Adjoint(e) Administratif(ve) - Administrative Assistant

À propos de nous

Fondé en 2016, Foodtastic est une des plus grandes compagnies de restaurants au Canada. Durant les cinq dernières années, les ventes totales de l’ensemble des restaurants sont passées de 50mm de $ à plus de 1 milliard de $. Notre portfolio de 27 chaînes de restaurants inclus Milestones, Second Cup, Pita Pit, Quesada, La Belle et La Bœuf et les Rôtisseries Benny.

Nous sommes dévoués à créer des relations extraordinaires avec nos franchisés et offrir à tous nos client une expérience culinaire mémorable. Notre croissance ne serait pas possible sans la créativité, le dévouement et l'esprit entrepreneurial de nos collaborateurs. Nous continuons à développer l'équipe et sommes toujours à la recherche de candidats exceptionnels pour joindre Foodtastic.

Adjoint(e) Administratif(ve) - Sur site : (9300 Route Transcanadienne, St-Laurent, QC, H4S 1K5)

L’Adjoint(e) Administratif(ve) joue un rôle essentiel dans le soutien des opérations de l’entreprise et contribue à sa croissance en gérant des tâches administratives clés et en assurant le bon fonctionnement des activités de bureau. Ce poste implique la planification et l’organisation des calendriers, la gestion de la correspondance, l’approvisionnement en fournitures et l’assistance aux initiatives et événements d’entreprise.

Responsabilités

Soutien Administratif

Organiser et maintenir les calendriers en priorisant activement les réunions et tâches à fort impact.

Maintenir une liste de tâches classées par priorité, en les révisant et en les mettant régulièrement à jour.

Organiser les informations de travail pour garantir leur exactitude et leur exhaustivité.

Planifier et coordonner les déplacements, y compris les itinéraires détaillés, et fournir un soutien pour les modifications de dernière minute.

Opérations de Bureau

Participer à divers projets et initiatives en cours, tels que la mise à jour et la maintenance de bases de données et autres tâches de gestion de projet.

Aider à la réservation de billets d’avion et à l’organisation des déplacements pour les membres de l’équipe.

Organiser des réunions d’entreprise importantes, sur place ou à l’extérieur, selon les besoins.

Gérer les opérations générales du bureau, y compris les commandes de fournitures, la coordination des services de traiteur et la communication avec les fournisseurs (par exemple, la réparation d’imprimantes).

Événements Spéciaux

Organiser et coordonner des événements spéciaux tels que des assemblées générales et des séminaires de formation.

Autres Responsabilités

Garantir la confidentialité des informations sensibles et faire preuve de professionnalisme dans la gestion de questions délicates.

Effectuer d’autres tâches selon les besoins.

Qualifications

Minimum de 5 ans d’expérience pertinente en tant qu’adjoint(e) administratif(ve).

Minimum de 3 ans d’expérience pertinente en planification et analyse financière (FP&A).

Parfaitement bilingue en anglais et en français.

Solide expérience avec Outlook et Microsoft Office.

Maîtrise avancée d’Excel (par exemple, tableaux croisés dynamiques, recherche V, macros).

Excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.

Gestion exceptionnelle du temps, compétences organisationnelles et en communication.

Excellentes compétences rédactionnelles et orales en anglais et en français.

Esprit d’équipe motivé(e) et faisant preuve d’initiative.

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About us:

Founded in 2016, Foodtastic is already one of the largest restaurant companies in Canada. We have increased system sales in the last five years from less than $50mm to over $1B. Our current portfolio of 27 brands includes Milestones Grill & Bar, Second Cup Café, Pita Pit, Quesada, La Belle et La Boeuf, and Rôtisseries Benny.

We are passionate about building our franchisee partnerships and providing our guests with a memorable dining experience. Our growth would not be possible without our people's creativity, dedication, and entrepreneurship. We continue to build the team and always look for exceptional candidates to join Foodtastic.

Administrative Assistant - On-site: (9300 Trans Canada Route, St-Laurent, QC, H4S 1K5)

The Administrative Assistant plays a vital role in supporting the company’s operations and growth by managing key administrative tasks and ensuring the smooth running of office activities. This role involves scheduling and organizing calendars, handling correspondence, managing supplies, and assisting with company-wide initiatives and events. 

Responsibilities

Administrative Support

Organize and maintain calendars, actively prioritizing high-impact meetings and tasks.

Maintain a list of action items segmented by priority, regularly reviewing and updating as needed.

Organize work information to ensure accuracy and completeness.

Arrange and coordinate travel plans, including detailed itineraries, and provide support for last-minute updates.

Office Operations

Assist with various ongoing projects and initiatives, such as updating and maintaining databases and other project management tasks.

Assist in booking flights and travel arrangements for team members.

Organize larger company meetings, both in-office and off-site, as required.

Manage general office operations, including ordering supplies, coordinating catering, and handling vendor communications (e.g., arranging for printer repairs).

Special Events

Organize and coordinate special events such as town halls and training seminars.

Other Responsibilities

Ensure confidentiality of sensitive information and demonstrate professionalism in handling sensitive issues.

Perform other duties and tasks as required.

Qualifications

Minimum 5 years of relevant experience as an administrative assistant.

Minimum of 3 years of relevant experience in financial planning and analysis (FP&A).

Fully bilingual in English and French.

Strong experience with Outlook and Microsoft Office.

Expert-level Excel skills (e.g., PivotTables, VLOOKUP, Macros).

Excellent analytical and problem-solving skills.

Exceptional time management, communication, and organizational skills.

Excellent written and verbal communication skills in English and French.

Motivated team player who takes initiative.

Company benefits:

Market related compensation

Complimentary coffee, drinks and snacks at the office

Free parking at the office

Free access to the gym (Montreal office)

Summer Fridays

1 hour lunch paid

Virtual health care

Company social events

Group insurance plan, including health, dental and long-term disability.