Accounts Payable Specialist

It started with a simple idea: what if surgery could be less invasive and recovery less painful? Nearly 30 years later, that question still fuels everything we do at Intuitive. As a global leader in robotic-assisted surgery and minimally invasive care, our technologies—like the da Vinci surgical system and Ion—have transformed how care is delivered for millions of patients worldwide.

We’re a team of engineers, clinicians, and innovators united by one purpose: to make surgery smarter, safer, and more human. Every day, our work helps care teams perform with greater precision and patients recover faster, improving outcomes around the world.

The problems we solve demand creativity, rigor, and collaboration. The work is challenging, but deeply meaningful—because every improvement we make has the potential to change a life.

If you’re ready to contribute to something bigger than yourself and help transform the future of healthcare, you’ll find your purpose here.

Primary Function of Position

The Accounts Payable Specialist will verify all invoices for appropriate documentation and approval prior to payment.   SAP and Coupa will be the tools used to process invoices, generate reports, respond to inquiries, and reconcile vendor accounts.   The Accounts Payable Specialist will verify and balance accounts payable records and provide resolution for any AP discrepancies. 

Roles & Responsibilities:

• Process assigned payable documents based on AP Work Distribution List
• Obtain necessary approvals based on the company signature authority limits policy
• Enter payable documents in SAP and Coupa using the appropriate matching methods
• Interact with internal and external vendors and maintain a professional relationship
• Research and resolve issues and discrepancies in a timely manner
• Ensure that vendor discounts are taken
• Review and reconcile vendor statements on regular basis
• Work closely with Purchasing and Receiving teams to resolve issues and discrepancies
• Research and adjust the outstanding GR/IR balance to ensure there are no material and aged items in the balance
• Ensure that credits for returns are received and processed immediately
• Provide copy of invoices booked to specific GL accounts as required
• Process weekly payment runs and prepare/submit wire transfer payment requests
• Provide supporting documents for SOX control assessment.
• Perform special projects and ad hoc requests.
• Perform GL account reconciliations and perform analysis of flux.

Skills, Experience, Education, & Training:

• BA in Accounting preferred
• Experience in SAP
• Experience in Ariba or other invoice workflow tools
• 4+ years heavy volume full-charged accounts payable experience
• Knowledge of standard accounts payable policies, procedures and regulations
• Understanding of basic accounting
• Able to multi-task and prioritize workload for better control and efficiency
• Experience with two and three-way matching process
• Excellent planning and organizational skills
• Excellent Team Player Attitude

Language requirements:

• English Level 80%

Intuitive es un empleador que brinda igualdad de oportunidades de empleo. Proporcionamos igualdad de oportunidades de empleo a todos los solicitantes y empleados cualificados, y prohibimos cualquier tipo de discriminación y acoso, independientemente de su raza, sexo, condición de embarazo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, color, edad, religión, condición de veterano protegido o de discapacidad, información genética o cualquier otra condición protegida por las leyes federales, estatales o locales aplicables.

Aviso sobre los Controles de Exportación de EE. UU.: De acuerdo con las Regulaciones de Administración de Exportaciones de EE. UU. (15 CFR §743.13(b)), algunos puestos en Intuitive Surgical pueden estar sujetos a controles de exportación de EE. UU. para candidatos que sean nacionales de países actualmente bajo embargo o sanciones.

Cierta información que usted proporcione como parte de la solicitud será utilizada para determinar si Intuitive Surgical necesitará (i) obtener una licencia de exportación del gobierno de EE. UU. en su nombre (nota: el proceso de obtención de la licencia puede tardar entre 3 y más de 6 meses) o (ii) implementar un Plan de Control de Tecnología (“TCP”, por sus siglas en inglés) (nota: normalmente este paso agrega 2 semanas al proceso de contratación).

Para cualquier puesto en Intuitive sujeto a controles de exportación, las ofertas finales están condicionadas a la obtención de una licencia de exportación aprobada y/o a la ejecución de un TCP antes de la fecha de inicio del empleado potencial, la cual puede o no ser flexible, y dentro de un plazo que no obstaculice de manera irrazonable la necesidad de contratación. Si aplica, los candidatos serán notificados e instruidos sobre cualquier requisito relacionado con estos fines.

Este puesto puede cubrirse con un nivel de puesto diferente al indicado aquí, según las necesidades del negocio y/o la experiencia, los conocimientos y las habilidades del candidato o la candidata seleccionado. La compensación se basará principalmente en el nivel del puesto en el que se cubra el rol y en las cualificaciones del candidato o la candidata, de conformidad con la legislación aplicable.