Accounts Payable Clerk / Bookkeeper

Accounts Payable Clerk – Project-Based (Construction/Renovation)

Overview

We’re looking for an organized, detail-driven Accounts Payable Clerk to manage project-level payables for a fast-paced construction and renovation company. This role ensures vendors, subcontractors, and suppliers are paid accurately and on time, with bills cost-coded correctly to each project.

Position Details

Part-time role: 32-40 hours per week

Project-based, construction/renovation environment

Key Responsibilities

Project-Based Payables

Receive, review, and process bills (PO matching) for multiple active projects

Ensure all bills are coded correctly with the correct project code & cost codes

Flag discrepancies to the Controller and follow up with project managers

   Job description

Maintain vendor records, (ensure CSST, CCQ & CGL insurance are tracked for expiries

Prepare payment runs to ensure timely vendor payments for Controller to approve

Respond to vendor inquiries and resolve issues professionally

Assist Project Managers (PMs) & Project Coordinators (PCs) in maintaining accurate job costing for each project

Support month-end tasks: accruals, AP aging reporting, reconciliations, etc

Assist with Project Reporting PMs and senior leadership

Ensure that processes adhere to established policies ensuring that appropriate information, including purchase order numbers

 Qualifications

2+ years of AP experience (construction or project-based AP strongly preferred)

Strong understanding of job costing and project accounting

Familiarity with construction documentation: POs, Progress Claims, Change Orders, Subcontract Agreements, Vendor Discounts, etc.

Proficiency with accounting software (QuickBooks & BuilderTrend ideally)

Strong Excel skills (VLOOKUP, filtering, pivot tables helpful)

High attention to detail, accuracy and organization

Ability to multitask and to work both autonomous and as a team.

You must be fully bilingual (French and English)

Skills

Clear communicator who can work with PCs, PMs and Vendors

Motivated individual with a proactive work ethic

Reliable, honest, hard-working and able to work independently

Comfortable in a dynamic, deadline-driven environment

Why This Role Matters

You are an integral part of our accounting department. When costs are coded correctly and vendors are paid on time, projects run smoother, budgets stay intact and our team can focus on construction, not chasing paperwork.

 ________________________________________________________________

Commis aux comptes fournisseurs – Poste par projet (Construction / Rénovation)

Aperçu du poste

Nous sommes à la recherche d’un(e) commis aux comptes fournisseurs organisé(e), rigoureux(se) et soucieux(se) du détail pour gérer les comptes fournisseurs par projet au sein d’une entreprise dynamique œuvrant en construction et rénovation. Ce rôle est essentiel pour s’assurer que les fournisseurs, sous‑traitants et partenaires sont payés avec exactitude et dans les délais, et que toutes les factures sont correctement imputées aux bons projets.

Détails du poste

Poste à temps partiel: 32 à 40 heures par semaine

Environnement par projets, en construction / rénovation

Responsabilités principales

Comptes fournisseurs par projet

Recevoir, vérifier et traiter les factures (appariement avec les bons de commande – PO matching) pour plusieurs projets actifs

S’assurer que toutes les factures sont codées correctement (codes de projets et codes de coûts)

Signaler toute anomalie ou divergence au contrôleur et assurer le suivi auprès des chargés de projets

Description des tâches

Maintenir à jour les dossiers des fournisseurs, incluant le suivi des certificats CNESST (ex‑CSST), CCQ et des assurances responsabilité civile générale (RCG / CGL)

Préparer les lots de paiements afin d’assurer des paiements ponctuels, pour approbation par le contrôleur

Répondre aux demandes des fournisseurs et résoudre les enjeux de façon professionnelle

Soutenir les chargés de projets (PM) et coordonnateurs de projets (PC) afin d’assurer une imputation des coûts précise pour chaque projet

Appuyer les activités de fin de mois : charges à payer, rapports de vieillissement des comptes fournisseurs, conciliations, etc.

Participer à la préparation des rapports de projets destinés aux PM et à la haute direction

Veiller au respect des procédures internes et des politiques établies, incluant la présence de toute l’information requise (ex. numéros de bons de commande)

Exigences et qualifications

Minimum de 2 ans d’expérience en comptes fournisseurs
(expérience en construction ou en comptabilité par projet fortement souhaitée)

Bonne compréhension de la comptabilité de projets et de l’imputation des coûts

Connaissance de la documentation en construction : bons de commande, demandes de paiement progressif, ordres de changement, contrats de sous‑traitance, escomptes fournisseurs, etc.

Maîtrise de logiciels comptables, idéalement QuickBooks et Buildertrend

Excellentes compétences avec Excel (RECHERCHEV / VLOOKUP, filtres, tableaux croisés dynamiques – un atout)

Grand souci du détail, précision et sens de l’organisation

Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois et à travailler de façon autonome tout en collaborant en équipe

Bilinguisme français / anglais requis

Compétences clés

Excellentes habiletés de communication avec les coordonnateurs, chargés de projets et fournisseurs

Personne motivée, proactive et responsable

Fiable, honnête, travaillante et autonome

À l’aise dans un environnement dynamique, axé sur les échéanciers

Pourquoi ce poste est important

Vous jouerez un rôle clé au sein de notre département de comptabilité. Lorsque les coûts sont bien imputés et que les fournisseurs sont payés à temps, les projets avancent plus efficacement, les budgets sont respectés et l’équipe peut se concentrer sur la réalisation des travaux, pas sur la paperasse.