Adjoint.e à l'Associé

Le Groupe Devimco, c’est près de 400 personnes passionnées qui contribuent pleinement à faire valoir notre économie québécoise, c’est la plus haute tour jamais construite sur l’île de Montréal, c’est le gagnant de prix architecturaux reconnus à travers le monde, c’est une entreprise qui s’implique auprès des communautés, et plus encore! 

Raison d'être du poste 

L'Adjoint.e à l'Associé assure un soutien stratégique, administratif et organisationnel de haut niveau auprès du propriétaire de l’entreprise. Par sa rigueur, son sens des priorités et sa discrétion, la personne titulaire du poste contribue directement à optimiser l’efficacité du dirigeant, à maximiser la gestion de son temps et à lui permettre de se concentrer sur ses responsabilités de leadership, de développement des affaires et de prise de décision.

Il s’agit d’un rôle clé, au cœur des opérations et des communications stratégiques.

Plus précisément, tu seras amené.e à: 

Gestion de l’agenda et coordination

Gérer de façon proactive l’agenda du propriétaire et assurer l’alignement des priorités ;

Planifier, organiser et coordonner les réunions (internes et externes) ;

Préparer les ordres du jour et assurer le suivi des actions et livrables ;

Planifier et coordonner les déplacements professionnels.

Soutien administratif et rédaction

Rédiger, réviser et mettre en page des correspondances, présentations et documents officiels selon les standards de l’entreprise (courriels, mémos, PowerPoint, documents corporatifs, etc.) ;

Effectuer la validation administrative de certains documents officiels (ex. : baux ou ententes) ;

Transmettre les documents pour signature via DocuSign et en assurer le suivi rigoureux ;

Effectuer le tri, l’organisation et la priorisation des courriels, et signaler rapidement les urgences.

Soutien financier et administratif

Assister le dirigeant dans l’approbation des factures via le système interne ;

Assurer le suivi des paiements lorsque requis ;

Produire et gérer les comptes de dépenses ;

Assurer la gestion administrative de la carte de crédit corporative.

Coordination et collaboration

Collaborer avec les différents départements afin de faciliter les projets et initiatives transversales ;

Travailler en étroite collaboration avec les autres adjointes et offrir un soutien ponctuel à d’autres gestionnaires au besoin.

Autres responsabilités

Gérer certains aspects administratifs liés à la vie personnelle du dirigeant, lorsque requis ;

Maintenir un haut niveau de confidentialité en tout temps quant aux informations sensibles.

Le.la candidat.e idéal.e possède:

Formation et expérience  

DEC ou DEP en secrétariat; 

Expérience dans le domaine de la construction/immobilier un atout;

Minimum de 5 ans d'expérience dans un poste similaire, idéalement auprès d’un cadre dirigeant.

Connaissances et compétences

Excellente maîtrise de la suite Office, dont PowerPoint et Excel;

Bonne capaciter à travailler avec OneNote;

Connaissance de Clickup un atout;

Bilinguisme (Français/Anglais au niveau écrit et oral)*;

Avoir de l’initiative et être proactif.ve;

Capacité à travailler sous pression et en autonomie;

Flexibilité d'horaire appréciée selon les besoins;

Sens de l'urgence et excellente capacité de communication;

Excellente capacité d’analyse et de gestion de priorités;

Posséder une voiture. 

En plus d’un environnement de travail stimulant, nous offrons:  

Un compte mieux-être mis en place pour que tu puisses investir dans ta santé ou tes passions et intérêts;  

Un programme d’assurances collectives compétitif payé à 100% par l’employeur comprenant le service de télémédecine!

Un REER collectif et RPBD pour investir dans ton futur;   

Un généreux programme de congés annuels, incluant une fermeture rémunérée des bureaux lors de la période des Fêtes de Noël;  

Un horaire d’été qui te permet de profiter d’une demi-journée de plus par semaine du beau temps;  

5 longs weekends ajoutés annuellement au calendrier de l’entreprise; 

Matériel informatique complet fourni dès le premier jour pour que tu sois bien outillé pour attaquer ton nouveau défi;  

Un stationnement gratuit ou, si tu préfères, une salle pour y ranger ton vélo (pour le siège social); 

Et bien plus encore!

Le défi te parle? Tu aimerais faire partie d’une entreprise dynamique où les journées sont bien remplies, mais ne se ressemblent pas? Pour nous faire parvenir ta candidature, postule sans tarder sur cet affichage.

*Le.la candidat sera amené.e à être en contact avec une clientèle unilingue anglophone*