Adjointe(e) administratif(ve) - soutien à la direction et opérations administratives

LA CRÉATIVITÉ EST NOTRE SUPER-POUVOIR. C’est notre héritage et c’est aussi notre avenir. Car nous ne faisons pas que fabriquer des jouets. Nous créons des produits et des expériences innovants qui inspirent les fans, divertissent les audiences et contribuent au développement des enfants par le jeu. Chez Mattel, nous sommes à notre meilleur lorsque chaque membre de notre équipe se sent respecté, inclus et écouté — lorsque chacun peut être pleinement soi-même et donner le meilleur de lui-même chaque jour. Nous valorisons et partageons une diversité infinie d’idées et de voix qui font évoluer et élargissent nos perspectives, avec un impact qui s’étend à l’ensemble de nos marques, partenaires et fournisseurs.

L’Équipe:

Situé à Montréal, le campus de Mattel Building Sets est un centre créatif dédié au développement des produits Mattel Brick Shop et Mega Bloks destinés à un public international. Le campus rassemble des équipes multidisciplinaires qui collaborent pour soutenir l'innovation, la créativité et l'évolution de marques emblématiques dans le domaine des jeux de construction. Faisant partie de l'organisation mondiale de Mattel, le campus de Montréal offre un environnement inspirant où les idées se développent et où les équipes travaillent ensemble pour donner vie à des expériences de construction imaginatives.

L’Opportunité:

La personne adjointe administrative offre un soutien complet en matière d’administration, d’exploitation et de gestion de bureau auprès de quatre membres de la direction, dans un environnement de travail hybride.

Ce rôle joue un rôle clé dans l’optimisation de l’efficacité du leadership, la coordination des réunions et des événements, ainsi que dans la création d’une expérience de travail positive, structurée et bien organisée pour l’ensemble du personnel.

La personne recherchée fait preuve d’un grand sens de l’organisation, d’initiative et d’aisance à concilier le soutien à la direction avec des responsabilités élargies liées à la gestion du bureau et à l’organisation d’événements.

Votre impact:

Soutien au leadership et aux directeurs

• Fournir un soutien administratif quotidien à quatre directeurs, notamment en coordonnant les calendriers, en organisant les réunions et en préparant les déplacements.
• Coordonner les agendas de l'équipe de direction et servir de point de contact central pour la planification des réunions de la direction et des cadres supérieurs
• Organiser et gérer les réunions de direction, les revues de la direction et les réunions générales, y compris les ordres du jour, les documents, les présentations et les communications
• Préparer, soumettre et suivre les notes de frais et les documents administratifs connexes
• Assurer la liaison avec les assistants de direction et les partenaires administratifs de l'ensemble de l'organisation

Gestion du bureau et expérience des employés

• Soutenir l'ensemble des opérations du bureau dans un environnement hybride afin de garantir un espace de travail accueillant, fonctionnel et bien entretenu
• Coordonner les fournisseurs et les services liés aux besoins du bureau, y compris la nourriture et les collations, le café, l'eau et les fournitures
• Contribuer à un environnement de bureau bien conçu et fonctionnel en soutenant l'achat de mobilier et la coordination des éléments visuels et de la décoration.
• Gérer les stocks de fournitures de bureau et superviser les achats selon les besoins
• Soutenir l'engagement et le bien-être des employés en coordonnant les activités et les initiatives au sein du bureau

Événements et coordination interne

• Soutenir la planification et la logistique des événements internes tels que les réunions de direction, les événements d'équipe, les séminaires, les initiatives philanthropiques et les événements d'entreprise
• Coordonner la logistique, y compris le choix du lieu, les réservations d'hôtel, la restauration, les locations, le matériel et les invitations aux réunions.
• Aider à la coordination des déplacements et à la prise de réservations pour les dirigeants et les équipes

Collaboration, communication et initiatives spéciales

• Servir de ressource compétente et accessible au sein du bureau pour les questions opérationnelles et administratives
• Participer à des comités ou initiatives internes liés à la culture d'entreprise, à la conformité ou à l'engagement des employés, le cas échéant
• Soutenir les projets spéciaux et les initiatives interfonctionnelles selon les besoins
• Fait preuve d’un état d’esprit de croissance en restant curieux et en apprenant continuellement, en relevant les défis et en cherchant constamment à s’améliorer.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

Ce Que Nous Recherchons:

Exigences :

• Expérience dans un poste administratif, d'assistance à la direction ou de gestion des opérations de bureau
• Capacité avérée à soutenir simultanément plusieurs cadres supérieurs
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec un excellent souci du détail
• Capacité à communiquer clairement et de manière professionnelle à l'écrit et à l'oral en français et en anglais
• Capacité à traiter les questions sensibles avec discrétion et professionnalisme
• Maîtrise de Microsoft Office et des outils de réunion virtuelle

Atouts :

• Expérience de travail dans un environnement hybride
• Expérience en coordination d'événements ou en gestion de bureau
• Capacité à travailler de manière autonome, à anticiper les besoins et à s'adapter à l'évolution des priorités

Compétences clés:

• Fort sens des responsabilités et de l'appropriation
• Adaptabilité et flexibilité
• Esprit orienté vers le service
• Capacité à collaborer et à établir des relations

Vous ne répondez pas à toutes les exigences ?

Chez Mattel, nous sommes profondément engagés en faveur d’un environnement de travail inclusif et d’une culture du sentiment d’appartenance. Si ce poste vous enthousiasme mais que votre expérience passée ne correspond pas parfaitement à toutes les qualifications mentionnées dans la description, nous vous encourageons néanmoins à postuler. Vous pourriez être le candidat idéal pour ce poste ou pour d’autres opportunités.

Notre façon de travailler :

Nous sommes une entreprise guidée par une mission : permettre aux générations d’explorer la magie de l’enfance et d’atteindre leur plein potentiel. Nous incarnons cette mission à travers les comportements suivants :

• Nous collaborons : Faire partie de Mattel, c’est faire partie d’une seule équipe partageant des valeurs communes et des objectifs collectifs. Chaque personne compte, et le travail en étroite collaboration permet toujours d’obtenir de meilleurs résultats. Le partenariat est notre méthode, et nos compétences collectives sont notre super-pouvoir.

• Nous innovons : Chez Mattel, nous cherchons en permanence de nouvelles et meilleures façons de créer des produits et des expériences innovants. Quel que soit votre rôle dans l’organisation, vous pouvez faire la différence et avoir un impact réel. Nous accueillons favorablement les nouvelles idées et valorisons les initiatives qui remettent en question les modes de pensée traditionnels.

• Nous agissons : Nous sommes une entreprise orientée performance. Nous visons l’excellence et recherchons des résultats de premier ordre. Nous croyons en la responsabilité et en l’appropriation des projets, et savons que nos employés donnent le meilleur d’eux-mêmes lorsqu’ils sont autonomes et habilités à créer et à produire des résultats.

Qui sommes-nous :

Mattel est un leader mondial du jouet et du divertissement familial, et détient l’un des portefeuilles de marques les plus emblématiques au monde. Nous engageons les consommateurs et les fans à travers nos franchises, notamment Barbie, Hot Wheels, Fisher-Price, American Girl, Thomas & Friends, UNO, Masters of the Universe, Matchbox, Monster High, MEGA et Polly Pocket, ainsi que d’autres licences populaires détenues ou exploitées en partenariat avec de grandes entreprises du divertissement.

Notre offre comprend des jouets, du contenu, des produits dérivés, ainsi que des expériences numériques et immersives. Nos produits sont commercialisés en collaboration avec les principaux acteurs mondiaux du commerce de détail et du commerce électronique. Fondée en 1945, Mattel est fière d’être un partenaire de confiance qui permet aux générations d’explorer la magie de l’enfance et d’atteindre leur plein potentiel.

La culture d’entreprise primée de Mattel a été reconnue par Forbes, Fast Company, Newsweek, Great Place to Work, TIME, et bien d’autres.

Découvrez nos opportunités sur https://jobs.mattel.com/ et sur www.instagram.com/MattelCareers.

Mattel est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et encourage chacun à venir travailler en étant pleinement soi-même chaque jour. Nous accueillons toutes les personnes en recherche d’emploi, et toutes les candidatures sont examinées sans distinction de race, d’origine ethnique, de couleur, d’origine nationale, de religion, de sexe, de genre, d’identité ou d’expression de genre, d’orientation sexuelle, de statut de vétéran ou de vétéran protégé, de handicap, ou de tout autre critère protégé par les lois fédérales, étatiques ou locales applicables.

Vidéos à découvrir :

• The Culture at Mattel

• Corporate Philanthropy