Adjoint administratif, Gestion de Projet /Administrative assistant, Project management

English will follow below

Letko, Brosseau & Associés compte parmi les principaux gestionnaires de placements mondiaux indépendants du Canada. Fondée en 1987, la société offre une gamme diversifiée de solutions de placement à une clientèle canadienne et internationale. Nous croyons que notre vision des affaires jumelée à une approche de recherche fondamentale, une culture reposant sur des bases éthiques solides et un engagement fiduciaire prioritaire envers nos clients expliquent notre croissance et notre réussite à long terme.  Par des interventions actives et soutenues auprès des sociétés dans lesquelles nous investissons, nous tâchons de contribuer à des changements positifs tout en procurant un rendement élevé à nos clients. 

Letko, Brosseau & Associés est à la recherche de personnes qualifiées pour un poste d'adjointe administrative au sein de l'équipe de gestion de projet.

Le titulaire du poste se concentrera principalement sur les tâches administratives (planification, classement, logistique) pour soutenir l'équipe de gestion de projet, veillant ainsi à la bonne circulation de l'information et au respect des délais.

Principales responsabilités:

Support administratif:

Planification des réunions, gestion des calendriers, traitement de la correspondance (courriels, appels).

Gestion de la documentation:

Créer, classer, mettre à jour et organiser les documents et rapports liés aux projets.

Gérer le système de classement des documents ;

Préparer, assembler et transmettre les documents de réunion et rédiger les procès-verbaux ;

Garantir la qualité et l'exactitude des documents produits par l'équipe :

Réviser et corriger les documents et rapports produits.

Garantir l'exactitude des informations et du contenu.

Suivi des projets

Documenter l'avancement des projets, suivre les dépenses et établir des rapports sur les budgets.

Assurer le suivi auprès des participants aux projets et mettre à jour la plateforme de gestion de projets (Wrike);

Assurer le suivi et envoyer les rappels nécessaires ;

Communication :

Assurer la liaison entre les membres de l'équipe, les responsables et les consultants ; rédiger les comptes rendus de réunion et distribuer les mesures à prendre ;

Mettre à jour, traduire et mettre en forme les documents :

Accomplir toute autre tâche ou tout autre projet connexe.

Profil recherché:

Diplôme en secrétariat, administration de bureau ou dans un domaine connexe

Trois (3) à cinq (5) ans d'expérience professionnelle en tant qu'adjoint administratif et/ou dans d'autres rôles similaires.

Maîtrise obligatoire des suites bureautiques, maîtrise des logiciels de gestion de projet un atout.

Expérience dans un environnement de gestion de projet (un atout).

Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais.

Le candidat idéal possède:

Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.

À l'aise dans un environnement dynamique et capable de travailler dans des délais serrés.

Grande capacité à gérer plusieurs priorités.

Solides compétences interpersonnelles et communicationnelles.

Autonomie, débrouillardise et initiative.

Flexible et capable de s'adapter à l'évolution des priorités.

Souci du détail, esprit d'analyse et rigueur.

Esprit d'équipe, proactivité et autonomie.

Salaire et avantages sociaux :

Salaire de base compétitif, plus bonus annuel ;

Contribution de l'employeur à un régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);

Modèle hybride (travail au bureau 3 jours par semaine) ;

Régimes d'assurance médicale, dentaire et vie ainsi que d'assurance invalidité de courte et longue durée à partir du premier jour ;

Contribution de l'employeur à un régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);

Nos bureaux sont situés au centre-ville de Montréal et sont facilement accessibles par les transports en commun.

Rabais d'entreprise pour un abonnement à un centre de conditionnement physique.

Nous remercions tous les candidats pour leur candidature. Toutefois, seuls les candidats sélectionnés pour les entrevues seront contactés.

Le masculin n’est utilisé que dans le but d’alléger le texte.

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Letko, Brosseau & Associates is one of Canada’s leading independent global investment managers. Founded in 1987, the firm offers a diverse set of investment solutions to a domestic and international customer base. We believe our business-minded, fundamental research approach, strong ethical culture and client-first fiduciary commitment has been the key to our long-term growth and success. Through ongoing, active engagement with the companies we invest in, we seek to contribute to positive change, while earning superior returns for our clients.

The firm is looking to recruit an Administrative assistant in the Project management team.  

This incumbent will be primarily focusing on the administrative backbone (scheduling, filing, logistics) to support the Project Management team, ensuring information flows well and deadlines are met

Main responsibilities:

Administrative Support:

Scheduling meetings, managing calendars, handling correspondence (emails, calls).

Documentation Management

Creating, filing, updating, and organizing project documents and reports.

Manage document filing system;

Preparing, assembling and transmitting meeting documents and drafting minutes;

Ensure the quality and accuracy of documents produced by the team:

Review and correct the documents and reports produced.

Ensure the accuracy of information and content.

Project Tracking

Documenting project progress, tracking expenses, and reporting on budgets.

Follow up with project participants and update the project management platform (Wrike);

Ensure follow-up and do the relevant reminders;

Communication:

Acting as a liaison between team members, managers, and consultants; taking meeting minutes and distributing action items;

Update, translate and format document:

Accomplish any other related tasks or projects

Skills and qualifications required:

Diploma in secretarial, office administration, or related field

Three (3) to five (5) years of professional experience as an administrative assistant and/or other similar roles.

Proficiency with office suites mandatory, project management software an asset.

Experience in a project management environment (an asset).

Excellent written and verbal communication skills in both French and English.

Ideal profile:

Excellent organizational and time-management skills.

Comfortable in a fast-paced environment and able to work under tight deadlines.

Strong ability to manage multiple priorities.

Strong interpersonal and communication skills.

Autonomy, resourcefulness and initiative

Flexible and able to adapt to changing priorities.

Detail-oriented, analytical, and rigorous.

Team player, proactive, and autonomous.

Salary and benefits:

Competitive base salary, plus annual bonus ;

Hybrid work schedule (3 days in the office and 2 days from home);

Access to medical, dental and life insurance coverage, as well as short- and long-term disability insurance, from day one;

Employer contribution to a deferred profit-sharing plan (DPSP);

Our offices are located in downtown Montreal, easily accessible by public transport.

Corporate discount for your membership in a fitness centre.

Come and realize your ambitions with us! Our goal is to create a supportive and inclusive environment where all individuals can maximize their full potential.

We thank all candidates for applying. However, only candidates selected for interviews will be contacted.