que tu puisses investir dans ta santé ou tes passions et intérêts;
• Un programme d’assurances collectives compétitif payé à 100% par l’employeur!
• Un REER collectif et RPBD pour investir dans ton futur;
• Un généreux programme de congés annuels;
• 5 longs weekends ajoutés annuellement au calendrier de l’entreprise;
• Matériel informatique complet fourni dès le premier jour pour que tu sois bien outillé pour attaquer ton nouveau défi;
• Un stationnement gratuit ou, si tu préfères, une salle pour y ranger ton vélo (pour le siège social);
• Et bien plus encore!