Adjoint(e) administratif(ive) exécutif(ive) / Executive Administrative Assistant (Montreal, QC)

Qui sommes-nous?

CAD Industries ferroviaires est une société québécoise ambitieuse, en activités depuis plus de 60 ans, spécialisée dans la réparation, la conversion et le reconditionnement d’équipements ferroviaires roulant (wagons et locomotives en tous genres) qui avons des ateliers et bureaux à Montréal (secteur Lachine) et en Alberta (sous la bannière Caltrax).

Au fil des ans, notre mission s’est précisée afin de devenir une entreprise responsable qui cherche notamment à réparer et prolonger la vie des équipements dont nos clients nous confient les travaux ou encore, dans plusieurs situations, de les moderniser et leur donner littéralement une 2ème vie.

Dans leurs projets, nos équipes voient donc à designer des équipements qui répondront aux besoins de ces mêmes clients qui œuvrent autant du coté marchandise que passagers.

Résumé du poste:

L’adjoint(e) administratif(ive) exécutif(ive) auprès de la haute direction (C‑Suite) fournit un soutien stratégique, sophistiqué et à forte valeur ajoutée à l’équipe de gestion (PDG, DAF, DAA, VP Programmes, VP Exploitation, VP Développement des affaires). Agissant à titre de partenaire de confiance et de prolongement de l’équipe de direction, ce rôle dépasse les fonctions administratives traditionnelles et contribue directement à l’efficacité des dirigeant(e)s grâce à une coordination stratégique, un jugement sûr et une exécution proactive.

Principales responsabilités:

Gestion du temps et des priorités des dirigeant(e)s

Gérer et optimiser des calendriers exécutifs complexes, en conciliant des priorités concurrentes et des fuseaux horaires multiples. Agir comme gardien(ne) stratégique afin de protéger les plages de concentration clé et d’assurer l’alignement avec les objectifs organisationnels.

Communications stratégiques et gestion des parties prenantes

Gérer avec rigueur et discrétion la correspondance exécutive, y compris la rédaction de communications de haut niveau. Agir à titre d’intermédiaire clé entre les dirigeant(e)s, les membres du conseil d’administration et les parties prenantes internes et externes.

Voyages et logistique exécutive

Planifier et coordonner des déplacements nationaux et internationaux complexes, en assurant efficacité, rentabilité et une expérience sans faille pour les dirigeant(e)s.

Soutien aux conseils d’administration et aux réunions de direction

Coordonner les réunions du conseil d’administration et de la haute direction, incluant l’élaboration des ordres du jour, la préparation des documents de présentation, des présentations exécutives et le suivi des actions requises.

Soutien aux projets et aux opérations

Piloter et soutenir des projets spéciaux au nom de l’équipe de direction, effectuer le suivi des livrables, assurer la reddition de comptes et contribuer à la réalisation complète des initiatives.

Qualifications requises:

Expérience

Minimum de 5 ans d’expérience dans le soutien à des cadres supérieurs au sein d’un environnement complexe et en évolution rapide.

Discrétion et jugement

Capacité démontrée à gérer des informations hautement confidentielles et sensibles avec professionnalisme et discernement.

Sens des affaires

Solide compréhension des priorités organisationnelles et des dynamiques décisionnelles au niveau exécutif.

Compétences technologiques

Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, de Google Workspace et des outils de gestion de projets (ex. : Asana, Salesforce).

Exécution proactive

Capacité à anticiper les besoins, à atténuer les risques et à résoudre les enjeux avant qu’ils ne s’intensifient.

Intelligence émotionnelle

Aptitude à établir des relations de confiance, à naviguer dans des environnements relationnels complexes et à communiquer avec tact, diplomatie et influence.

Compétences linguistiques

Bilinguisme requis dans les deux langues officielles (français et anglais), à l’oral comme à l’écrit. Le ou la titulaire du poste doit pouvoir bien communiquer en anglais (50% du temps), car ses fonctions exigent des interactions avec des intervenants et collègues se trouvant à l’extérieur du Québec ou du Canada.

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Who Are We?

CAD Railway Industries is an ambitious Quebec-based company that has been in operation for over 60 years. We specialize in the repair, conversion, and refurbishment of rolling railway equipment (various types of wagons and locomotives) with workshops and offices in Montreal (Lachine area) and Alberta (under the Caltrax banner).

Over the years, our mission has evolved to become a responsible company focused on repairing and extending the lifespan of equipment entrusted to us by our clients. In many cases, we modernize these assets, essentially giving them a second life.

Our teams design equipment that meets the needs of both freight and passenger clients.

Job Summary:

The Executive Administrative Assistant (EA) to the C-Suite provides sophisticated, high-impact support to the Senior Management Team (CEO, CFO, CAO, VP Programs, VP Operations, VP Business Development), operating as a trusted partner and extension of leadership. This role goes beyond traditional administrative functions, enabling executive effectiveness through strategic coordination, sound judgment, and proactive execution.

Main Responsibilities:

Executive Time & Priority Management

Own and optimize complex executive calendars, balancing competing priorities across multiple time zones. Act as a strategic gatekeeper to protect focus time and ensure alignment with organizational objectives.

Strategic Communication & Stakeholder Management

Manage executive correspondence with precision and discretion, including drafting high-level communications. Serve as a key liaison between executives, Board members, and internal/external stakeholders.

Travel & Executive Logistics

Plan and execute detailed domestic and international travel arrangements, ensuring efficiency, cost-effectiveness, and a seamless executive experience.

Board & Meeting Leadership Support

Coordinate Board and executive-level meetings, including agenda development, preparation of briefing materials, presentations, and follow-up on action items.

Project & Operational Support

Lead and support special projects on behalf of the executive team, tracking deliverables, ensuring accountability, and driving initiatives to completion.

Required Qualifications:

Experience

5+ years supporting senior executives in a fast-paced, complex environment.

Discretion & Judgment

Demonstrated ability to manage highly confidential and sensitive information with professionalism.

Business Acumen

Strong understanding of organizational priorities and executive decision-making dynamics.

Technical Proficiency

Advanced skills in Microsoft Office Suite, Google Workspace, and project management tools (e.g., Asana, Salesforce).

Proactive Execution

Anticipates needs, mitigates risks, and resolves issues before escalation.

Emotional Intelligence

Builds trust, navigates complex relationships, and communicates with diplomacy and influence.

Language Skills

The candidate must be able to communicate well in English (50% of the time), as his or her duties require interaction with stakeholders and colleagues outside Quebec and Canada.