Adjointe réception et maintien d'actifs

VOTRE DÉFI

EMD-Batimo recherche une adjointe réception et maintien d’actifs organisée, dynamique et polyvalente pour assurer un excellent service à la clientèle et un soutien administratif efficace. Le poste allie des responsabilités liées à l’accueil ainsi qu’un rôle de premier plan pour assurer les suivis avec les sous-traitants, opérateurs, et clients pour les correctifs à apporter aux actifs du parc immobilier.

VOTRE RÔLE ET VOS RESPONSABILITÉS

Réception et service à la clientèle :

Accueillir les visiteurs avec professionnalisme.

Gérer la réception de colis et autres livraisons.

Répondre et transférer les appels téléphoniques de manière courtoise et efficace.

Préparer et organiser la salle de conférences (eau, verres, etc.).

Préparer les envois par messagerie (Purolator, FedEx, etc.).

Commander et gérer les fournitures de bureau.

Traiter le courrier : ouverture, distribution, numérisation et envoi.

Assurer la gestion des messagers et des outils d’expédition (timbreuse).

Partager des documents numérisés aux personnes concernées (ex. : quittances, dénonciations).

Soutien administratif pour les départements internes :

Soutien à l’équipe pré-construction et gestion de projets :

Préparer les bons de commande pour les projets en vérification diligente (VD uniquement).

Soutien administratif divers.

Soutien administratif maintien d’actifs :

Gérer les demandes dans le logiciel interne de suivi au quotidien (Système Service EMD - Batimo);

Coordonner les sous-traitants et l’équipe interne pour des correctifs divers de construction selon les besoins;

Assurer un suivi régulier auprès des sous-traitants pour assurer l'exécution des travaux dans un délai approprié à l'urgence de la demande;

Effectuer les bons de commande pour le département maintien d’actifs.

Communiquer avec les résidents pour coordonner les travaux.

Rechercher de l’information dans les documents/plans des anciens projets à la demande du directeur maintien d’actifs.

Faire un suivi régulier auprès du Directeur service client et maintien d'actifs pour le suivi des tâches;

Prendre action en lien avec les nouvelles demandes dans un délai de 24h et faire un suivi au système par écrit;

Qualifications requises :

Formation : Diplôme en administration ou équivalent (un atout).

Expérience : 2 à 3 ans d’expérience en réception ou en soutien administratif.

Compétences techniques :

Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

Connaissance de logiciels tel que Dreeven/Procore. (un atout).

Lecture de plans (un atout)

Aisance avec les systèmes de messagerie et outils numériques (ex. : SharePoint).

Compétences personnelles :

Excellente organisation et gestion des priorités.

Entregent, tenace et rigoureuse.

Capacité à travailler efficacement dans un environnement multitâche.

Bonnes compétences en communication et en service à la clientèle.

Conditions et avantages :

Poste stimulant au sein d’une équipe dynamique.

Avantages sociaux compétitifs.

Ambiance de travail collaborative et bienveillante.